時間：2023-06-01 15:44:28
序論：在您撰寫檔案合規(guī)管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
一、檔案庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領導批準外，非本室工作人員不得入內。
二、保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。
三、檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。
四、檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光的措施。
五、對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經科學處理后方可入庫。
六、庫房內安置溫濕度計，每天定時測記。庫房的溫度應控制在14-24℃之間，相對濕度應控制在45-60％之間。
七、庫房內應保持清潔，不得堆放與檔案無關的物品。
八、每學期結束前，要對案卷進行總清點，檢查帳、卡、物是否相符。
九、每天下班前，應關閉庫房門窗，切斷水、電源，確保檔案安全。
十、定期打掃庫房衛(wèi)生，保持庫房與檔案的清潔。
一、檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。
二、對各類檔案均應按規(guī)定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續(xù)。查、借閱機密檔案要經主管領導批準。
三、對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。
四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。
五、利用者對所借檔案文件、技術圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
關鍵詞：檔案管理；問題；效率
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
引言
檔案管理是一個系統(tǒng)性的工程，在運作的過程中必將需要涉及諸多要素，同時也必將存在一系列的問題。當前我國檔案管理中客觀地存在著一系列的問題，這些問題都需要我們不斷地加以解決與處理。在解決問題的途徑與策略上必須要堅持科學、合理、有序的原則，同時國家的主管部門要統(tǒng)籌兼?zhèn)?，強化引導，構建交流平臺，從而有效地推動檔案管理工作的高效發(fā)展。
一、檔案管理工作中存在的主要問題
1、檔案管理制度缺失。關于建筑工程檔案管理的工作，我國政府在2001年的時候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業(yè)并沒有將檔案管理工作重視起來，政府所規(guī)定的一些利于規(guī)范項目建設的措施，很多企業(yè)并沒有照此實施，通常都是根據自己的想法開展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過程中就容易出現(xiàn)混亂的情況。
2、檔案內容質量不合格。在工程項目的建設過程中，經常會因為檔案管理中出現(xiàn)的一些常識性錯誤，從而導致檔案內容質量不過關，主要體現(xiàn)在，第一，檔案材料的收集不齊全，很多施工項目上一些需要記載的信息和蓋章，經常會漏下；第二，檔案整理不規(guī)范，在日常工作中對檔案的不重視，就會出現(xiàn)文件遺失的情況，在后期的工作過程中需要用到的時候，就會用其他的類似文件去代替，用這種方式來逃避文件丟失的過錯，使檔案內容的質量嚴重下降。
3、檔案管理人才匱乏，專業(yè)素質參差不齊。很多的檔案管理人員由于自身的專業(yè)水平不到位，沒有經過專業(yè)知識的培訓，缺少相關的工作經驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設立檔案管理這項工作的負責人，所以嚴重缺乏對檔案管理知識熟練的專業(yè)人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質大都不一致，且對檔案管理工作的認識過于傳統(tǒng)，并沒有跟上現(xiàn)代管理的節(jié)奏，導致工作責任心的缺失，自然工作效率也不高。
4、歸檔完整率、真實性有待提高。大多數(shù)的施工企業(yè)沒有按照標準的國家規(guī)定的程序，對檔案的操作程序進行嚴格的管理和保存，同時還出現(xiàn)一些為了使項目看起來更加完善，很多工作人員采取美化問題的工作方式來編制管理檔案，這種做法嚴重的影響了檔案的完整性和真實性，降低了檔案本身存在的價值。
二、檔案管理的原則
首先，質量控制是指相關的檔案管理部門要對成為檔案相應的文件在規(guī)格、內容設計等方面提出相應的要求、標準，一定要運用科學管理方法，將大量的信息資料予以全面性的系統(tǒng)收集、整理、登記與編制，從而有效地控制檔案的質量。
其次，檔案管理的真實性控制是指我們在進行管理過程中一定要注重真實性的控制，尤其是構建相關的歸檔制度和質量檢查制度，從而實現(xiàn)檔案的有效監(jiān)督與控制。
最后，全程控制就是指在管理的過程中應將文件的鑒定、整理、歸檔及檔案的各環(huán)節(jié)中的業(yè)務進行統(tǒng)一設計，統(tǒng)一資源的配置，并成立相應的監(jiān)控小組以實現(xiàn)整體優(yōu)化的管理目標。
三、如何規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理的效率
1、加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度
檔案管理人員的素質包括很多種，有服務意識、管理水平、專業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強自身的服務意識，了解檔案管理工作的重要性以及產生的作用。不斷加強自身的知識素養(yǎng)，學會結合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢，采用科學合理的管理方法，制定相適應的管理措施，將建筑工程檔案管理的工作做的更完善。另外，檔案管理人員要時刻關注國家政府以及相關部門制定的政策，將其運用的現(xiàn)實工作中。
2、加強施工管理，強化檔案材料編制工作
依照標準的施工檔案材料的編制方法，是建筑企業(yè)最基礎的工作能力。一個施工團隊在編制工程項目材料上出現(xiàn)問題，他就不具備承包工程的條件。工程檔案的真實性和完整性就在于編制過程中是否專業(yè)。施工企業(yè)應該要充分明確自己身上肩負的責任，提高檔案編制的規(guī)范性，對各個環(huán)節(jié)進行嚴密的檢查和監(jiān)督，嚴格依照建筑工程檔案管理的真實性和完整性編制，為后期工作的順利開展打下堅實的基礎。
3、實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展
案卷質量的高低將會直接影響到檔案工作規(guī)范化、標準化的推進。實踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網信息時代的到來，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術推動自身的發(fā)展。檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費時費力等問題。相反，實施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當打字員與保管員的角色了。
結束語
在進行建筑工作檔案管理的時候，需要結合建筑工程檔案的真是情況以及管理人員的需要，主動的去整理和歸納一些需要的信息，這些都是需要在檔案中完整的呈現(xiàn)的，需要將這些信息整理統(tǒng)計成一份科學完善的報表，提供給管理決策人員作出科學的判斷，為項目工作的實施提供有力的保障。
參考文獻
[1]王振華.建筑工程檔案資料有效管理措施[J].山西建筑,2012,06:229-230.
關鍵詞：檔案；歸檔管理；措施
檔案是指在社會各項活動中直接形成的原始記錄，其包含多種形式，并且具有良好的保存價值。檔案資源具有良好的現(xiàn)實價值和長遠價值，對于社會可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。因此在檔案管理工作中應當加大力度做好檔案歸檔并加強管理，以保證檔案資源安全，推進檔案事業(yè)的不斷發(fā)展進步。
1 檔案科學化歸檔管理的重要意義
就檔案歸檔管理工作的具體情況來看，以往檔案管理模式下，檔案工作人員往往依賴手工操作對檔案進行歸檔，此種情況下不僅無法取得理想的檔案歸檔管理效率，甚至會造成人力資源的嚴重浪費，檔案管理安全性不足，嚴重影響檔案歸檔管理工作質量。而隨著信息時代的到來，計算機技術逐漸得到廣泛應用，基于信息技術與網絡技術之上的電子檔案逐漸形成，檔案資料收集、存儲、分類與統(tǒng)計等環(huán)節(jié)操作更為便捷，切實提高了檔案歸檔管理的工作效率?；谟嬎銠C技術對檔案進行歸檔管理，促進體系化管理的順利實現(xiàn)，通過檔案信息與載體的分離利用，便于檔案信息與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)關系，有效提高了檔案歸檔工作質量和效率，突破時間與空間的限制，促進檔案資源利用價值的最大化發(fā)揮，因此檔案科學化歸檔管理具有重要意義。
電子檔案與紙質檔案相比，其在檔案歸檔存儲的方式也發(fā)生明顯轉變，以VCD、DVD光碟、大容量移動硬盤等作為主要載體的，對檔案資源進行存儲，使得檔案信息資源的讀取和利用更為便捷高效、存儲時間長且不易損壞，所受外部影響較小，具有良好的穩(wěn)定性?？梢哉f，電子檔案的形成，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎，在一定程度上拓寬了檔案事業(yè)的發(fā)展空間，推進檔案歸檔管理向更高的管理階段邁進。
2 當前檔案歸檔管理中存在的不足
2.1 文書檔案的管理水平難以適應現(xiàn)代化發(fā)展的需求
長期以來，文書處理和檔案管理由不同的部門負責，影響了文書檔案的管理效率，削弱了檔案的信息服務功能。隨著計算機技術和信息技術不斷地被開發(fā)和利用，各單位對文書檔案的歸檔管理要求更高了。管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。
2.2 文書檔案管理人員專業(yè)素質不高
一些文書檔案管理人員，對檔案分類、立卷等技能掌握不夠熟練，導致文書檔案收集范圍不明確、立卷不符合規(guī)范等問題。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。
2.3 保密意識淡薄
在日常工作中，由于受“無密可?！?、“有密難?！?、“保密無用”等思想的影響，對檔案保密重要性的認識不夠，一定程度上影響了檔案的保密工作。
3 新形勢下做好檔案歸檔管理的具體策略
3.1 采用辦公自動化
隨著計算機在社會生產生活中的廣泛應用，社會群體工作質量與效率明顯提升，檔案歸檔管理工作也不例外，為切實提高社會發(fā)展新形勢下檔案歸檔管理工作效率，應當積極采用辦公自動化，對現(xiàn)代信息技術與網絡技術加以合理應用，將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為電子檔案，規(guī)范存儲至辦公信息數(shù)據庫中，安排專門的檔案人員進行管理，令檔案信息供檔案人員與技術人員共享，從而全面提高檔案歸檔管理有效性。在檔案歸檔管理工作中，通過辦公自動化的方式能夠簡化檔案查詢環(huán)節(jié)，并有效解決了檔案存儲的空間，提高檔案歸檔工作效率，從而為檔案管理工作的科學化開展打下良好的基礎。
3.2 及時歸檔管理
在檔案歸檔管理工作中，為保證檔案信息資源安全，及時做好歸檔工作，檔案管理各部門、各實體以及項目負責人應當在檔案管理過程中及時做好歸檔工作，尤其是在資料形成過程中應當及時對檔案資源進行收集和整理，及時鑒定并移交。相關管理人員應當充分行駛自身職責，定期對檔案收集與整理工作進行檢查與監(jiān)督，在發(fā)現(xiàn)問題的第一實踐進行妥善處理，以保證檔案歸檔管理的規(guī)范性和可靠性。
3.3 加強檔案的管理
為保證檔案歸檔管理的有效性，保證檔案資源安全，應當積極采取有效措施對檔案進行科學化管理，切實降低檔案資源的安全隱患。這就要求檔案管理工作中應當將檔案保密制度嚴格落實到實際工作中，安排專門人員負責檔案歸檔中的檔案，并實行責任制度，強化檔案管理人員的崗位意識與責任意識，從而切實保證檔案安全，提高檔案歸檔管理的有效性。也就是說在檔案歸檔管理過程中應當準確把握《檔案法》、《保密法》等相關法律并認真貫徹執(zhí)行相關法規(guī)，加強檔案歸檔管理，規(guī)范檔案移交、銷毀等環(huán)節(jié)，切實保證檔案的安全性。
檔案應單獨裝訂保存，嚴禁與非密級檔案材料進行混卷裝訂，避免造成檔案在利用中出現(xiàn)擴散問題。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。未經批準，任何人不得隨意閱覽、復制、傳真和摘錄檔案內容，更不得私自撕拆、涂改。保密檔案使用完畢后應及時核對、檢查、維護，確保安全。
3.4 采用計算機技術管理文書檔案
要注意檔案保管設備的技術性安全，特別是設備不能鏈接到互聯(lián)網上，防止信息被竊取或丟失。隨著網絡技術的發(fā)展，網絡中存在太多的不穩(wěn)定因素，解決這個問題目前沒有太好的方法，我們現(xiàn)階段采取的最安全的管理方式就是獨立進行管理。
3.5 加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓
從檔案發(fā)展的方向看，要提高檔案管理人員的自身素質和業(yè)務能力，必須掌握現(xiàn)代化技術，熟練應用計算機對電子檔案維護、介入檔案的形成與儲存，確保電子檔案的安全和完整，促進電子檔案走上規(guī)范化有序管理。檔案管理者必須掌握科技信息技術，并熟練應用計算機和其他電子設備進行電子檔案的使用、維護、管理，否則管理人員根本無法從事電子檔案的形成和保管工作，也無法參與電子文件管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設計。維護電子檔案的完整與安全，同各種危害電子檔案的因素如計算機病毒、盜竊、篡改等行為作斗爭。
結束語
總而言之，隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展進步，社會活動更加復雜化與多樣化，檔案歸檔管理的難度也明顯加大。為保證檔案歸檔管理工作質量，促進檔案資源利用價值的最大化發(fā)揮，應當結合實際情況積極完善n案歸檔管理相關制度，規(guī)范檔案歸檔諸多環(huán)節(jié)，提高檔案立卷質量，從而確保檔案資源能夠為現(xiàn)代社會發(fā)展提供服務，并推進檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。
參考文獻
[1]侯婧.談企業(yè)電子檔案的歸檔管理[J].檔案管理，2015（5）：91-92.
文書檔案的收集與歸檔工作從屬各機關單位開展管理工作的關鍵部分，是提高單位管理工作效率與質量的前提條件。此外，文書檔案也是對各單位發(fā)展歷程的記載，可為單位的經營發(fā)展與科學決策提供參考依據。例如，我集團公司的每年產生的文件材料很多，黨委會議紀要、紀檢要文、工會通知、計劃任務書、審計報告、總工辦會簽、談話記錄、請示、批復、決定、決議、通知、工程申請、后勤簡報、報表、發(fā)言稿、合作協(xié)議、日程安排、考核評定辦法、制度規(guī)定等文件材料，將它們積極有效的收集與歸檔，不僅能確保各種文件材料的完整性與正確性，而且還能將重要的文件材料進行詳細記錄和保存，有利于決策者深刻了解單位自身的發(fā)展情況，以便盡早的制定與調整科學的發(fā)展戰(zhàn)略。對此，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，是相關管理部門和檔案管理者應重點研究與探討的問題。
二、辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的不足之處
(一)歸檔文件材料的收集不全面
在辦公室文書檔案的管理過程中,通常會見到歸檔文件收集不齊全的情況,具體包括未經檔案人員收集記錄的各種文件資料。該類資料的內容廣泛，來源渠道較多，具備重要的參考價值等。文件材料一旦遺留在其他的人員或者部門，無法完整的收集回來，必將影響檔案人員的歸檔工作。加上部分文書檔案的管理人員多為兼職人員，缺乏充足的時間與精力來整理與保管檔案資料，或因種種因素而無法及時進行檔案文件的歸檔工作等，這些均能導致文書檔案文件材料無法及時的收集完整。
(二)檔案文件材料的收集力度不夠
當前，由于多數(shù)檔案人員沒有高度重視檔案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最終造成大部分的文件資料丟失或者缺損。具體原因主要包括：
1.各部門的檔案管理流程不規(guī)范，各種文件資料隨意擺放，混亂不堪，不能及時歸檔;
2.各單位的歸檔模式不科學，主要存檔文字檔案較多，對于電子文書檔案的收集與歸檔意識淡薄;
3.文書檔案的連續(xù)性完整性不夠好，文件資料不完整，普遍出現(xiàn)文件資料斷章、斷頁、缺時間、缺單位落款公章等不齊全的情況，或者有正文缺發(fā)文稿，或有發(fā)文稿有正文但是缺定稿的情況，遇到這些情況，我們立即要求有關部門補交文件缺失部分才給予收集歸檔;
4.文件材料的可靠性差。有些單位或檔案部門為應付上級的檢查，通常模擬前幾年的數(shù)據展開評估，致使檔案文件的歷史性與真實性喪失。
(三)檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心
在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳎募牧戏稚⒉缓霉芾砗屠貌殚?。具體表現(xiàn)于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。
三、如何加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作
(一)強化檔案管理人員的培訓
作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業(yè)余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識與業(yè)務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業(yè)務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。
(二)構建和健全文書檔案收集與歸檔工作的管理制度
首先，檔案管理人員必須明確文書檔案收集的時間、歸檔范圍、保管期限及注意事項，保證檔案收集與整理工作的正常有效地開展。根據單位自身的實際情況，依照相關法規(guī)與職責分工的制度，合理確定切合實際的檔案文件材料歸檔范圍，同時給予相應的業(yè)務指導，促進檔案收集的工作順利進行。另外，還應明確規(guī)定檔案的歸檔期限，通常要求辦公室的文書檔案必須在檔案形成后的次年首季度完成收集與歸檔，集中統(tǒng)一進行保管，不得私自留作它用。明確規(guī)范文書檔案的歸檔期限，能顯著提升其的收集效率，激發(fā)檔案收集人員的工作積極性。各單位各公司應根據自身的發(fā)展情況適時更新文書檔案的管理制度，以滿足不同階段的檔案管理需求。
(三)加強臨時性檔案文件材料的收集
在各單位中因部分人員的調動或者離職，往往會有少量的重要文件遺留在他們手中，導致檔案文件資料無法及時歸檔，甚至丟失。對此，負責管理文書檔案的人員應定期在每年的年初開始收集與整理上一年度的文書檔案，重點加強臨時性檔案資料的收集工作。比如召開重大會議之后，應及時通知各部門收集完整的會議資料。當發(fā)生人員調動或離職時，可以及時通知這類人要交出他們柜中的經手的文件，作為檔案文件提供給大家今后好查閱，使其的意義和利用價值最大化;時檔案管理部門的工作人員，必須嚴格把好相臨時性文件材料的移交接收工作，及時將他們交來的文件材料給予對應交接，將收集完整的檔案文件編好打印成移交清單或移交目錄兩份或三份，簽上移交人和接收人的名字，移交人和接收人雙方各持一份備查，保證離職或調動人員手上的文件材料能交給檔案管理部門。
(四)更新文件材料的收集與整理方式
檔案工作管理人員應不斷增強自身的檔案管理工作知識，適時更新文書檔案的收集與整理方式，將坐等上門的收集歸檔工作轉變?yōu)橹鲃又鲃拥礁鱾€部門去收集。各方面要緊密聯(lián)系，積極引導和教育有關部門的領導和同事，根據檔案工作的管理需要，交出交好文件資料，變被動交為主動交，變不情愿交為自愿交、自愿提供。檔案工作管理人員應全面了解和掌握其在不同時期的各種文件材料，按照類別來收集，完成相關檔案文件的立卷歸檔工作。工作要善于多實踐、多溝通、多摸索，從而有利于檔案人員熟悉和掌握文書檔案管理工作，并深刻了解文書檔案的歷史性、現(xiàn)實性、連續(xù)性。因此，檔案部門的工作人員應在具體實踐中及時發(fā)現(xiàn)、了解及收集有關的歸檔文件材料，確保文書檔案的收集完整。
2000年12月6日中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》正式頒布實施，結束了文書檔案過去以六個特征為主的傳統(tǒng)組卷方法，開始了簡便易操作的歸檔文件整理。我縣自2002年開始，大部分機關單位文書檔案整理適用歸檔文件整理方法。歸檔文件整理就是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，并使之有序化的過程。在這里，需要理解“件”的含義。何為“件”？“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與簽批單、底稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件?！盀橐患本褪菍⑽募牧系膶嶓w裝訂在一起，編目時也被視為一條條目。
一般情況下，歸檔文件整理大致有文件材料收集、分年度、分級別、分類別、分保管期限、文件裝訂、排列、加蓋填寫歸檔章、編目、裝盒、入庫等程序。
收集工作就是按照黨和國家的有關規(guī)定要求，通過一定的方式和手續(xù)，把分散在機關各科室部門、個人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到單位檔案室實行集中統(tǒng)一管理。收集工作是檔案工作的基礎，是檔案工作中極為重要的一環(huán)，文件材料收集要做到齊全完整。
對于文書檔案，要依照國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》對單位文書檔案材料進行收集，要以“我”為主，即本機關單位形成的文件材料是收集歸檔重點。我們不僅要重視紅頭文件，還應重視其他非紅頭形式文件收集，如會議記錄、會議紀要、工作總結報告、黨團員（干部）名冊、介紹信、人員調配、工資表、各種統(tǒng)計報表、合同協(xié)議等等?？傊彩欠从潮緳C關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
分年度就是區(qū)分文件材料的所屬年度，把不同年度的文件分開。不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。一般根據文件成文最后的落款日期進行劃分。有幾種特殊情況：跨年度召開的會議文件材料歸入會議結束年；跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結的年度；跨年度的復文一般應與來文或去文一起歸入復文的年度；跨年度的計劃規(guī)劃歸入開始年，跨年度的總結歸入最后一年。
分級別就是在保持文件之間有機聯(lián)系的基礎上，將上級機關、本機關、同級機關與不相隸屬機關和下級機關的文件材料分開整理。但對聯(lián)系密切的文件，如請示與批復等，不能為了分級別而將其分割開。實際操作中我們可將文件大致分為國家、省、市、縣等級別。
分類別就是根據本機關制定的文書檔案分類方案，將每份文件進行分類。可分為組織機構分類法和問題分類法。組織機構分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。問題分類法，就是按照文件材料所記述和反映的問題進行分類。我縣大部分機關單位采用“問題分類法”，都制定了《本機關文書檔案分類方案》，依據該方案對文件進行劃分類別，在劃分類別時一般同時要求提煉出歸檔文件的主題詞，將文件所在類別和主題詞用鉛筆在文件左上角標出。
機關文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。劃分保管期限時要按照本機關文書檔案保管期限規(guī)定進行。在這里，我們將國家檔案局8號令第七、八條關于文書檔案永久、定期的內容摘錄如下，供參照劃分期限。
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；
（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
（三）本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；
（四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；
（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；
（六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料；
（七）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；
（八）同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；
（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制
發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。
文件裝訂就是采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位裝訂在一起。一般采用棉線使用縫紉機或“三孔一線”方法左側裝訂，且將文件左、下側對齊。裝訂前應對破損的、字跡易褪變的文件進行修裱、復制，對超大紙張的文件進行折迭，去除文件上易銹蝕的金屬物等；裝訂時，要按一定順序給文件排序，一般順序為：正文在前，簽批單、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后。
文件排列，就是依據事由原則確定全宗內歸檔文件先后順序的過程。機關文書檔案的文件排序首先需在同一個保管期限內將同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的時間先后順序排列。其次將不同事由的文件按照文書檔案分類方案中的不同問題、分類集中排列起來。對于某一次會議材料、統(tǒng)計報表、信息簡報等成套性的文件應集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限來劃定。
歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。項目有全宗號、年度、件號、類別、保管期限、盒號等。式樣如下：
蓋歸檔章和填寫內容時需用耐久性材料，如紅色印泥、碳素墨水等。
全宗號是檔案館給立檔單位所編制的代號。沒有向縣檔案館進行過移交的單位沒有全宗號，暫時可不填寫，待檔案館給定全宗號后再填寫。
類別是按單位制定的文書檔案分類方案中的大類，可簡寫為“一、二、三”等。
年度是歸檔文件的形成年度，用4位阿拉伯數(shù)字填寫，如“2005”，不能簡化為“05”。
期限是按照已確定的歸檔文件保管期限，分別填寫“永、30年、10年”。
件號是文件的排列順序號，同一保管期限、同一年度內從“1”開始編號，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
盒號是文件所存放的檔案盒位置號。同一保管期限從“1”開始編號，可一年一年續(xù)編；也可以同一保管期限、同一年度內從“1”開始，即永久、30年、10年分別編號，每年形成三個流水號。
裝盒將歸檔文件按照件號的先后順序裝入檔案盒?；疽笫菍⑼荒甓取⑼槐９芷谙薜臍w檔文件，根據檔案數(shù)量多少裝不同規(guī)格型號的檔案盒。不同年度、不同保管期限的歸檔文件不應混裝入同一盒內。同一類別的檔案可根據數(shù)量多少可裝一盒或多盒，保證檔案材料與盒的厚度適宜即可。
盒脊及封面和備考表需填寫完整仔細。盒脊及封面要與歸檔章填寫項目一致，并注意規(guī)范整潔，美觀大方。封面主要填寫的項目是全宗名稱即立檔單位的全稱；盒脊背填寫項目主要包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號等，其中，起止件號填寫盒內第一份歸檔文件的件號和最后一份歸檔文件的件號，中間用“—”連接。結合實際操作，建議盒脊背與封面內容均沿盒線居中的位置用印章加蓋。備考表主要是對盒內歸檔文件作必要的注釋說明，主要包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期，其中，盒內文件情況說明重點填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
編目即編制歸檔文件目錄，需按照排定好的順序以“件”為單位逐一編目。在目錄中一件即為一條條目。結合縣檔案館使用的八九數(shù)碼檔案管理軟件信息系統(tǒng)，為便于移交檔案目錄轉入軟件數(shù)據庫，歸檔文件目錄使用Excel格式，內容設置樣式如下：
全宗名稱為立檔單位全稱。
年度為歸檔文件形成年度，用4位阿拉伯數(shù)字。
保管期限為永久、30年、10年。
盒號、件號與歸檔章上的填寫保持一致。
文號為文件的發(fā)文字號。
題名為文件標題，沒有標題或標題不規(guī)范的應自擬標題，外加方括號“[]”。
責任者為發(fā)文機關或署名者。聯(lián)合發(fā)文是多個責任者的，可填主辦單位。
成文時間為文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如“20050102”。
頁數(shù)為該份歸檔文件的總頁數(shù)，文件中只要有圖文的頁面均為一頁。
備注填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。
關鍵詞 檔案管理 信息化時代 科學化 規(guī)范化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
1檔案管理工作改革的困難和重點
1.1大多數(shù)人對檔案管理工作的重視不夠
許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數(shù)人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認為搞好檔案工作并不能給單位創(chuàng)造經濟效益，更不會實現(xiàn)任何社會效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現(xiàn)了諸多檔案管理方面的問題。
1.2檔案交接制度不嚴謹
每年，巨大的檔案變動、更新、調取和維護工作確實是檔案工作的重點和難點。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失。因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。應著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。檔案管理工作者更應該負起重要責任，告知調取和變動檔案的人員相關規(guī)定，告知擅自調取或是刪改檔案的嚴重后果和所應負起的法律責任，做到完成本職工作的基礎上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。
1.3檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務
很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要檔案時，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關檔案的相關事項，明確檔案持有人的責任和不重視檔案可能造成的不良后果。
1.4當前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化
多年來檔案管理工作依然是以紙質做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜空氣潮濕，不然容易引起紙質的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預知的事件很容易導致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導致大量重要的檔案丟失，造成嚴重的后果。
2檔案管理工作的對策及思考
2.1強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序
強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發(fā)展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術的應用。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質，調動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內容真實可靠。
2.2檔案交接嚴格按程序進行
檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
2.3健全檔案管理制度
健全檔案管理制度時應按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風險。首先應加強檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。
關鍵詞：土地管理；檔案；規(guī)范；研究
中圖分類號：[Z-0014] 文獻標識碼：A 文章編號：1674-0432（2012）-05-0037-1
土地檔案管理是全方位國土資源管理的重要組成部分。它在處理和協(xié)調土地糾紛，查處違法違章案件都具有佐證、公平、公正的作用。實踐證明，完善和規(guī)范土地檔案管理，在國土資源的依法管理中具有舉足輕重的地位。就其調查情況看，根據當前國土管理的新形勢，新特點需要，還存在著亟待解決的問題，值得研究。
1 土地檔案管理的基本涵義
主要是指對土地地政、地籍、規(guī)劃、執(zhí)法監(jiān)察、資源信息等在時間上和空間上將所積累的行政和技術資料，用文書檔案形式加以保存和使用。作為歷史資料以備查詢。以史為鑒，服務后人。所謂管理，就是講這些珍貴資料通過科學技術的先進手段和現(xiàn)代整合，加以完善和規(guī)范管理，進而使土地檔案管理工作達到科學化、規(guī)范化，具備實用性和可操作性。并具有法制佐證，公平公正之功能。
2 土地檔案在國土資源管理中的地位和作用
檔案是記敘歷史的載體，在客觀上是靜止存在的文書和史志資料，具有收藏和借鑒的價值。檔案資料和志書價值無限，無時不告誡后人，服務后人。那么，土地檔案管理，伴隨著國土資源管理事業(yè)的發(fā)展，其功效充分顯現(xiàn)，已經成為國土管理事業(yè)不可缺少的組成部分。其地位和作用不可忽視。一是土地檔案是記敘土地歷史的文書鑒證，也具有借鑒和應用價值。自從20世紀80年代土地管理系統(tǒng)組織機構組建以來，土地檔案從農業(yè)系統(tǒng)轉移過來，存在著應用綱目和類型不完整性，但是，記錄的土地歷史是真實的，全面的，具有可信度。仍然可以借鑒與應用。二是土地檔案具有科學性，實用性和可操作性。隨著土地管理事業(yè)的發(fā)展，土地檔案管理日趨完善，在悠久歷史長河中對土地的動態(tài)有著詳細真實的記錄，尤其對全國首次開展土地詳查，地籍調查，土地規(guī)劃等科技成果資料及相關圖件都有著翔實可靠的記載，對今后應用其成果進行國土資源的科技研究，具有科學性、現(xiàn)勢性和可操作性。三是土地檔案對土地糾紛處理和違法違章查處具有法制佐證，公平公正作用。詳實的檔案資料是證據。因而賦予法律責任，具備法制功能。
3 土地檔案管理現(xiàn)狀與問題
一是國土主觀部門對土地檔案的管理，重使用輕管理。主要反映在人員配備，相關制度缺失，業(yè)務規(guī)范等問題。二是資金投入不足，設備簡陋陳舊，更新難度大。三是內部業(yè)務處理不規(guī)范，不及時投檔，不裝訂，不整理現(xiàn)象時有發(fā)生。應用現(xiàn)代設備操作有誤區(qū)。資料庫資質資格不充分，查閱資料有時證據不足。佐證作用減弱。四是鄉(xiāng)鎮(zhèn)國土所檔案管理問題較多，主要反映在庫房緊張，設備不全。內部業(yè)務處理不規(guī)范。
4 完善和規(guī)范土地檔案管理的對策與措施
為適應國土管理新形勢，新特點需要，創(chuàng)建土地管理新秩序，維護土地市場的法制氛圍，完善和規(guī)范土地檔案管理都具有現(xiàn)實和長遠意義。
4.1 強化國土管理部門的監(jiān)督力度，加強組織領導，列入工作日程，為營造國土管理新秩序提供優(yōu)質服務
一是健全領導組織機構，配備專職人員，分清職責范圍，為土地檔案的規(guī)范管理奠定組織保障。二是加強專業(yè)人員的業(yè)務培訓，應用現(xiàn)代先進技術，掌握和運用現(xiàn)代科學技術手段，吸納外地先進經驗與當?shù)貙嶋H相結合，營造良好有序的業(yè)務工作平臺，力求與省（市縣）檔案管理部門對接。為國土資源全方位管理提供優(yōu)質服務。
4.2 舍得資金投入，積極改善辦公條件，為土地檔案管理創(chuàng)建良好舒適的工作環(huán)境
一是改善辦公條件，創(chuàng)建良好氛圍。土地檔案管理水平與其他國土管理工作息息相關，要在主要領導高度重視，相關科室關注之下同步到位，步步到位。使其不受輕視和冷落，改過去庫房簡陋，設備陳舊落后為庫房寬敞明亮，設備齊全科學先進之局面；改過去資金不投入或少投入為主動積極投入為先的舉措。二是購置和配備現(xiàn)代化設備，如移動式檔案柜，微機工作臺，攝影投影機等。設立專房專庫專柜，力爭做到室內通風透光良好，防潮濕，防鼠蟲害，防污染等。整體環(huán)境清新，設備工具擺放整潔有序。
4.3 建立和健全相關規(guī)章制度，完善和規(guī)范土地檔案管理水平
一是建立工作人員崗位責任制：相關業(yè)務主管科室問責制。進一步明確土地檔案管理組織機構與其他業(yè)務科室對等待遇。二是接待與資料查閱制度，從一定意義上講，歷史檔案資料具有法律之功效，保密和回避機制在所難免，工作人員應從嚴掌握，仍然堅持主動，熱情優(yōu)質的“窗口”服務。三是規(guī)范和理順相關的業(yè)務程序和手續(xù)。按著規(guī)定設定相應的科目，依據類別及時主動投檔。對接程序一定要嚴謹，不脫節(jié)，不推諉扯皮。四是堅持以嚴肅認真求實態(tài)度處理佐證事宜，使其在土地糾紛和違法違章案件的處理上不留死角和后遺癥。
