時(shí)間：2023-05-30 14:44:39
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一、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)及其三重特征
1.網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)概念分析
探究什么是網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)，首先應(yīng)當(dāng)從網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的發(fā)展背景和財(cái)務(wù)軟件的發(fā)展軌跡進(jìn)行分析，從Internet的廣泛應(yīng)用及電子商務(wù)的迅猛發(fā)展進(jìn)行考慮。其次，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)是我國(guó)財(cái)務(wù)軟件發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。我國(guó)的財(cái)務(wù)軟件經(jīng)歷了單項(xiàng)型、核算型到管理型的發(fā)展階段。其中，管理型財(cái)務(wù)軟件已經(jīng)體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的雛形。當(dāng)單項(xiàng)核算型軟件的“信息孤島”問(wèn)題成為阻礙財(cái)務(wù)軟件發(fā)展的瓶頸時(shí)，管理型財(cái)務(wù)軟件就受到了理論界與實(shí)務(wù)界的廣泛關(guān)注。筆者曾提出我國(guó)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)當(dāng)由核算型向管理型轉(zhuǎn)變的見(jiàn)解。再次，Internet的廣泛應(yīng)用為網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)打下了物質(zhì)基礎(chǔ)。如果說(shuō)企業(yè)內(nèi)網(wǎng)Internet的發(fā)展為管理型財(cái)務(wù)軟件提供了發(fā)展的平臺(tái)，那么Internet的發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的發(fā)展提供了更廣闊的發(fā)展空間。近年來(lái)我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)民及上網(wǎng)計(jì)算機(jī)發(fā)展迅猛，目前網(wǎng)民已經(jīng)到6800萬(wàn)，上網(wǎng)計(jì)算機(jī)達(dá)2500萬(wàn)，這無(wú)疑構(gòu)成了網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)發(fā)展的環(huán)境和平臺(tái)。最后，電子商務(wù)的發(fā)展催生了網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)。隨著電子商務(wù)的興起，很多企業(yè)將成為全球網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)鏈中的一個(gè)結(jié)點(diǎn)，企業(yè)的眾多業(yè)務(wù)處理活動(dòng)都將轉(zhuǎn)到網(wǎng)上進(jìn)行。如網(wǎng)上交易、網(wǎng)上結(jié)算、電子廣告、電子合同等傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)計(jì)價(jià)、財(cái)務(wù)控制、結(jié)算方式、財(cái)務(wù)報(bào)告等都面臨著革命性的創(chuàng)新，以往的融資、籌資、資金管理等將成為財(cái)務(wù)的一個(gè)方面，財(cái)務(wù)的重心將全面介入到產(chǎn)品和市場(chǎng)上，由此引發(fā)的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理就不可避免。
2.網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)特征
網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的特征主要體現(xiàn)在財(cái)務(wù)管理空間、時(shí)間和效率三個(gè)方面的變革。
空間上。在網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)環(huán)境下，企業(yè)的事務(wù)可以進(jìn)行遠(yuǎn)程處理，對(duì)企業(yè)實(shí)行集中管理，這種模式對(duì)于整合企業(yè)的財(cái)務(wù)資源，全面提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力非常重要。集團(tuán)型企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)所有分支機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)集中記賬和資金調(diào)配，下屬機(jī)構(gòu)可以成為集團(tuán)的一個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)賬單位，同時(shí)還可以節(jié)減基層財(cái)會(huì)人員和會(huì)計(jì)費(fèi)用支出。利用財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，財(cái)務(wù)管理可以從企業(yè)內(nèi)部走向企業(yè)外部，走向全國(guó)乃至全球。在互聯(lián)網(wǎng)之前對(duì)異地機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)管理由于受傳統(tǒng)方式的空間局限，其技術(shù)難度或管理成本都是高昂的。基于互聯(lián)網(wǎng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)突破了這一空間局限，使物理距離變成鼠標(biāo)距離，使管理能力能夠延伸到全球任何一個(gè)結(jié)點(diǎn)，眾多的遠(yuǎn)程處理功能得以輕易實(shí)現(xiàn)，特別是對(duì)于多分支機(jī)構(gòu)的企事業(yè)單位具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)將實(shí)現(xiàn)報(bào)表、報(bào)賬、查賬、審計(jì)等多種遠(yuǎn)程處理功能，大力強(qiáng)化主管單位對(duì)下屬機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)監(jiān)控，這就使得“大企業(yè)變小”、“復(fù)雜機(jī)構(gòu)變得簡(jiǎn)單明了”。
時(shí)間上。會(huì)計(jì)核算從事后達(dá)到實(shí)時(shí)，使財(cái)務(wù)管理從靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)。如果說(shuō)PC機(jī)時(shí)代的財(cái)務(wù)系統(tǒng)主要解決了工作量的問(wèn)題，那么網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)將在此基礎(chǔ)上解決顯著突破速度的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)下的會(huì)計(jì)核算將從事后的靜態(tài)核算達(dá)到事中的動(dòng)態(tài)核算，極大地豐富會(huì)計(jì)信息內(nèi)容并提高會(huì)計(jì)信息的價(jià)值。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)將能夠便捷地產(chǎn)生各種反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)和資金狀況的動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告，不但年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)，甚至日?qǐng)?bào)均可即時(shí)生成。與網(wǎng)上銀行連接，可以隨時(shí)查詢企業(yè)最新銀行資金信息。目前，招商銀行、中國(guó)銀行、工商銀行等均開通了網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)。例如，通過(guò)中國(guó)建設(shè)銀行的網(wǎng)上個(gè)人銀行、企業(yè)銀行或網(wǎng)上支付商戶系統(tǒng)，可以進(jìn)行相關(guān)銀行業(yè)務(wù)處理。體現(xiàn)在時(shí)間上優(yōu)勢(shì)還在于網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)環(huán)境下的一切活動(dòng)均可在線管理?；趧?dòng)態(tài)財(cái)務(wù)信息，企業(yè)主管和財(cái)務(wù)主管能夠及時(shí)地做出反應(yīng)，部署經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和做出財(cái)務(wù)安排。通過(guò)各種經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)指令實(shí)現(xiàn)在線管理，如在線資金調(diào)度、異地轉(zhuǎn)賬、在線證券投資、在線外匯買賣等。
效率上。在網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)環(huán)境下，電子單據(jù)和電子貨幣將得到普遍使用。電子單據(jù)可以節(jié)省許多中間環(huán)節(jié)，從而促進(jìn)財(cái)務(wù)流程速度和效率的提高。而電子貨幣是電子商務(wù)的重要條件，也是網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的重要基礎(chǔ)。貨幣的電子化以及在此基礎(chǔ)上的網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算，不僅可極大地提高結(jié)算效率，更重要的是加快了資金周轉(zhuǎn)速度，降低了企業(yè)資金成本。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)下利用工作流管理使各種財(cái)務(wù)審批移到網(wǎng)上進(jìn)行，有關(guān)的財(cái)務(wù)制度可以在線與更新。財(cái)務(wù)人員可以聯(lián)網(wǎng)在線查詢各種財(cái)稅法規(guī)，財(cái)會(huì)人員的知識(shí)更新也可以利用網(wǎng)上教育系統(tǒng)。
時(shí)間、空間和效率構(gòu)成了網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的三重特征。但是，無(wú)論是時(shí)間還是空間上的改變，本質(zhì)上都極大地延展了財(cái)務(wù)管理的能力和質(zhì)量，使財(cái)務(wù)管理達(dá)到原來(lái)不可企及的水平，極大地提高企業(yè)的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力。因此，效率是網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)三重特征的本質(zhì)。
3.網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)與網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件
目前，將網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)與網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件混同起來(lái)的提法比較普遍，這是沒(méi)有真正理解網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)實(shí)質(zhì)的表現(xiàn)。應(yīng)當(dāng)看到，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的發(fā)展與財(cái)務(wù)軟件網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展是分不開的，與財(cái)務(wù)軟件由核算型向管理型發(fā)展也是分不開的。但不能由此說(shuō)明網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)就是網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的思想，并在技術(shù)上加以實(shí)現(xiàn)。而網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)是一種管理模式，決不應(yīng)等于同網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件是支撐網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理模式的實(shí)體之一，它構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的軟件部分。
二、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的精髓
1.集中管理
集中管理功能主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
（1）信息的集中。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的一大優(yōu)勢(shì)就是信息的高度集中，并且這種集中不是事后的集中，而是實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)集中。首先，通過(guò)信息的高度集中，達(dá)到信息共享、信息透明的目的，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)“把集中的權(quán)利分解，把分解的權(quán)利集中”的信息化革命。通過(guò)信息集中，將分散在各個(gè)部門（這些部門可將其作為小集體權(quán)力資本）的信息集中起來(lái)，作為信息資源供相關(guān)的部門使用。通過(guò)信息共享將分散的權(quán)力集中，強(qiáng)調(diào)的是信息集中，而非權(quán)力集中；通過(guò)將集中后的數(shù)據(jù)反饋到相關(guān)的職能部門，使各部門各盡其責(zé)，通過(guò)信息流達(dá)到將集中的權(quán)力分解的目的，通過(guò)信息流達(dá)到調(diào)控資金流、物流的目的。其次，將分散在各部門的財(cái)務(wù)信息集中起來(lái)有助于單位高層領(lǐng)導(dǎo)的決策分析。對(duì)此是比較容易理解的，不作贅述。
（2）管理的集中。在網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)環(huán)境下，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)集中管理，有利于整合整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)資源，全面提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。集團(tuán)型企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)所有分支機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)集中記賬、集中資金調(diào)配。此外，從管理方式上看，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的整體管理，使企業(yè)的所有下屬機(jī)構(gòu)能夠集中管理，并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同、動(dòng)態(tài)管理、及時(shí)控制，在線辦公、移動(dòng)辦公、在線管理等管理模式。從實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)功能上看，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)桌面財(cái)務(wù)的所有財(cái)務(wù)功能，而且能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程處理、數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞、遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程查賬、遠(yuǎn)程審計(jì)及財(cái)務(wù)監(jiān)控的同步運(yùn)作。從業(yè)務(wù)集成上看，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)功能的同時(shí)也集成了相關(guān)的功能，如：網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上采購(gòu)、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上證券投資和網(wǎng)上外匯買賣等。
2.協(xié)同業(yè)務(wù)
財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同一直是企業(yè)管理工作中的一個(gè)重要命題。在互聯(lián)網(wǎng)之前財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)存在諸多困難。特別是對(duì)于那些擁有許多下屬機(jī)構(gòu)，而這些下屬機(jī)構(gòu)又呈復(fù)雜結(jié)構(gòu)且行為多種多樣的集團(tuán)型企業(yè)，如何實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的協(xié)同更是困擾企業(yè)界、財(cái)政主管部門、會(huì)計(jì)界的重大難題。由于網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)是基于互聯(lián)網(wǎng)INTERNET、內(nèi)部網(wǎng)INTERNET以及電子商務(wù)為背景的在線理財(cái)活動(dòng)，它的發(fā)展使得財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同成為可能，包括與組織內(nèi)部各部門的協(xié)同、與供應(yīng)鏈的協(xié)同以及與社會(huì)相關(guān)部門的協(xié)同等功能。
（1）與組織內(nèi)部業(yè)務(wù)協(xié)同。涵蓋組織全程業(yè)務(wù)，從網(wǎng)上采購(gòu)、網(wǎng)上銷售、庫(kù)存管理、網(wǎng)上服務(wù)到網(wǎng)上考勤、網(wǎng)上薪酬管理等等。財(cái)務(wù)部門的預(yù)算控制、資金準(zhǔn)備、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算等工作與業(yè)務(wù)部門的工作協(xié)同進(jìn)行。一個(gè)簡(jiǎn)單的實(shí)例就是網(wǎng)上的薪酬管理系統(tǒng)功能如下：管理對(duì)象是公司全體成員，無(wú)論該成本在本部、分公司、辦事處等，也無(wú)論該部門處于哪個(gè)地域，管理的程序是所有員工按周、旬或月向所有部門陳述本期工作報(bào)告，各部門主管確認(rèn)后向總公司的人力資源部上報(bào)相應(yīng)的薪酬核發(fā)報(bào)表，人力資源部簽發(fā)后報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，再由財(cái)務(wù)部門審核并發(fā)放至每個(gè)員工的信用卡，整個(gè)過(guò)程全部在網(wǎng)上完成。
（2）與供應(yīng)鏈的協(xié)同。除組織內(nèi)部各職能部門外，供應(yīng)鏈還包括供應(yīng)商、運(yùn)輸商、倉(cāng)庫(kù)、零售商和客戶。伴隨著這條供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的是持續(xù)不斷的信息流、產(chǎn)品流和資金流，并以使供應(yīng)鏈的整體價(jià)值最大化為目標(biāo)。組織內(nèi)部各部門各地分支機(jī)構(gòu)以及與客戶、供應(yīng)商等每一結(jié)點(diǎn)在發(fā)生供銷、控制、預(yù)測(cè)等業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中每時(shí)每刻都會(huì)產(chǎn)生各種信息，如果伴有財(cái)務(wù)信息，企業(yè)就必須及時(shí)將這些信息并行送入財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行處理并將產(chǎn)生的結(jié)果反饋給業(yè)務(wù)系統(tǒng)，保證財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的協(xié)同處理并集成各種管理信息。顯然，供應(yīng)鏈?zhǔn)腔诰W(wǎng)絡(luò)的供應(yīng)鏈，只有通過(guò)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的協(xié)同才能發(fā)揮作用，如網(wǎng)上詢價(jià)、客戶關(guān)系管理、網(wǎng)上催賬等。
（3）與社會(huì)相關(guān)部門的協(xié)同。如網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上保險(xiǎn)、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上報(bào)關(guān)、網(wǎng)上證券投資和網(wǎng)上外匯買賣等。
三、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)
如果承認(rèn)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理核心功能是集中管理與協(xié)同業(yè)務(wù)，那么網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的發(fā)展必將與管理信息系統(tǒng)的發(fā)展殊途同歸，對(duì)此理論界是有共識(shí)的。但筆者認(rèn)為，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的發(fā)展不僅僅是在組織內(nèi)部與MIS融合，而且在組織外部，將以全面整合電子商務(wù)為目標(biāo)。
從組織內(nèi)部看，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)是管理信息系統(tǒng)（MIS）的一個(gè)組成部分，它既不能等同也不能代替MIS.MIS已從20世紀(jì)60-70年代的物料需要規(guī)劃（MRP），發(fā)展到80年代的制造資源規(guī)劃（MRP），再進(jìn)一步演化到90年代的企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）。ERP系統(tǒng)的基本思路是將企業(yè)的運(yùn)營(yíng)流程看作是一個(gè)緊密連接的供應(yīng)鏈，包括供應(yīng)商、制造商、分銷網(wǎng)絡(luò)和客戶、生產(chǎn)制造、人力資源、質(zhì)量控制、客戶服務(wù)等，把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動(dòng)以及供應(yīng)商和制造資源整合在一起，體現(xiàn)了完全按用戶需求制造的思想。由此可見(jiàn)，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)將融入到企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)中。
從組織外部看，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)是依托電子商務(wù)作為其業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)來(lái)源之一。無(wú)論電子商務(wù)是B2B、B2C，還是C2C等哪一種模式，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)都是其數(shù)據(jù)的歸集和處理中心，也是判斷電子商務(wù)動(dòng)作模式成功與否的最終核算中心。電子商務(wù)中的網(wǎng)上恰談、詢價(jià)、電子合同、電子報(bào)關(guān)、電子支付等種種活動(dòng)與財(cái)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)，因此網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)必將與電子商務(wù)全面整合。
總之，隨著互聯(lián)網(wǎng)成為人們社會(huì)生活和工作的一部分，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)作為一個(gè)概念必將淡化并逐漸被人們遺忘。但是，作為基于互聯(lián)網(wǎng)的一種財(cái)務(wù)管理模式和一個(gè)信息系統(tǒng)將被人們所接受，并不斷發(fā)展，以至成為財(cái)務(wù)管理不可或缺的模式和系統(tǒng)。
[參考文獻(xiàn)]
[1]薛云奎。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)：管理集成與會(huì)計(jì)頻道[J].會(huì)計(jì)研究，1999，（11）。
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；合同檔案管理；責(zé)任成本
中圖分類號(hào)：F206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1723（2013）02-0089-02
一、引言
合同管理貫穿電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的始終，是一項(xiàng)重要的管理工作。尤其在當(dāng)前的背景下，世界金融危機(jī)的長(zhǎng)期影響仍將持續(xù)，國(guó)家拉動(dòng)內(nèi)需的方針不會(huì)改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問(wèn)題的重要性凸顯。實(shí)際上，良好的合同管理可以避免、預(yù)防或減少各種糾紛，促進(jìn)工程建設(shè)有序開展，實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益。
本文將具體分析合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用，總結(jié)進(jìn)行合同管理的措施和方法重點(diǎn)，并從責(zé)任成本的角度，探討電力企業(yè)合同檔案管理的實(shí)施思路和改進(jìn)策略。具體而言，本文將結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，分析其合同管理的概念、特點(diǎn)，以及合同管理在責(zé)任成本管理中的地位和作用，結(jié)合責(zé)任成本管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，闡述實(shí)施合同管理的工作要點(diǎn)和應(yīng)用實(shí)施，建立可持續(xù)的創(chuàng)利和創(chuàng)譽(yù)運(yùn)行機(jī)制。
二、合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用分析
一般而言，合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)，總合同是主合同，是一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的根本大法。為履行主合同，在實(shí)施過(guò)程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過(guò)程中的各種簽證和書面確認(rèn)單據(jù)。因此，電力企業(yè)合同管理除了對(duì)合同文本進(jìn)行管理，還要對(duì)書面原始證據(jù)進(jìn)行保存和管理。項(xiàng)目目標(biāo)分解過(guò)程中，派生出的各種經(jīng)濟(jì)合同包括勞務(wù)、購(gòu)銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進(jìn)行積極的管理?？傮w來(lái)看，合同管理對(duì)于電力企業(yè)而言具有以下特點(diǎn)：一是合同標(biāo)的以獨(dú)立工程項(xiàng)目為中心，多結(jié)構(gòu)、多層次的特點(diǎn)明顯。二是項(xiàng)目的邀約條件存在差異，地域性和行業(yè)性特征明顯。三是合同標(biāo)的內(nèi)容復(fù)雜、金額較大，合同具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性特點(diǎn)。四是合同簽訂后，各種要素必須按計(jì)劃到位，計(jì)劃性嚴(yán)格。
合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）合同管理是進(jìn)行成本管理的核心
電力企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施全都是通過(guò)一系列承發(fā)包合同來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)對(duì)承包的內(nèi)容、范圍、工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、索賠條款等條款的制定和履行和對(duì)管理目標(biāo)責(zé)任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責(zé)任成本管理工作需要建立有效的合同管理機(jī)制。
（二）合同管理在具備紐帶作用
責(zé)任成本管理實(shí)際上貫穿了項(xiàng)目的全過(guò)程，責(zé)任單元的責(zé)任預(yù)算以合同文本形式實(shí)現(xiàn)，是合同管理的基礎(chǔ)，也是制約合同雙方行為的準(zhǔn)則，是聯(lián)系的紐帶。
（三）合同管理能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益
合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環(huán)境關(guān)系，與承包人的切實(shí)利益相關(guān)，電力企業(yè)可以結(jié)合工程特點(diǎn)利用合同權(quán)利組織施工，提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，對(duì)其違約行為進(jìn)行索賠等。有效的合同管理在這一過(guò)程中能夠有效避免潛在虧損，促進(jìn)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的分?jǐn)偂?/p>
三、從責(zé)任成本的角度談合同管理的工作和要點(diǎn)
責(zé)任成本，即按照責(zé)任者的可控程度歸集責(zé)任者所應(yīng)負(fù)擔(dān)的成本。責(zé)任成本管理指的是將直接發(fā)生成本和費(fèi)用歸結(jié)到各生產(chǎn)單位和業(yè)務(wù)部門，將其作為責(zé)任單元，并采取合同形式逐級(jí)進(jìn)行承包的方法。責(zé)任成本管理包括設(shè)計(jì)和施工方案優(yōu)化、變更索賠管理、管理費(fèi)用控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)前，電力企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識(shí)淡薄、經(jīng)營(yíng)運(yùn)作不規(guī)范、履約不力等管理責(zé)任缺陷造成。因此，企業(yè)在實(shí)施責(zé)任成本管理過(guò)程中，要能夠以企業(yè)合同檔案管理部門為中心，以項(xiàng)目合同管理為重點(diǎn)，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處于可控狀態(tài)，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。從責(zé)任成本的角度看，合同管理的工作和要點(diǎn)如下：
（一）加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)
要加強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，使其掌握合同管理知識(shí)，并在此基礎(chǔ)上建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)。實(shí)際上，合同管理涉及工程招投標(biāo)、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業(yè)內(nèi)部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經(jīng)濟(jì)合同。因此，要針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，采取外培內(nèi)訓(xùn)相結(jié)合的方式，加強(qiáng)施工技術(shù)、工程造價(jià)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)過(guò)硬的檔案合同管理人員，在實(shí)踐中提高綜合素質(zhì)，將企業(yè)合同管理工作有效地組織起來(lái)，形成管理網(wǎng)絡(luò)，覆蓋施工企業(yè)各個(gè)層次。同時(shí)，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業(yè)應(yīng)該確保簽訂嚴(yán)密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎(chǔ)。在施工項(xiàng)目投標(biāo)階段，合同管理部門要會(huì)同有關(guān)部門對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，分析合同難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)，形成書面報(bào)告，有效指導(dǎo)投標(biāo)報(bào)價(jià)。在合同簽訂階段，要再次對(duì)合同文本進(jìn)行研究，對(duì)發(fā)現(xiàn)業(yè)主開脫責(zé)任的條款等問(wèn)題反復(fù)論證，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。
（二）對(duì)合同履行情況要進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤
在履行階段，合同檔案管理部門要嚴(yán)格按照合同要求，明確各方的責(zé)任義務(wù)，由各責(zé)任人具體控制，對(duì)費(fèi)用與控制指標(biāo)經(jīng)常進(jìn)行對(duì)比，對(duì)超標(biāo)情況及時(shí)反饋并查找原因。企業(yè)檔案合同管理部門要從宏觀角度對(duì)管理過(guò)程中的各種問(wèn)題及時(shí)予以指導(dǎo)。
（三）加強(qiáng)索賠管理
項(xiàng)目履約中，要認(rèn)真分析研究合同，把準(zhǔn)變更索賠方向，要重視合同履約過(guò)程中的索賠管理。要加強(qiáng)分包、分供合同的管理。同時(shí)，要及時(shí)組織項(xiàng)目竣工清算與結(jié)算，集中管理資金和財(cái)務(wù)。
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關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)建設(shè) 國(guó)有企業(yè)集團(tuán) 合同管理 合同交底
中圖分類號(hào)：TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
目前，我國(guó)基礎(chǔ)建設(shè)的三大國(guó)有企業(yè)集團(tuán)——中交、中鐵、中建已組建完成多年，企業(yè)集團(tuán)的整合效益已逐漸凸顯，企業(yè)集團(tuán)的管理模式也日益成熟，但也還存在部分管理方式有待進(jìn)一步落實(shí)與提高。由于基礎(chǔ)建設(shè)行業(yè)特點(diǎn)，該三大國(guó)有企業(yè)集團(tuán)的生產(chǎn)單元主要還是工程施工項(xiàng)目。工程施工項(xiàng)目合同管理就是為保證參與工程施工的合同各方能夠全面地、有秩序地完成合同規(guī)定的責(zé)任和義務(wù)，行使合同賦予的合法權(quán)利所進(jìn)行的一系列管理活動(dòng)。近年來(lái)，由于國(guó)家開發(fā)建設(shè)步伐加快，工程施工企業(yè)優(yōu)秀的合同管理人才、技術(shù)管理人員等略顯缺乏，工程施工項(xiàng)目合同管理工作相對(duì)薄弱，一般技術(shù)管理人員合同管理意識(shí)不強(qiáng)，致使工程施工項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)效益不高，協(xié)作隊(duì)伍合同履行過(guò)程中的糾紛和違約現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給項(xiàng)目、公司、局與集團(tuán)造成了不小的經(jīng)濟(jì)損失。結(jié)合目前企業(yè)集團(tuán)工程施工項(xiàng)目實(shí)際情況，作以下論述。
1合同交底的層級(jí)
目前大多數(shù)合同管理者倡導(dǎo)實(shí)行三級(jí)合同交底，即公司向項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人交底，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人向項(xiàng)目職能部門負(fù)責(zé)人交底，職能部門負(fù)責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員交底。這三個(gè)層次的交底內(nèi)容和重點(diǎn)可根據(jù)被交底人的職責(zé)有所不同[1]。也有管理者將上述提到的第二三級(jí)交底合為第二級(jí)交底，將對(duì)協(xié)作隊(duì)伍、材料供應(yīng)商的交底作為第三級(jí)交底[2]。
由于我國(guó)大型國(guó)有企業(yè)集團(tuán)管理模式，作為我國(guó)基礎(chǔ)建設(shè)的三大國(guó)有企業(yè)集團(tuán)——中交、中鐵、中建二級(jí)企業(yè)多數(shù)是局級(jí)單位，由局單位資質(zhì)中標(biāo)的項(xiàng)目一般都會(huì)成立局管理指揮部作為項(xiàng)目經(jīng)理部，而局級(jí)單位下屬的公司即企業(yè)集團(tuán)三級(jí)子公司作為項(xiàng)目經(jīng)理部分部、作業(yè)隊(duì)或者工區(qū)（以下合稱為工區(qū)）進(jìn)行實(shí)際施工管理，由此便產(chǎn)生了四級(jí)交底模式，如果是集團(tuán)中標(biāo)，成立集團(tuán)管理指揮部，則可能出現(xiàn)五級(jí)交底模式。不管出現(xiàn)幾級(jí)交底，目的都是要將合同內(nèi)容按各級(jí)需傳達(dá)的重點(diǎn)逐級(jí)往下傳達(dá)，最后到達(dá)基層的相關(guān)人員。
目前局資質(zhì)中標(biāo)項(xiàng)目較為普遍，所以本文以四級(jí)合同交底模式進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。具體合同交底層級(jí)如下：
注：①前三級(jí)合同交底內(nèi)容是投標(biāo)及與業(yè)主簽訂的合同，第四級(jí)合同交底內(nèi)容是工區(qū)與施工協(xié)作隊(duì)伍簽訂的專業(yè)施工合同。
②如果是企業(yè)集團(tuán)資質(zhì)中標(biāo)，合同交底層級(jí)增加為五層，即改為集團(tuán)投標(biāo)負(fù)責(zé)人、參與投標(biāo)的主要人員對(duì)集團(tuán)指揮部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)交底，往下再對(duì)集團(tuán)合同管理人員、項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)進(jìn)行交底。
2合同交底的問(wèn)題
2.1投標(biāo)與合同交底問(wèn)題
目前按企業(yè)集團(tuán)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置一般設(shè)有開發(fā)部，開發(fā)部負(fù)責(zé)投標(biāo)與合同簽訂，但開發(fā)部并不直接負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目的施工與經(jīng)營(yíng)，而是簽訂合同后直接將投標(biāo)書、圖紙等資料移交給項(xiàng)目，此環(huán)節(jié)極易出現(xiàn)未進(jìn)行投標(biāo)合同交底或者交底不到位。
如果此環(huán)節(jié)（第一級(jí)交底）未進(jìn)行交底或者交底不到位，項(xiàng)目經(jīng)理部施工經(jīng)營(yíng)管理者無(wú)法全部理解掌握投標(biāo)的基礎(chǔ)資料與合同條款，比如總價(jià)承包項(xiàng)目的具體分解項(xiàng)，根據(jù)合同應(yīng)承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)等，僅憑管理者的經(jīng)驗(yàn)，容易出現(xiàn)與總價(jià)承包項(xiàng)目的具體分解項(xiàng)內(nèi)容不符或缺漏項(xiàng)。又比如合同清單中不包含的內(nèi)容，業(yè)主現(xiàn)場(chǎng)工程師認(rèn)為需要，要求施工，項(xiàng)目不知道是合同清單外的內(nèi)容，就進(jìn)行施工，得不到計(jì)量，或者沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)簽認(rèn)，二次經(jīng)營(yíng)乏力。另外，項(xiàng)目管理者對(duì)投標(biāo)所采取的策略措施不了解，在實(shí)際項(xiàng)目工程施工過(guò)程中，項(xiàng)目施工經(jīng)營(yíng)管理者沒(méi)有利用合同條款來(lái)收集索賠或者反索賠資料，不能使項(xiàng)目利潤(rùn)正常最大化。
第二級(jí)交底是項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)（局指揮部）向項(xiàng)目經(jīng)理部各領(lǐng)導(dǎo)、合同管理人員、其他部門相關(guān)人員、工區(qū)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)進(jìn)行的投標(biāo)合同交底，第三級(jí)交底是工區(qū)經(jīng)理、總經(jīng)向工區(qū)各領(lǐng)導(dǎo)、合同管理人員、其他部門相關(guān)人員進(jìn)行的投標(biāo)合同交底。但由于項(xiàng)目部、工區(qū)各成員知識(shí)結(jié)構(gòu)和水平的差異，加之合同條款繁多、條款之間的聯(lián)系復(fù)雜、合同語(yǔ)言難以理解、清單細(xì)目專業(yè)水平高等因素，難以保證每個(gè)成員都能理解整個(gè)投標(biāo)合同內(nèi)容和合同關(guān)系，這樣勢(shì)必大大的影響工區(qū)的效益，從而影響公司、局和集團(tuán)的利益。
2.2項(xiàng)目專業(yè)施工合同交底問(wèn)題
在與協(xié)作隊(duì)伍簽訂合同時(shí)，公司與工區(qū)都十分重視，公司執(zhí)行的OA會(huì)簽制度，工區(qū)執(zhí)行的會(huì)簽單制度，都確保了合同簽訂的質(zhì)量，但在合同簽訂時(shí)，工區(qū)不可能全體人員都參加合同談判的全過(guò)程，如果合同簽訂后，未及時(shí)向工區(qū)其他領(lǐng)導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人、技術(shù)員、其他部門相關(guān)人員、施工協(xié)作隊(duì)伍進(jìn)行合同交底，則現(xiàn)場(chǎng)管理人員與技術(shù)員將不清楚工區(qū)與施工隊(duì)伍之間的權(quán)利與義務(wù)，施工隊(duì)伍不清楚自身與其他施工隊(duì)伍之間的權(quán)利與義務(wù)，這些都會(huì)為糾紛的產(chǎn)生埋下隱患，最后導(dǎo)致工區(qū)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。舉個(gè)例子，樁基施工中的下鋼筋籠，在與樁基隊(duì)伍簽訂的合同中明確規(guī)定是樁基隊(duì)伍的工作內(nèi)容，但因制作鋼筋籠是鋼筋加工場(chǎng)的工作內(nèi)容，鋼筋加工場(chǎng)把下鋼筋籠攬成了自己的任務(wù)，鋼筋加工場(chǎng)自然會(huì)向工區(qū)索取此部分費(fèi)用，而樁基隊(duì)伍則以不知道是他們的義務(wù)為由不予承認(rèn)此部分成本，發(fā)生扯皮現(xiàn)象，最后造成我工區(qū)經(jīng)濟(jì)損失。
3合同交底的必要性
3.1工程施工項(xiàng)目及其施工合同的特點(diǎn)，是合同交底的客觀因素
工程施工項(xiàng)目的特點(diǎn)是：①項(xiàng)目工程的固定性和施工生產(chǎn)的流動(dòng)性；②建筑物的形態(tài)干差萬(wàn)別、功能特定、種類繁多，形成產(chǎn)品的個(gè)體性和生產(chǎn)的單件性；③工程施工項(xiàng)目的體積龐大，消耗的人力、物力、財(cái)力多，一次性投資額大。合同“標(biāo)的物”的這些特點(diǎn)必然會(huì)體現(xiàn)在合同中，決定了工程施工項(xiàng)目施工合同不同于其他經(jīng)濟(jì)合同，具有履行時(shí)間長(zhǎng)、變更多、條款多、涉及面廣的特點(diǎn)，且采用清單計(jì)價(jià)方式，并且在合同實(shí)施過(guò)程中不確定影響因素多、受外界自然條件影響大，合同的風(fēng)險(xiǎn)高。[3]
工程施工項(xiàng)目及其施工合同的以上特點(diǎn)是必須進(jìn)行前三級(jí)合同交底的客觀因素。
3.2做好投標(biāo)文件和合同交底工作，使項(xiàng)目經(jīng)理部、工區(qū)策劃有的放矢
投標(biāo)交底就是把招、投標(biāo)文件、投標(biāo)時(shí)的施工組織設(shè)計(jì)、報(bào)價(jià)采取的定額、工料機(jī)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、單價(jià)及費(fèi)率組成、不平衡報(bào)價(jià)運(yùn)用情況、投標(biāo)過(guò)程中各種來(lái)往信函、業(yè)主或施工單位的承諾、合同風(fēng)險(xiǎn)情況等，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部、工區(qū)進(jìn)行交接的過(guò)程。合同交底是局合同簽訂人員和精通合同管理的專家向項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)陳述合同意圖、合同要點(diǎn)、合同邊界條件、合同變更條件( 包死與死口)、合同執(zhí)行計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理部再對(duì)工區(qū)進(jìn)行交底的過(guò)程[4]。
通過(guò)投標(biāo)和合同交底，項(xiàng)目經(jīng)理部、工區(qū)才能掌握投標(biāo)的基礎(chǔ)資料，做好經(jīng)營(yíng)策劃。做好投標(biāo)報(bào)價(jià)交底和合同交底，讓項(xiàng)目經(jīng)理部、工區(qū)管理人員了解合同范圍、利潤(rùn)組成、簽認(rèn)程序，違約責(zé)任等，在合同執(zhí)行過(guò)程中指定有針對(duì)性的措施，密切關(guān)注合同范圍以外的一些分部分項(xiàng)工程數(shù)量?jī)r(jià)格的簽認(rèn)和合同范圍內(nèi)工程量增減給項(xiàng)目經(jīng)理部、工區(qū)帶來(lái)的利潤(rùn)變化。其次，對(duì)于不能回避的風(fēng)險(xiǎn)，及早采取措施將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁。因此前三級(jí)交底非常重要，只有作好投標(biāo)文件和合同交底工作，才能使項(xiàng)目經(jīng)理部、工區(qū)策劃有的放矢，創(chuàng)造更多利潤(rùn)，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)正常最大化。
3.3第四級(jí)合同交底的必要性
第四級(jí)合同交底的合同是工區(qū)與施工協(xié)作隊(duì)伍簽訂的專業(yè)施工合同，具體管理人員與技術(shù)員不可能都參加合同談判的全過(guò)程，但是他們是管理施工協(xié)作隊(duì)伍完成專業(yè)施工合同的主體，其他部門如材料部提供材料、安質(zhì)部進(jìn)行安全質(zhì)量管理等，屬于相關(guān)部門。施工協(xié)作隊(duì)伍工作內(nèi)容，各項(xiàng)合同條款規(guī)定，施工協(xié)作隊(duì)伍與工區(qū)各自的責(zé)權(quán)利，還有施工協(xié)作隊(duì)伍與其他隊(duì)伍之間的工作銜接情況，都需要對(duì)其進(jìn)行合同交底，只有工區(qū)全體成員與施工協(xié)作隊(duì)伍都熟悉了合同全部?jī)?nèi)容，明確了各自的責(zé)權(quán)利，并對(duì)合同條款有一個(gè)統(tǒng)一的理解和認(rèn)識(shí)，才能避免因了解或?qū)贤斫獠灰恢聨?lái)工作上的失誤，才能避免正常施工后才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題帶來(lái)的措手不及和失控現(xiàn)象，才能避免協(xié)作隊(duì)伍帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失與法律糾紛的發(fā)生，同時(shí)也有利于調(diào)動(dòng)全體項(xiàng)目成員完善合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施，提高合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。
4合同交底的內(nèi)容
4.1第一級(jí)合同交底內(nèi)容
在項(xiàng)目中標(biāo)后，投標(biāo)負(fù)責(zé)人組織參與投標(biāo)的主要人員，負(fù)責(zé)向項(xiàng)目經(jīng)理部和總經(jīng)做投標(biāo)及合同交底，內(nèi)容包括：招、投標(biāo)文件、投標(biāo)報(bào)價(jià)依據(jù)、報(bào)價(jià)環(huán)境、投標(biāo)時(shí)的施工組織設(shè)計(jì)、圖紙、報(bào)價(jià)采取的定額、工料機(jī)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、單價(jià)及費(fèi)率組成、不平衡報(bào)價(jià)運(yùn)用、各種來(lái)往信函、承諾書、雙方協(xié)商內(nèi)容、合同風(fēng)險(xiǎn)情況等，包括書面資料和電子文檔。比如土石方開挖的土質(zhì)類別確定，石方級(jí)別，總價(jià)承包項(xiàng)目分解，根據(jù)合同應(yīng)承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)等。
局合同簽訂人員和精通合同管理的專家向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及總經(jīng)進(jìn)行合同交底，全面陳述合同背景、合同意圖、合同目標(biāo)、合同工作范圍、合同要點(diǎn)、合同邊界條件、合同變更條件( 包死與死口)、合同執(zhí)行計(jì)劃的過(guò)程及特殊情況處理等，并解答項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及總經(jīng)提出的問(wèn)題，最后形成書面合同交底記錄。
4.2第二級(jí)合同交底內(nèi)容
項(xiàng)目經(jīng)理部根據(jù)第一級(jí)合同交底記錄結(jié)合項(xiàng)目管理實(shí)際情況編制第二級(jí)合同交底材料，第二級(jí)合同交底必須采用書面形式，并且針對(duì)不同崗位的不同人員進(jìn)行不同的交底。項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握合同的所有條款，尤其是有關(guān)雙方當(dāng)事人的權(quán)利及職責(zé)、價(jià)格組成、流程、期限、簽認(rèn)索賠、報(bào)價(jià)、結(jié)算及決算、爭(zhēng)議解決等方面的條款更加應(yīng)當(dāng)熟練掌握并應(yīng)用；項(xiàng)目生產(chǎn)人員應(yīng)當(dāng)掌握有關(guān)雙方當(dāng)事人的權(quán)利及職責(zé)、工期、質(zhì)量、簽認(rèn)索賠等條款。項(xiàng)目質(zhì)量管理人員應(yīng)當(dāng)全面掌握項(xiàng)目合同中的有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收等條款。
對(duì)于工區(qū)負(fù)責(zé)人與總經(jīng)，第二級(jí)合同交底內(nèi)容除第一級(jí)交底內(nèi)容與上述內(nèi)容外，還應(yīng)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行交底，還有各工區(qū)施工段落劃分、產(chǎn)值劃分、業(yè)主單位、監(jiān)理單位等情況進(jìn)行交底，并形成交底會(huì)議記錄。
4.3第三級(jí)合同交底內(nèi)容
工區(qū)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理部進(jìn)行的第二級(jí)合同交底記錄結(jié)合工區(qū)管理實(shí)際情況編制，對(duì)經(jīng)營(yíng)部進(jìn)行全方位交底外，還應(yīng)對(duì)局指要求的質(zhì)量、進(jìn)度、安全、文明施工等各方面進(jìn)行交底，讓所有參與工程施工的現(xiàn)場(chǎng)、質(zhì)檢、物資、機(jī)械等管理人員明白各自所在科室及本人的責(zé)權(quán)利，并形成交底會(huì)議記錄。
4.4第四級(jí)合同交底內(nèi)容
第四級(jí)合同交底是工區(qū)項(xiàng)目部經(jīng)營(yíng)部對(duì)現(xiàn)場(chǎng)管理人員、技術(shù)管理員、其他部門相關(guān)人員、施工協(xié)作隊(duì)伍進(jìn)行的專業(yè)施工合同交底。主要交底內(nèi)容有：合同工作內(nèi)容和范圍、工作職責(zé)、開竣工日期、雙方的權(quán)利和義務(wù)、材料與機(jī)械供應(yīng)的方式、材料損耗、結(jié)算和支付的方法、結(jié)算規(guī)則、保險(xiǎn)和環(huán)保要求等。比如我工區(qū)近日進(jìn)行的一次交底，具體情況如下：
新進(jìn)的樁基施工協(xié)作隊(duì)伍與承臺(tái)墩柱施工協(xié)作隊(duì)伍一同參加合同交底，經(jīng)營(yíng)部長(zhǎng)分別對(duì)施工協(xié)作隊(duì)伍一一交底，對(duì)合同工作范圍、合同條款的交叉點(diǎn)和理解的難點(diǎn)進(jìn)行講解，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)材料損耗、結(jié)算規(guī)則等做詳細(xì)的闡釋。例如明確告訴樁基隊(duì)伍下鋼筋籠是合同范圍內(nèi)工作，承臺(tái)墩柱施工協(xié)作隊(duì)伍只負(fù)責(zé)將鋼筋籠送到施工現(xiàn)場(chǎng)；另外如結(jié)算所需提供的零工使用派工單、零機(jī)械運(yùn)轉(zhuǎn)記錄，需及時(shí)找相關(guān)技術(shù)員和現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確認(rèn)后單據(jù)每隔一天交到經(jīng)營(yíng)部，否則過(guò)期作廢不予結(jié)算，特殊情況需提前告知經(jīng)營(yíng)部，最遲不超過(guò)3天，每月20號(hào)必須提交當(dāng)月所有相關(guān)單據(jù)，過(guò)期不予結(jié)算。經(jīng)營(yíng)部長(zhǎng)交底后，總經(jīng)濟(jì)師對(duì)會(huì)議交底進(jìn)行補(bǔ)充，提出更詳細(xì)的要求，之后各管理人員與施工協(xié)作隊(duì)伍負(fù)責(zé)人對(duì)合同的理解進(jìn)行討論，經(jīng)營(yíng)部對(duì)疑問(wèn)和爭(zhēng)議進(jìn)行解釋，最后達(dá)到參會(huì)人員對(duì)合同中甲乙雙方的責(zé)權(quán)利各項(xiàng)條款及容易產(chǎn)生糾紛的事項(xiàng)形成一致認(rèn)識(shí)。
綜上所述，合同交底在工程施工項(xiàng)目中的地位是至關(guān)重要的。在對(duì)與工程施工項(xiàng)目簽訂的合同進(jìn)行研究和交底后，我們不但可以及時(shí)地對(duì)合同規(guī)定以外的工作內(nèi)容進(jìn)行簽認(rèn)，也可杜絕我方違約現(xiàn)象的出現(xiàn)；在對(duì)與施工協(xié)作隊(duì)伍簽訂的合同進(jìn)行研究和交底后，項(xiàng)目部各管理和技術(shù)人員可以隨時(shí)用合同去約束分包方的違規(guī)行為，對(duì)工程質(zhì)量及進(jìn)度、材料節(jié)約、現(xiàn)場(chǎng)文明施工及提升公司形象有著重要意義。提高合同交底到位程度，從而提高工程施工項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)效益，也避免協(xié)作隊(duì)伍帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失與法律糾紛的發(fā)生，提高企業(yè)集團(tuán)的整體效益。
目前我局在這方面做的還不夠，合同執(zhí)行力度方面還應(yīng)加強(qiáng)，特別是前二級(jí)的合同交底到位程度有待提高。第三、四級(jí)合同交底主動(dòng)權(quán)在工區(qū)，第二級(jí)合同交底我工區(qū)積極聯(lián)系局指給予合同交底。站在集團(tuán)角度，本文對(duì)三大基礎(chǔ)建設(shè)國(guó)有企業(yè)集團(tuán)合同交底提出的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)，同時(shí)也希望給其他企業(yè)集團(tuán)提供參考，希望能為大家?guī)?lái)一定的研究?jī)r(jià)值與實(shí)踐價(jià)值。
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[2]秦玉秀.淺談施工合同交底[J].建筑經(jīng)濟(jì),2005,(9):80-83.
一、經(jīng)濟(jì)合同的概念
經(jīng)濟(jì)合同是指平等民事主體的法人、其他經(jīng)濟(jì)組織，個(gè)體工商戶、農(nóng)村承包經(jīng)營(yíng)戶相互之間，為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的合同。它包括購(gòu)銷、建設(shè)工程承包、加工承攬、貨物運(yùn)輸、供用電、倉(cāng)儲(chǔ)保管、財(cái)產(chǎn)租賃、借款、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)以及其他經(jīng)濟(jì)合同。它主要是法人之間為了顯示一定經(jīng)濟(jì)目的，明確互利義務(wù)關(guān)系而形成的一種協(xié)議，通常采用書面的形式，有時(shí)也會(huì)采用口頭的形式，具有一定法律效力的協(xié)定。我國(guó)為此也制定了許多法律來(lái)保障協(xié)議雙方的權(quán)益，比如在《經(jīng)濟(jì)合同法》中，規(guī)定了在當(dāng)事人擬定合同時(shí)要符合合法原則、平等原則以及誠(chéng)實(shí)信用原則。
二、經(jīng)濟(jì)合同管理的意義
在現(xiàn)行的法律中，雖然還在完善對(duì)協(xié)約雙方的保護(hù)，但是也存在許多漏洞，經(jīng)濟(jì)合同作為我們國(guó)家最主要的合約形式，更應(yīng)該加大管理力度。加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理有利于提高合約雙方的法律意識(shí)，避免某一方想圖利而鉆法律的空子，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，可以做到有法可依，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)提供有利的幫助。加強(qiáng)合同管理還可以加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)核算，維護(hù)企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)秩序，提高經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)企業(yè)間的合約關(guān)系進(jìn)行法律的保障，提高履約率，維護(hù)雙方合法權(quán)益，保障了國(guó)家經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展，從法律層面解決了經(jīng)濟(jì)糾紛，減少“三角債”以及“債務(wù)鏈”加長(zhǎng)的發(fā)生，所以，在我們國(guó)家是正在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行有效管理是十分必要的，這不僅是保障合同當(dāng)事人，提高他們的法律意識(shí)，還是保證我國(guó)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。
三、企業(yè)防范合同風(fēng)險(xiǎn)的有效措施
1.要提高法律意識(shí)
法律風(fēng)險(xiǎn)并不可怕，可怕的是我們并不知道它的存在，也無(wú)法避免它的發(fā)生。所以要提高企業(yè)防范合同風(fēng)險(xiǎn)的第一點(diǎn)就是要提高法律意識(shí)，掌握法律的基本規(guī)則，加強(qiáng)企業(yè)的法律教育，這就需要認(rèn)真系統(tǒng)地學(xué)習(xí)《合同法》、《企業(yè)法》等等一系列的法律法規(guī)，可以在企業(yè)內(nèi)部建立完善的法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，聘請(qǐng)法律顧問(wèn)，在遇到切實(shí)法律問(wèn)題時(shí)，要詢問(wèn)相關(guān)人員，不可輕易作出決定，加大普法教育，增強(qiáng)干部職工對(duì)法律的理解，要從上到下改革，堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)干部和專、兼職經(jīng)濟(jì)合同管理員學(xué)習(xí)相關(guān)法律。在選聘人員時(shí)，可以選聘一些懂經(jīng)濟(jì)，曉法律的高素質(zhì)管理人員，企業(yè)總法律顧問(wèn)制度是企業(yè)法律顧問(wèn)制度的核心，大型企業(yè)有條件的應(yīng)該設(shè)立總法律顧問(wèn)制度，而總法律顧問(wèn)在企業(yè)中的地位應(yīng)該與“三總師”平等，總法律顧問(wèn)要對(duì)法人代表負(fù)責(zé)，對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)，應(yīng)該有權(quán)參加企業(yè)的決策，不然企業(yè)的決策觸及有關(guān)法律問(wèn)題時(shí)，總法律顧問(wèn)并不能及時(shí)有效地指出，這回對(duì)企業(yè)造成不好的影響。在擬訂合同時(shí)也要對(duì)合同的相關(guān)事宜作出有效判斷，并提出防范意見(jiàn)，做到未雨綢繆。
2.在簽訂合同時(shí)，防范風(fēng)險(xiǎn)
雇傭法律顧問(wèn)、增強(qiáng)普法教育、建立有效的法律機(jī)構(gòu)只是防范合同風(fēng)險(xiǎn)的第一步，在簽訂時(shí)要注意以下情況，要避免簽訂假合同，避免損害雙方利益的合同，有時(shí)合同項(xiàng)目并非當(dāng)事人拋來(lái)的善意橄欖枝，在簽訂前要認(rèn)真讀取合同上的內(nèi)容，避免盲目信任，合同一旦簽約，就具有法律效益。簽訂合同前，要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，避免雙方故意隱瞞或者提供虛假事實(shí)，簽訂前要進(jìn)行多方調(diào)查，了解項(xiàng)目詳細(xì)內(nèi)容才可以進(jìn)行合同的談判與簽訂。要避免泄露或者不正當(dāng)?shù)厥褂煤灱s當(dāng)事人商業(yè)機(jī)密，故意隱瞞或提供虛假事實(shí)的合同要謹(jǐn)慎，同樣泄露商業(yè)機(jī)密的合同也要進(jìn)行判斷，如果一場(chǎng)合同讓企業(yè)失去了核心競(jìng)爭(zhēng)力，這是合同失敗的地方，要留意合同所述條款，是否是真正的經(jīng)濟(jì)合作，還是會(huì)泄露自己的商業(yè)機(jī)密。最后要避免和不誠(chéng)信的公司及個(gè)人簽訂合同，不誠(chéng)信會(huì)使對(duì)方的執(zhí)行力下降，合約不履行就會(huì)導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失，所以在合約簽訂前，要對(duì)合同進(jìn)行仔細(xì)查看和斟酌，可以讓總法律顧問(wèn)幫忙分析合約存在的漏洞，在簽訂前還可以通過(guò)觀察對(duì)方言行是否反常，來(lái)判斷對(duì)方是否有其他企圖，不能被合同表現(xiàn)所迷惑。仔細(xì)核對(duì)合同條款，并對(duì)資金進(jìn)行預(yù)算，避免合同出現(xiàn)過(guò)失。在合同簽訂后，要認(rèn)真履行合同條款，不能單方面解除或撤銷合同，違約要進(jìn)行應(yīng)有的賠償。
3.嚴(yán)格審查合約生效條件
在合同簽訂時(shí)，并不是簽字畫押就可以生效，合約受法律保護(hù)是需要前提條件的。根據(jù)我國(guó)《合同法》規(guī)定“當(dāng)事人訂立合同，應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力”，所以在簽訂前要對(duì)當(dāng)事人身份進(jìn)行審核，看是否具備民事權(quán)利和民事能力，這就要查看其營(yíng)業(yè)執(zhí)照，是否印有“本證的有效期”以及年度年檢標(biāo)志，如果沒(méi)有此類標(biāo)志，則證明營(yíng)業(yè)執(zhí)照無(wú)效，當(dāng)事人也就不具備該項(xiàng)權(quán)利以及民事能力，這就要停止談判及簽約。有時(shí)，雖然營(yíng)業(yè)執(zhí)照是有效地，但是并非是在所屬的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)，這就涉及法律超額經(jīng)營(yíng)，就算與其簽訂合同也不能奏效。
不僅要看營(yíng)業(yè)執(zhí)照，還要審查生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，查清簽訂合約的當(dāng)事人是否具有行為能力，只有派發(fā)許可證才能進(jìn)行生產(chǎn)制造，否則不受法律保護(hù)，這樣的合約也是不成立的。要審查法人授權(quán)委托書，這樣才能知道人是否有權(quán)利簽訂這一合約，因?yàn)槿巳绻胍獛椭ㄈ撕炗喓霞s就需要法人的委托，在我國(guó)《合同法》中規(guī)定“行為人沒(méi)有權(quán)，超越權(quán)或者權(quán)被終止后，被人名義簽訂的合同，未經(jīng)被人追認(rèn)，對(duì)被人不發(fā)生效力，由行為人承擔(dān)責(zé)任”，因此在與人簽訂合約時(shí)要獲得法人委托書，合約才能生效。在簽訂時(shí)，最好采用合同的形式，因?yàn)榭陬^形式雖然是《合同法》所允許的，但是在審核簽訂的合同時(shí)，并沒(méi)有書面證據(jù)證明合同確實(shí)簽訂過(guò)，只是當(dāng)事人口頭約定，這都是導(dǎo)致法律無(wú)效的條件，所以要謹(jǐn)慎避免。
關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；合同管理；研究；設(shè)計(jì)
提升中小企業(yè)的信息化水平，可實(shí)現(xiàn)對(duì)中小企業(yè)發(fā)展方式的積極扭轉(zhuǎn)，從而推動(dòng)中小企業(yè)的內(nèi)部管理體系建設(shè)，使之在持續(xù)發(fā)展的過(guò)程中得以不斷完善。而在中小企業(yè)的日常運(yùn)行管理工作中，合同管理工作存在著諸多的問(wèn)題與不足，亟需解決，對(duì)此下文將重點(diǎn)就當(dāng)前我國(guó)中小型企業(yè)的合同管理問(wèn)題分析及其系統(tǒng)設(shè)計(jì)來(lái)展開深入的探究工作。
1中小型企業(yè)合同管理現(xiàn)狀
當(dāng)前，我國(guó)絕大部分中小企業(yè)的合同管理工作還主要是依靠人工來(lái)進(jìn)行操作，利用各類辦公軟件對(duì)合同管理文檔與統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類處理，但這一方式存在著極為明顯的缺陷與不足，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，文檔管理難度大。電子版的文檔內(nèi)容和傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同內(nèi)容同時(shí)存在，然而在需要調(diào)閱相關(guān)的文檔內(nèi)容之時(shí)便會(huì)耗費(fèi)大量的查找時(shí)間，查找過(guò)程十分不便。特別是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)合同等有關(guān)重要內(nèi)容進(jìn)行查看時(shí)往往會(huì)耽擱很久，效率極其低下。第二，信息匯總難度大。采取人工方式或利用相關(guān)的辦公軟件如Excel進(jìn)行信息匯總管理，常常會(huì)因?yàn)楦鞑块T所采用的數(shù)據(jù)格式完全不同，在信息獲取搜集時(shí)也存在有較大的難度挑戰(zhàn)，匯總工作便會(huì)耗費(fèi)其大量的時(shí)間成本，且還無(wú)法保證最終結(jié)果的確切性。進(jìn)而也將會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策工作產(chǎn)生不利影響。第三，進(jìn)度控制難度大。往往公司的合同文件數(shù)量眾多，其中所牽涉的各方人員數(shù)量更甚，因此在對(duì)合同進(jìn)度進(jìn)行控制時(shí)僅僅是憑借人工管理以及應(yīng)用各類辦公軟件顯然是無(wú)法滿足于公司的實(shí)際發(fā)展需求，同時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)要想掌控全局情況時(shí)也會(huì)出現(xiàn)較大的困難性。另外財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算時(shí)往往也要參考合同的完成進(jìn)度，因此也會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作受到不利影響。第四，預(yù)警能力不足。缺乏對(duì)于合同進(jìn)度、款項(xiàng)結(jié)算等核心節(jié)點(diǎn)位置的有效預(yù)警，無(wú)法對(duì)短期內(nèi)有可能獲得的收支內(nèi)容作出精確化的預(yù)測(cè)，對(duì)于企業(yè)的財(cái)務(wù)規(guī)劃工作也不能夠提供應(yīng)有的支持、幫助，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)的現(xiàn)金流分配不夠合理，對(duì)資金的利用率不能夠達(dá)到最大化。
2合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)
信息化管理方式是當(dāng)代企業(yè)開展管理工作所不可或缺的一項(xiàng)關(guān)鍵工具手段，本文就基于對(duì)中小企業(yè)的實(shí)際情況分析，應(yīng)用以現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)性的管理思想與方法，選用直接面向目標(biāo)對(duì)象的分析手段，來(lái)設(shè)計(jì)出了基于信息化手段之下的中小企業(yè)合同系統(tǒng)管理框架，以期能夠達(dá)到以下幾點(diǎn)合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)：第一，明確各工作崗位上的人員職責(zé)，提升其責(zé)任感。協(xié)助企業(yè)能夠?qū)⒏鞴ぷ鲘徫簧系娜藛T職責(zé)予以明確，確保相應(yīng)的工作責(zé)任可落實(shí)到每一個(gè)具體的個(gè)人身上，保證責(zé)任明確，防止越權(quán)行為的出現(xiàn)；將合同內(nèi)容在實(shí)際履行過(guò)程當(dāng)中的多個(gè)部門、崗位的工作協(xié)同問(wèn)題予以妥善安排，以期達(dá)到高效化的辦公效率。第二，加強(qiáng)對(duì)工作進(jìn)度與狀態(tài)的監(jiān)控力度。對(duì)企業(yè)各部門人員的工作狀況采取切實(shí)有效的監(jiān)控措施；及時(shí)了解并掌握各部門人員的實(shí)際工作狀態(tài)，將所存在的問(wèn)題與不足要確保能夠在發(fā)現(xiàn)的第一時(shí)間便予以解決，進(jìn)而降低差錯(cuò)事故的發(fā)生率。管理系統(tǒng)還可對(duì)每一項(xiàng)工作的具體完成進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)性的監(jiān)測(cè)與控制。第三，依據(jù)權(quán)限與職責(zé)的不同來(lái)對(duì)各級(jí)別資料內(nèi)容予以管理。綜合考慮文件的性質(zhì)及保密性需求，向每一級(jí)別的人員給予其相應(yīng)級(jí)別的操作及訪問(wèn)權(quán)限，以此來(lái)達(dá)到保障數(shù)據(jù)安全的目的。第四，盡可能降低辦公資金支出，縮減企業(yè)的管理成本。
3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
依據(jù)中小企業(yè)的實(shí)際特征出發(fā)，綜合考慮企業(yè)的一般組織結(jié)構(gòu)，管理系統(tǒng)主要可分為市場(chǎng)部、業(yè)務(wù)部、綜合部等三個(gè)主要結(jié)構(gòu)部分，現(xiàn)具體分析如下。
3.1市場(chǎng)部
此部門主要需完成的工作內(nèi)容具體就包括了合同下發(fā)、登記、報(bào)批、作廢等具體工作內(nèi)容。其中合同的下發(fā)與登記即為向市場(chǎng)部的工作人員下發(fā)空白合同統(tǒng)計(jì)予以等級(jí)。市場(chǎng)部工作人員在掌握了業(yè)務(wù)信息內(nèi)容之后到公司中獲取空白合同，在進(jìn)行合同內(nèi)容的簽訂之后便會(huì)進(jìn)入管理流程之中，而后再將空白合同返還公司。在這一管理系統(tǒng)當(dāng)中可進(jìn)行合同編號(hào)、經(jīng)辦人員、空白合同回收提示時(shí)間等內(nèi)容的登記，合同登記其中就牽涉到了項(xiàng)目類型的劃分、項(xiàng)目、金額大小等等。合同上報(bào)審批即為市場(chǎng)部工作人員依據(jù)合同簽訂內(nèi)容逐級(jí)向上報(bào)告審批。
3.2業(yè)務(wù)部
業(yè)務(wù)部則主要是依據(jù)市場(chǎng)部工作人員所簽回的合同服務(wù)內(nèi)容，再安排人員來(lái)進(jìn)行合同內(nèi)容的實(shí)施，從而將有關(guān)的合同條款履行完成。其工作任務(wù)的安排，是通過(guò)業(yè)務(wù)部的主管來(lái)對(duì)合同內(nèi)容分配項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行實(shí)施。計(jì)劃報(bào)批，即為業(yè)務(wù)部門的工作人員對(duì)于自身所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目來(lái)將工程在實(shí)施過(guò)程之中的相關(guān)意見(jiàn)與材料在系統(tǒng)之中予以等級(jí)，而后送報(bào)管理領(lǐng)導(dǎo)予以批準(zhǔn)。關(guān)鍵項(xiàng)目的審批即為業(yè)務(wù)人員對(duì)于自身工作之中所發(fā)生的關(guān)鍵事項(xiàng)對(duì)主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并且將自身的一些想法建議也作以說(shuō)明。結(jié)合實(shí)際需求，業(yè)務(wù)部門還可進(jìn)行報(bào)告登記及部門提成登記的設(shè)立。其中報(bào)告登記是業(yè)務(wù)人員在將有關(guān)的合同內(nèi)容完成以后所撰寫的，對(duì)報(bào)告也要予以等級(jí)。部門所獲得的項(xiàng)目提成，一般是項(xiàng)目經(jīng)理依據(jù)合同的實(shí)際執(zhí)行狀況來(lái)依據(jù)一定的比例對(duì)各個(gè)部門所應(yīng)當(dāng)獲得金額予以登記，從而為年終結(jié)算時(shí)提供依據(jù)支持。
3.3綜合部
此部門的工作內(nèi)容具體為合同蓋章登記、發(fā)票開出登記、提成登記、收費(fèi)登記、報(bào)告送達(dá)登記等。合同蓋章登記即為對(duì)合同簽訂之中合同公章的應(yīng)用狀況予以等級(jí)。而發(fā)票的開出登記則為在合同履行當(dāng)中對(duì)發(fā)票的開出情況作出等級(jí)。提成登記是依據(jù)合同所規(guī)定的提成額度來(lái)在提成分配時(shí)所進(jìn)行的登記。報(bào)告送達(dá)登記是將合同當(dāng)中所包含的有關(guān)報(bào)告內(nèi)容在送至接收人員以后所進(jìn)行的登記內(nèi)容。
結(jié)束語(yǔ)
此系統(tǒng)項(xiàng)目的建立是基于信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上，通過(guò)應(yīng)用以現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)性的管理思想，來(lái)向企業(yè)提供合同管理平臺(tái)。以加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部合同管理水平，同時(shí)兼?zhèn)湄?cái)務(wù)處理、業(yè)務(wù)查詢與統(tǒng)計(jì)等各方面的功能要求。同時(shí)綜合考慮公司的具體情況，把項(xiàng)目與客戶兩方面的管理內(nèi)容也一同并入到合同管理工作之中，確保實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的高效化配置。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；合同管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)；研發(fā)
由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展處于重要的轉(zhuǎn)型期，而國(guó)家也加強(qiáng)對(duì)中小企業(yè)扶持的力度，在此背景下，我國(guó)的中小企業(yè)獲得了良好的發(fā)展機(jī)遇，這對(duì)中小企業(yè)而言，需要進(jìn)一步抓住其機(jī)遇而更好地發(fā)展和強(qiáng)大，從而為我國(guó)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定上升注入新的力量。其中是企業(yè)的合同管理是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，這不僅直接和企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況有十分密切的關(guān)系，而且也是企業(yè)在實(shí)踐工作中能夠需要高度重視的方面，合同涉及到企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的直接利益。因此，本文從合同的基本含義人手分析當(dāng)前中小企業(yè)如何在管理方面設(shè)計(jì)系統(tǒng)，進(jìn)一步提升中小企業(yè)在合同管理方面的能力。
1.概述合同的含義
根據(jù)我國(guó)民法規(guī)定中對(duì)合同所給出的定義可知，合同有狹義與廣義，廣義合同指的是民事主體（兩個(gè)或者以上）就某件事而設(shè)立、變更以及終止權(quán)利義務(wù)的協(xié)議；而狹義合同的含義則指的是債權(quán)合同，民事主體（兩個(gè)或者以上）設(shè)立、變更以及終止債權(quán)的協(xié)議，也將其稱之為民事合同。這是保護(hù)當(dāng)事人權(quán)益的重要的文件，同時(shí)對(duì)維護(hù)良好的經(jīng)濟(jì)秩序和促進(jìn)社會(huì)和諧等方面具有重要意義。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)體制下，各個(gè)市場(chǎng)主體都需要通過(guò)一定的方式保護(hù)自己的權(quán)益，然而企業(yè)作為重要的市場(chǎng)主體，更需要在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)中加強(qiáng)管理合同，從而使得企業(yè)自身利益不會(huì)受到威脅。
2.分析中小企業(yè)在合同管理方面存在的問(wèn)題
當(dāng)前，我國(guó)許多中小型的企業(yè)對(duì)合同管理基本是依靠人工，例如通過(guò)簡(jiǎn)單的Word和Excel辦公軟件對(duì)企業(yè)中的各種合同進(jìn)行處理、歸檔以及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，通過(guò)這種方式管理合同存在許多的問(wèn)題，第一，如文檔整理和管理具有一定的困難性，因?yàn)椴捎卯?dāng)前中小企業(yè)所簽訂的紙質(zhì)合同基本是一式三份，然而企業(yè)管理的方式基本采用的是直接保存原件，這種方式在長(zhǎng)時(shí)間保存工作中將難以保障合同的完整性，可能會(huì)出現(xiàn)蟲蛀等問(wèn)題，從而影響了合同的質(zhì)量。此外，由于人工保存合同還會(huì)導(dǎo)致查閱工作帶來(lái)不便性的問(wèn)題，如查閱時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間，從而造成時(shí)間浪費(fèi)的問(wèn)題。第二，合同管理工作難度大，由于中小企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中和不同的對(duì)象之間會(huì)建立合同管理，此時(shí)企業(yè)中的合同將會(huì)越來(lái)越多，而采用傳統(tǒng)的方式管理合同，工作人員只能是通過(guò)手工的方式將合同中的內(nèi)容錄入文檔中，這就增加了管理人員的工作量，再者由于管理人員每天處理大量，難免會(huì)出現(xiàn)一些誤差，這不僅導(dǎo)致企業(yè)中利益難以得到保護(hù)，而且嚴(yán)重的情況下還會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來(lái)較大的困難。第三，合同信息匯總存在較大的困難，由于中小企業(yè)在合同管理工作中主要采用的手工的方式，然而企業(yè)各個(gè)部門中所需要的合同不同、簽訂的合同也存在較大的差異性，因此，對(duì)于合同管理人員而言，他們對(duì)合同進(jìn)行匯總過(guò)程中存在較大的難度，例如需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，這對(duì)企業(yè)發(fā)展中做出重要的決策帶來(lái)不良影響。第四，對(duì)合同管理過(guò)程中沒(méi)有有效的預(yù)警機(jī)制，例如運(yùn)用傳統(tǒng)的合同管理方式難以有效掌握合同內(nèi)容的執(zhí)行情況，尤其是其中的結(jié)款情況，并沒(méi)有通過(guò)良好的方式進(jìn)行控制和預(yù)警珂，這就難以準(zhǔn)確掌握當(dāng)前合同內(nèi)容的執(zhí)行情況，從而對(duì)企業(yè)準(zhǔn)確預(yù)測(cè)某個(gè)項(xiàng)目的收支情況沒(méi)有提供有效幫助，這對(duì)企業(yè)發(fā)展中掌握資金流以及運(yùn)作資源等帶來(lái)許多問(wèn)題。
3.結(jié)合信息技術(shù)而設(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)
由于當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)越快，再加上國(guó)家對(duì)中小企業(yè)的扶植力度較大，因此，我國(guó)許多中小企業(yè)在發(fā)展中就積極參與各種不同的市場(chǎng)主體合作，其中就需要通過(guò)簽訂合同的方式保證雙方的利益，這就需要企業(yè)做好合同管理的工作。而現(xiàn)代化的技術(shù)管理過(guò)程中，需要結(jié)合中小企業(yè)的實(shí)際情況而設(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)，本文中主要是采用的是面向?qū)ο蠓绞竭M(jìn)行分析，運(yùn)用信息技術(shù)而提升合同管理的效率。中小企業(yè)采用這一系統(tǒng)可以在合同管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)如下的目標(biāo)：第一，監(jiān)控好合同的工作進(jìn)度，并根據(jù)良好的工作狀態(tài)而對(duì)實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)中各個(gè)不同的工作情況，例如根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)度等；第二，充分明確合同雙方的責(zé)任情況，通過(guò)面向?qū)ο蟮姆绞皆O(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)，可以更好地幫助合同當(dāng)事人更好地履行合同，同時(shí)也能夠增加合同履行合同當(dāng)事人的責(zé)任感。而在企業(yè)中則可以通過(guò)這種方式而不斷明確各個(gè)崗位工作權(quán)限，一方面是防止工作人員出現(xiàn)越權(quán)的情況，另一方面則是進(jìn)一步明確合同的責(zé)任，并能夠落實(shí)到對(duì)應(yīng)的人中，這對(duì)解決合同中的協(xié)同問(wèn)題帶來(lái)一定的幫助；第三，減少企業(yè)合同管理的開支，同時(shí)也能夠促使企業(yè)降低成本。
4.分析合同管理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)情況
本文根據(jù)當(dāng)前我國(guó)中小企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)和企業(yè)中的組織結(jié)構(gòu)，而設(shè)計(jì)合同管理的系統(tǒng)。具體的工作模塊請(qǐng)見(jiàn)圖1所示。
4.1分析企業(yè)市場(chǎng)部合同管理的情況
由于企業(yè)中的市場(chǎng)部在合同簽訂之后才能夠更好地便于其他部分開展工作，此時(shí)，市場(chǎng)部在合同管理中所需要完成的任務(wù)有：發(fā)放合同登記表格、合同報(bào)批以及作廢處理等。合同登記是企業(yè)中的市場(chǎng)專員在掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)的情況而在企業(yè)合同管理的系統(tǒng)中補(bǔ)充空白項(xiàng)，并根據(jù)合同的種類而進(jìn)行編號(hào)和保存。在此管理系統(tǒng)中就可以便于管理人員找出對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的合同，并實(shí)時(shí)掌握合同的執(zhí)行情況。
4.2分析企業(yè)業(yè)務(wù)部合同管理的情況
企業(yè)市場(chǎng)部在簽訂合同條款之后，其業(yè)務(wù)部主管就可以安排企業(yè)中的相關(guān)人員根據(jù)合同內(nèi)容而完成對(duì)應(yīng)的工作內(nèi)容，同時(shí)也是實(shí)際履行合同義務(wù)的重要體現(xiàn)。其中業(yè)務(wù)部分在工作分配中，則需要主管人員更好地掌握合同內(nèi)容，并做到嚴(yán)格遵守合同要求。計(jì)劃報(bào)批指的是業(yè)務(wù)員根據(jù)自己負(fù)責(zé)工作的情況而掌握信息系統(tǒng)中的合同登記的情況，然后將具體的工作進(jìn)度交給企業(yè)中對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，尤其是在重大的項(xiàng)目中，業(yè)務(wù)員就需要即使將問(wèn)題報(bào)告至主管領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)工作情況而提出對(duì)應(yīng)的意見(jiàn)。
4.3分析企業(yè)綜合部對(duì)合同管理的情況
由于企業(yè)的綜合部在工作中所涉及的內(nèi)容較多，例如合同登記、蓋章處理、發(fā)票登記、業(yè)務(wù)人員的績(jī)效登記、收費(fèi)登記、報(bào)告登記以及發(fā)票作廢處理等。其中合同蓋章指的是工作人員根據(jù)企業(yè)中市場(chǎng)部和業(yè)務(wù)部的情況而對(duì)其中的合同進(jìn)行集中蓋章處理，并在合同管理的系統(tǒng)中及時(shí)做好登記。而開具發(fā)票則主要指的是履行合同中對(duì)發(fā)票情況的登記，在合同管理的系統(tǒng)中能夠便于今后工作查閱，進(jìn)而提升工作效率。此外，績(jī)效登記就是按照合同中的所設(shè)計(jì)的績(jī)效而發(fā)放給員工對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)金，這在系統(tǒng)中能夠透明化的展示出來(lái)。
4.4企業(yè)中工作審核
在合同管理的系統(tǒng)，可以增加幾個(gè)不同的模塊，例如合同審核、計(jì)劃審核、鑒證類以及服務(wù)類的工作計(jì)劃等，從而便于工作人員做好對(duì)應(yīng)的工作檢查，進(jìn)而提升合同管理的工作效率。
4.5合同y計(jì)和查詢模
在合同管理過(guò)程中還涉及對(duì)查詢工作和統(tǒng)計(jì)工作，此時(shí)在合同系統(tǒng)中就可以便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)適時(shí)根據(jù)自己的工作情況而掌握企業(yè)中的合同的執(zhí)行情況，例如對(duì)于已簽訂的合同，則可以在管理系統(tǒng)中通過(guò)已簽?zāi)K中進(jìn)行查詢。
4.6系統(tǒng)維護(hù)
隨著企業(yè)中合同數(shù)量不斷增加，各個(gè)模塊所包含的業(yè)務(wù)也會(huì)增加，因此，在管理合同中就需要定期維護(hù)這些系統(tǒng)，例如做好數(shù)據(jù)備份以及恢復(fù)的工作等。
5.分析企業(yè)中合同管理的工作流程
第一，市場(chǎng)部在軟件系統(tǒng)中完成合同登記，主要包括合同的編號(hào)、領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人、合同發(fā)放人（這可以自動(dòng)填寫）、回收提醒等。第二，員工領(lǐng)用登記，其基本信息如名稱、聯(lián)系人、分局、工商執(zhí)照號(hào)等。第三，業(yè)務(wù)部收回從系統(tǒng)中發(fā)出的合同情況，然后將這些紙質(zhì)的合同進(jìn)行核查，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后再將系統(tǒng)中的信息補(bǔ)充完整，此時(shí)可以通過(guò)附件的形式或者是電子稿的形式而在合同管理的系統(tǒng)進(jìn)性報(bào)批，只有當(dāng)企業(yè)中批復(fù)人同意之后，此合同才能夠進(jìn)入系統(tǒng)中，而工作人員才可以在查閱合同中找到對(duì)應(yīng)的合同編號(hào)。第四，企業(yè)中的綜合部主要是在系統(tǒng)中沒(méi)有充分顯示的位置處設(shè)置合同催款，并提示具體的時(shí)間，從而便于綜合部更好地開展工作。
關(guān)鍵詞：合同;合同管理;工程總承
包項(xiàng)目合同是總承包商開展工程項(xiàng)目建設(shè)管理工作的基本依據(jù)。合同管理貫穿于整個(gè)工程項(xiàng)目管理活動(dòng)中，工程合同的管理能力是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必備的能力之一。因此，本文提出了工程總承包企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的投資控制、進(jìn)度控制和質(zhì)量控制。
1合同管理在工程項(xiàng)目管理中的地位及現(xiàn)狀
抓住合同管理才是抓住了問(wèn)題的本質(zhì)。對(duì)工程企業(yè)來(lái)說(shuō)，良好的合同管理一方面可以使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與市場(chǎng)接軌，提高企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)及參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的能力；同時(shí)，還可以使企業(yè)在執(zhí)行項(xiàng)目過(guò)程中維護(hù)自身的合法權(quán)益，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。據(jù)統(tǒng)計(jì)，對(duì)于正常的工程項(xiàng)目，合同管理的成功與失敗對(duì)工程造價(jià)的高低有20%的影響。盡管合同管理在工程項(xiàng)目中的地位如此重要，但對(duì)于合同管理的研究，卻沒(méi)有獲得應(yīng)有的地位。當(dāng)前我國(guó)的項(xiàng)目管理中，普遍采取的是美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)的PMI管理體系，研究重點(diǎn)也是以下九大問(wèn)題的管理：以質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、費(fèi)用管理為核心的目標(biāo)管理，以采購(gòu)管理、人力資源管理、溝通管理組成的資源管理，以及以集成管理、范圍管理、風(fēng)險(xiǎn)管理組成的綜合管理上。合同管理之所以沒(méi)有被列入PMI管理手冊(cè)，并不是因?yàn)楹贤芾聿恢匾?，而是因?yàn)楹贤芾硪呀?jīng)成為了發(fā)達(dá)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，F(xiàn)IDIC中的每一條款都必須要落實(shí)到合同中，按合同文字說(shuō)話及執(zhí)行項(xiàng)目已經(jīng)成為美國(guó)及其他發(fā)達(dá)國(guó)家的工作習(xí)慣。然而，我國(guó)由于長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)影響，人情關(guān)系代替法制的現(xiàn)象普遍，所以在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，合同的權(quán)威性很難樹立。有些中方企業(yè)會(huì)因無(wú)法遵守合同而被業(yè)主解除合同、沒(méi)收保函、并追償巨額賠償。其根本原因在于不熟悉EPC合同模式下的風(fēng)險(xiǎn)分配機(jī)制和游戲規(guī)則，貿(mào)然簽訂EPC合同，沒(méi)有公平公正的履約基礎(chǔ)加上在執(zhí)行合同過(guò)程中法律意識(shí)淡薄導(dǎo)致。
2工程合同管理的主要內(nèi)容：
以FIDIC合同為例，工程承包合同是不單指合同協(xié)議書，其主要組成部分及解釋順序是：合同協(xié)議書、中標(biāo)通知書、投標(biāo)書、合同條款、圖紙、技術(shù)規(guī)范、工程量清單、其他協(xié)議和文件。所以合同管理工作圍繞以上內(nèi)容，要包括：（1）對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督及檢查。主要包括：檢查合同法及有關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行情況、實(shí)時(shí)監(jiān)控及檢查合同簽訂及履行情況。建立健全工程合同管理制度，具體包括合同歸口管理程序、合同管理考核程序、合同用章管理程序以及合同歸檔程序。（2）對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，具體包括合同造價(jià)、履約率、糾紛次數(shù)、原因、變更次數(shù)及變更原因分析等。
3工程總承包項(xiàng)目中合同管理的特點(diǎn)
由于現(xiàn)代工程項(xiàng)目較龐大，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，工程參加及設(shè)計(jì)的單位和分包較多，對(duì)技術(shù)、質(zhì)量要求的標(biāo)準(zhǔn)高，所以，在工程總承包項(xiàng)目的合同管理過(guò)程中，會(huì)因?yàn)檫@些原因?qū)е潞贤芾碛幸恍└厥庵?，主要體現(xiàn)在：其一、工程總承包合同價(jià)值量大，合同價(jià)格高，所以合同管理的經(jīng)濟(jì)效益更加顯著。其二、工程總承包合同在執(zhí)行過(guò)程中，干擾因素更多，合同變更會(huì)更加頻繁，稍大點(diǎn)的工程在合同執(zhí)行過(guò)程中的變更可能會(huì)有幾百項(xiàng)，因此，合同管理是動(dòng)態(tài)的，要按照變更后的情況不斷地調(diào)整管理工作。
4加強(qiáng)合同管理的建議及意見(jiàn)
4.1動(dòng)態(tài)化地進(jìn)行合同管理，實(shí)時(shí)監(jiān)督調(diào)整
在項(xiàng)目施工過(guò)程中，由于各種內(nèi)在及外界的干擾因素影響，合同實(shí)施過(guò)程中難免會(huì)偏離初定的總目標(biāo)，因此要用動(dòng)態(tài)化的方法，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度，實(shí)時(shí)調(diào)控合同管理的目標(biāo)。但每次合同的調(diào)整或者變更的產(chǎn)生，都必須做好必要的原始數(shù)據(jù)整理及匯總工作。按照FIDIC合同條件中的要求，對(duì)項(xiàng)目施工過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)密的計(jì)劃、及準(zhǔn)確、詳細(xì)的現(xiàn)場(chǎng)記錄，可以給后續(xù)合同變更管理提供必要的證據(jù)。如以周為單位制定施工計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)施工記錄組織每日會(huì)簽。這些記錄是合同管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時(shí)是施工索賠的處理合同糾紛的最原始的證據(jù)?；谶@些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以更準(zhǔn)確地分析施工進(jìn)度與合同偏差所在及偏差產(chǎn)生的原因，進(jìn)而采取調(diào)整措施。
4.2將合同事件及目標(biāo)分解
項(xiàng)目開始初期，項(xiàng)目管理組應(yīng)組織項(xiàng)目管理人員學(xué)習(xí)熟知合同條款，使大家熟悉合同的內(nèi)容，了解承包商的合同職責(zé)和工程范圍。然后將項(xiàng)目的總體目標(biāo)明確，并將各個(gè)項(xiàng)目事件的責(zé)任分解到各個(gè)專業(yè)、各個(gè)時(shí)間段。這樣，工程的總目標(biāo)及任務(wù)被分解成各階段、各小項(xiàng)，對(duì)這些小目標(biāo)分階段、分工組的進(jìn)行質(zhì)量、工期、技術(shù)掌控，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的總體目標(biāo)。
4.3合同管理要專業(yè)化、科學(xué)化
除對(duì)項(xiàng)目管理人員組織必要的合同條款培訓(xùn)，實(shí)行全員參與合同管理，更重要的是，每個(gè)總承包合同需要配備專門的合同管理人員，這些人員需要具備工程經(jīng)驗(yàn)并學(xué)習(xí)過(guò)法律，其職責(zé)是對(duì)合同資料、工程資料的跟蹤、整理、及存檔工作。根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，制定合同管理程序及編號(hào)程序，建立數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)合同統(tǒng)一管理，保證資料的完整性。另外，隨著項(xiàng)目的執(zhí)行，分包合同及資料的不斷累積，需要管理的數(shù)據(jù)會(huì)急劇增長(zhǎng)，單純依靠人工方法無(wú)法更準(zhǔn)確便捷地查找資料，不能依賴回憶來(lái)維系各資料之間的內(nèi)在聯(lián)系。因此，還應(yīng)借助計(jì)算機(jī)信息處理的有關(guān)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)，建立計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，盤活項(xiàng)目的信息資產(chǎn)。
總之，合同管理是目前我國(guó)工程總承包企業(yè)項(xiàng)目管理中最薄弱的環(huán)節(jié)，也是我國(guó)企業(yè)走向國(guó)際總承包市場(chǎng)的一大障礙。本文以FIDIC合同條件作為理論依據(jù)，探討了如何加強(qiáng)合同管理，希望能對(duì)工程總承包企業(yè)提高合同管理水平有一定的啟發(fā)和幫助。
參考文獻(xiàn)：
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