時(shí)間：2023-06-01 15:44:28
序論：在您撰寫(xiě)檔案合規(guī)管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、檔案庫(kù)房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，非本室工作人員不得入內(nèi)。
二、保管檔案必須有專用庫(kù)房，并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。
三、檔案進(jìn)出庫(kù)房，要建立嚴(yán)格的登記制度，包括檔案收進(jìn)入庫(kù)，庫(kù)存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。
四、檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光的措施。
五、對(duì)新接收入庫(kù)檔案要嚴(yán)格檢查，對(duì)有蟲(chóng)蛀、發(fā)霉及其它問(wèn)題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫(kù)。
六、庫(kù)房?jī)?nèi)安置溫濕度計(jì)，每天定時(shí)測(cè)記。庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45-60％之間。
七、庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔，不得堆放與檔案無(wú)關(guān)的物品。
八、每學(xué)期結(jié)束前，要對(duì)案卷進(jìn)行總清點(diǎn)，檢查帳、卡、物是否相符。
九、每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫(kù)房門(mén)窗，切斷水、電源，確保檔案安全。
十、定期打掃庫(kù)房衛(wèi)生，保持庫(kù)房與檔案的清潔。
一、檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹(shù)立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密。
二、對(duì)各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查、借閱，并嚴(yán)格履行手續(xù)。查、借閱機(jī)密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三、對(duì)機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳，對(duì)機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。
四、凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無(wú)關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報(bào)和私人通信中暴露檔案機(jī)密。
五、利用者對(duì)所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管，及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場(chǎng)所。
關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；效率
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，在運(yùn)作的過(guò)程中必將需要涉及諸多要素，同時(shí)也必將存在一系列的問(wèn)題。當(dāng)前我國(guó)檔案管理中客觀地存在著一系列的問(wèn)題，這些問(wèn)題都需要我們不斷地加以解決與處理。在解決問(wèn)題的途徑與策略上必須要堅(jiān)持科學(xué)、合理、有序的原則，同時(shí)國(guó)家的主管部門(mén)要統(tǒng)籌兼?zhèn)洌瑥?qiáng)化引導(dǎo)，構(gòu)建交流平臺(tái)，從而有效地推動(dòng)檔案管理工作的高效發(fā)展。
一、檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
1、檔案管理制度缺失。關(guān)于建筑工程檔案管理的工作，我國(guó)政府在2001年的時(shí)候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業(yè)并沒(méi)有將檔案管理工作重視起來(lái)，政府所規(guī)定的一些利于規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)的措施，很多企業(yè)并沒(méi)有照此實(shí)施，通常都是根據(jù)自己的想法開(kāi)展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過(guò)程中就容易出現(xiàn)混亂的情況。
2、檔案內(nèi)容質(zhì)量不合格。在工程項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)因?yàn)闄n案管理中出現(xiàn)的一些常識(shí)性錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致檔案內(nèi)容質(zhì)量不過(guò)關(guān)，主要體現(xiàn)在，第一，檔案材料的收集不齊全，很多施工項(xiàng)目上一些需要記載的信息和蓋章，經(jīng)常會(huì)漏下；第二，檔案整理不規(guī)范，在日常工作中對(duì)檔案的不重視，就會(huì)出現(xiàn)文件遺失的情況，在后期的工作過(guò)程中需要用到的時(shí)候，就會(huì)用其他的類似文件去代替，用這種方式來(lái)逃避文件丟失的過(guò)錯(cuò)，使檔案內(nèi)容的質(zhì)量嚴(yán)重下降。
3、檔案管理人才匱乏，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。很多的檔案管理人員由于自身的專業(yè)水平不到位，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項(xiàng)目組完全就沒(méi)有設(shè)立檔案管理這項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，所以嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案管理知識(shí)熟練的專業(yè)人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質(zhì)大都不一致，且對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)過(guò)于傳統(tǒng)，并沒(méi)有跟上現(xiàn)代管理的節(jié)奏，導(dǎo)致工作責(zé)任心的缺失，自然工作效率也不高。
4、歸檔完整率、真實(shí)性有待提高。大多數(shù)的施工企業(yè)沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)家規(guī)定的程序，對(duì)檔案的操作程序進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保存，同時(shí)還出現(xiàn)一些為了使項(xiàng)目看起來(lái)更加完善，很多工作人員采取美化問(wèn)題的工作方式來(lái)編制管理檔案，這種做法嚴(yán)重的影響了檔案的完整性和真實(shí)性，降低了檔案本身存在的價(jià)值。
二、檔案管理的原則
首先，質(zhì)量控制是指相關(guān)的檔案管理部門(mén)要對(duì)成為檔案相應(yīng)的文件在規(guī)格、內(nèi)容設(shè)計(jì)等方面提出相應(yīng)的要求、標(biāo)準(zhǔn)，一定要運(yùn)用科學(xué)管理方法，將大量的信息資料予以全面性的系統(tǒng)收集、整理、登記與編制，從而有效地控制檔案的質(zhì)量。
其次，檔案管理的真實(shí)性控制是指我們?cè)谶M(jìn)行管理過(guò)程中一定要注重真實(shí)性的控制，尤其是構(gòu)建相關(guān)的歸檔制度和質(zhì)量檢查制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案的有效監(jiān)督與控制。
最后，全程控制就是指在管理的過(guò)程中應(yīng)將文件的鑒定、整理、歸檔及檔案的各環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，統(tǒng)一資源的配置，并成立相應(yīng)的監(jiān)控小組以實(shí)現(xiàn)整體優(yōu)化的管理目標(biāo)。
三、如何規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理的效率
1、加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度
檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務(wù)意識(shí)、管理水平、專業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強(qiáng)自身的知識(shí)素養(yǎng)，學(xué)會(huì)結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢(shì)，采用科學(xué)合理的管理方法，制定相適應(yīng)的管理措施，將建筑工程檔案管理的工作做的更完善。另外，檔案管理人員要時(shí)刻關(guān)注國(guó)家政府以及相關(guān)部門(mén)制定的政策，將其運(yùn)用的現(xiàn)實(shí)工作中。
2、加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作
依照標(biāo)準(zhǔn)的施工檔案材料的編制方法，是建筑企業(yè)最基礎(chǔ)的工作能力。一個(gè)施工團(tuán)隊(duì)在編制工程項(xiàng)目材料上出現(xiàn)問(wèn)題，他就不具備承包工程的條件。工程檔案的真實(shí)性和完整性就在于編制過(guò)程中是否專業(yè)。施工企業(yè)應(yīng)該要充分明確自己身上肩負(fù)的責(zé)任，提高檔案編制的規(guī)范性，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的檢查和監(jiān)督，嚴(yán)格依照建筑工程檔案管理的真實(shí)性和完整性編制，為后期工作的順利開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展
案卷質(zhì)量的高低將會(huì)直接影響到檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。實(shí)踐證明，案卷在材料的收集過(guò)程中能否做到準(zhǔn)確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動(dòng)自身的發(fā)展。檔案管理工作也同樣如此，未來(lái)的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來(lái)越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題。相反，實(shí)施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當(dāng)打字員與保管員的角色了。
結(jié)束語(yǔ)
在進(jìn)行建筑工作檔案管理的時(shí)候，需要結(jié)合建筑工程檔案的真是情況以及管理人員的需要，主動(dòng)的去整理和歸納一些需要的信息，這些都是需要在檔案中完整的呈現(xiàn)的，需要將這些信息整理統(tǒng)計(jì)成一份科學(xué)完善的報(bào)表，提供給管理決策人員作出科學(xué)的判斷，為項(xiàng)目工作的實(shí)施提供有力的保障。
參考文獻(xiàn)
[1]王振華.建筑工程檔案資料有效管理措施[J].山西建筑,2012,06:229-230.
關(guān)鍵詞：檔案；歸檔管理；措施
檔案是指在社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的原始記錄，其包含多種形式，并且具有良好的保存價(jià)值。檔案資源具有良好的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，對(duì)于社會(huì)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。因此在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)加大力度做好檔案歸檔并加強(qiáng)管理，以保證檔案資源安全，推進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步。
1 檔案科學(xué)化歸檔管理的重要意義
就檔案歸檔管理工作的具體情況來(lái)看，以往檔案管理模式下，檔案工作人員往往依賴手工操作對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，此種情況下不僅無(wú)法取得理想的檔案歸檔管理效率，甚至?xí)斐扇肆Y源的嚴(yán)重浪費(fèi)，檔案管理安全性不足，嚴(yán)重影響檔案歸檔管理工作質(zhì)量。而隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸得到廣泛應(yīng)用，基于信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之上的電子檔案逐漸形成，檔案資料收集、存儲(chǔ)、分類與統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)操作更為便捷，切實(shí)提高了檔案歸檔管理的工作效率?；谟?jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔管理，促進(jìn)體系化管理的順利實(shí)現(xiàn)，通過(guò)檔案信息與載體的分離利用，便于檔案信息與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)關(guān)系，有效提高了檔案歸檔工作質(zhì)量和效率，突破時(shí)間與空間的限制，促進(jìn)檔案資源利用價(jià)值的最大化發(fā)揮，因此檔案科學(xué)化歸檔管理具有重要意義。
電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，其在檔案歸檔存儲(chǔ)的方式也發(fā)生明顯轉(zhuǎn)變，以VCD、DVD光碟、大容量移動(dòng)硬盤(pán)等作為主要載體的，對(duì)檔案資源進(jìn)行存儲(chǔ)，使得檔案信息資源的讀取和利用更為便捷高效、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)且不易損壞，所受外部影響較小，具有良好的穩(wěn)定性?？梢哉f(shuō)，電子檔案的形成，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在一定程度上拓寬了檔案事業(yè)的發(fā)展空間，推進(jìn)檔案歸檔管理向更高的管理階段邁進(jìn)。
2 當(dāng)前檔案歸檔管理中存在的不足
2.1 文書(shū)檔案的管理水平難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求
長(zhǎng)期以來(lái)，文書(shū)處理和檔案管理由不同的部門(mén)負(fù)責(zé)，影響了文書(shū)檔案的管理效率，削弱了檔案的信息服務(wù)功能。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷地被開(kāi)發(fā)和利用，各單位對(duì)文書(shū)檔案的歸檔管理要求更高了。管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。
2.2 文書(shū)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
一些文書(shū)檔案管理人員，對(duì)檔案分類、立卷等技能掌握不夠熟練，導(dǎo)致文書(shū)檔案收集范圍不明確、立卷不符合規(guī)范等問(wèn)題。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。
2.3 保密意識(shí)淡薄
在日常工作中，由于受“無(wú)密可保”、“有密難保”、“保密無(wú)用”等思想的影響，對(duì)檔案保密重要性的認(rèn)識(shí)不夠，一定程度上影響了檔案的保密工作。
3 新形勢(shì)下做好檔案歸檔管理的具體策略
3.1 采用辦公自動(dòng)化
隨著計(jì)算機(jī)在社會(huì)生產(chǎn)生活中的廣泛應(yīng)用，社會(huì)群體工作質(zhì)量與效率明顯提升，檔案歸檔管理工作也不例外，為切實(shí)提高社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下檔案歸檔管理工作效率，應(yīng)當(dāng)積極采用辦公自動(dòng)化，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以合理應(yīng)用，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，規(guī)范存儲(chǔ)至辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，安排專門(mén)的檔案人員進(jìn)行管理，令檔案信息供檔案人員與技術(shù)人員共享，從而全面提高檔案歸檔管理有效性。在檔案歸檔管理工作中，通過(guò)辦公自動(dòng)化的方式能夠簡(jiǎn)化檔案查詢環(huán)節(jié)，并有效解決了檔案存儲(chǔ)的空間，提高檔案歸檔工作效率，從而為檔案管理工作的科學(xué)化開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)。
3.2 及時(shí)歸檔管理
在檔案歸檔管理工作中，為保證檔案信息資源安全，及時(shí)做好歸檔工作，檔案管理各部門(mén)、各實(shí)體以及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在檔案管理過(guò)程中及時(shí)做好歸檔工作，尤其是在資料形成過(guò)程中應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)檔案資源進(jìn)行收集和整理，及時(shí)鑒定并移交。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)充分行駛自身職責(zé)，定期對(duì)檔案收集與整理工作進(jìn)行檢查與監(jiān)督，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的第一實(shí)踐進(jìn)行妥善處理，以保證檔案歸檔管理的規(guī)范性和可靠性。
3.3 加強(qiáng)檔案的管理
為保證檔案歸檔管理的有效性，保證檔案資源安全，應(yīng)當(dāng)積極采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，切實(shí)降低檔案資源的安全隱患。這就要求檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)將檔案保密制度嚴(yán)格落實(shí)到實(shí)際工作中，安排專門(mén)人員負(fù)責(zé)檔案歸檔中的檔案，并實(shí)行責(zé)任制度，強(qiáng)化檔案管理人員的崗位意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，從而切實(shí)保證檔案安全，提高檔案歸檔管理的有效性。也就是說(shuō)在檔案歸檔管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法律并認(rèn)真貫徹執(zhí)行相關(guān)法規(guī)，加強(qiáng)檔案歸檔管理，規(guī)范檔案移交、銷毀等環(huán)節(jié)，切實(shí)保證檔案的安全性。
檔案應(yīng)單獨(dú)裝訂保存，嚴(yán)禁與非密級(jí)檔案材料進(jìn)行混卷裝訂，避免造成檔案在利用中出現(xiàn)擴(kuò)散問(wèn)題。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得隨意閱覽、復(fù)制、傳真和摘錄檔案內(nèi)容，更不得私自撕拆、涂改。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查、維護(hù)，確保安全。
3.4 采用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理文書(shū)檔案
要注意檔案保管設(shè)備的技術(shù)性安全，特別是設(shè)備不能鏈接到互聯(lián)網(wǎng)上，防止信息被竊取或丟失。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)中存在太多的不穩(wěn)定因素，解決這個(gè)問(wèn)題目前沒(méi)有太好的方法，我們現(xiàn)階段采取的最安全的管理方式就是獨(dú)立進(jìn)行管理。
3.5 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
從檔案發(fā)展的方向看，要提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，必須掌握現(xiàn)代化技術(shù)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案維護(hù)、介入檔案的形成與儲(chǔ)存，確保電子檔案的安全和完整，促進(jìn)電子檔案走上規(guī)范化有序管理。檔案管理者必須掌握科技信息技術(shù)，并熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)和其他電子設(shè)備進(jìn)行電子檔案的使用、維護(hù)、管理，否則管理人員根本無(wú)法從事電子檔案的形成和保管工作，也無(wú)法參與電子文件管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)。維護(hù)電子檔案的完整與安全，同各種危害電子檔案的因素如計(jì)算機(jī)病毒、盜竊、篡改等行為作斗爭(zhēng)。
結(jié)束語(yǔ)
總而言之，隨著現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，社會(huì)活動(dòng)更加復(fù)雜化與多樣化，檔案歸檔管理的難度也明顯加大。為保證檔案歸檔管理工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案資源利用價(jià)值的最大化發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況積極完善n案歸檔管理相關(guān)制度，規(guī)范檔案歸檔諸多環(huán)節(jié)，提高檔案立卷質(zhì)量，從而確保檔案資源能夠?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，并推進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]侯婧.談企業(yè)電子檔案的歸檔管理[J].檔案管理，2015（5）：91-92.
文書(shū)檔案的收集與歸檔工作從屬各機(jī)關(guān)單位開(kāi)展管理工作的關(guān)鍵部分，是提高單位管理工作效率與質(zhì)量的前提條件。此外，文書(shū)檔案也是對(duì)各單位發(fā)展歷程的記載，可為單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展與科學(xué)決策提供參考依據(jù)。例如，我集團(tuán)公司的每年產(chǎn)生的文件材料很多，黨委會(huì)議紀(jì)要、紀(jì)檢要文、工會(huì)通知、計(jì)劃任務(wù)書(shū)、審計(jì)報(bào)告、總工辦會(huì)簽、談話記錄、請(qǐng)示、批復(fù)、決定、決議、通知、工程申請(qǐng)、后勤簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表、發(fā)言稿、合作協(xié)議、日程安排、考核評(píng)定辦法、制度規(guī)定等文件材料，將它們積極有效的收集與歸檔，不僅能確保各種文件材料的完整性與正確性，而且還能將重要的文件材料進(jìn)行詳細(xì)記錄和保存，有利于決策者深刻了解單位自身的發(fā)展情況，以便盡早的制定與調(diào)整科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。對(duì)此，加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作，是相關(guān)管理部門(mén)和檔案管理者應(yīng)重點(diǎn)研究與探討的問(wèn)題。
二、辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作的不足之處
(一)歸檔文件材料的收集不全面
在辦公室文書(shū)檔案的管理過(guò)程中,通常會(huì)見(jiàn)到歸檔文件收集不齊全的情況,具體包括未經(jīng)檔案人員收集記錄的各種文件資料。該類資料的內(nèi)容廣泛，來(lái)源渠道較多，具備重要的參考價(jià)值等。文件材料一旦遺留在其他的人員或者部門(mén)，無(wú)法完整的收集回來(lái)，必將影響檔案人員的歸檔工作。加上部分文書(shū)檔案的管理人員多為兼職人員，缺乏充足的時(shí)間與精力來(lái)整理與保管檔案資料，或因種種因素而無(wú)法及時(shí)進(jìn)行檔案文件的歸檔工作等，這些均能導(dǎo)致文書(shū)檔案文件材料無(wú)法及時(shí)的收集完整。
(二)檔案文件材料的收集力度不夠
當(dāng)前，由于多數(shù)檔案人員沒(méi)有高度重視檔案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最終造成大部分的文件資料丟失或者缺損。具體原因主要包括：
1.各部門(mén)的檔案管理流程不規(guī)范，各種文件資料隨意擺放，混亂不堪，不能及時(shí)歸檔;
2.各單位的歸檔模式不科學(xué)，主要存檔文字檔案較多，對(duì)于電子文書(shū)檔案的收集與歸檔意識(shí)淡薄;
3.文書(shū)檔案的連續(xù)性完整性不夠好，文件資料不完整，普遍出現(xiàn)文件資料斷章、斷頁(yè)、缺時(shí)間、缺單位落款公章等不齊全的情況，或者有正文缺發(fā)文稿，或有發(fā)文稿有正文但是缺定稿的情況，遇到這些情況，我們立即要求有關(guān)部門(mén)補(bǔ)交文件缺失部分才給予收集歸檔;
4.文件材料的可靠性差。有些單位或檔案部門(mén)為應(yīng)付上級(jí)的檢查，通常模擬前幾年的數(shù)據(jù)展開(kāi)評(píng)估，致使檔案文件的歷史性與真實(shí)性喪失。
(三)檔案人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)與工作責(zé)任心
在文書(shū)檔案的管理過(guò)程中，由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無(wú)編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳎募牧戏稚⒉缓霉芾砗屠貌殚?。具體表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒(méi)有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒(méi)有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無(wú)法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此，針對(duì)上述存在的管理問(wèn)題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
三、如何加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作
(一)強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)
作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書(shū)檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書(shū)檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對(duì)于檔案文件的收集期間存在的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向各部門(mén)反饋，并要求其修改。對(duì)不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。同時(shí)也要爭(zhēng)取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開(kāi)展。
(二)構(gòu)建和健全文書(shū)檔案收集與歸檔工作的管理制度
首先，檔案管理人員必須明確文書(shū)檔案收集的時(shí)間、歸檔范圍、保管期限及注意事項(xiàng)，保證檔案收集與整理工作的正常有效地開(kāi)展。根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，依照相關(guān)法規(guī)與職責(zé)分工的制度，合理確定切合實(shí)際的檔案文件材料歸檔范圍，同時(shí)給予相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進(jìn)檔案收集的工作順利進(jìn)行。另外，還應(yīng)明確規(guī)定檔案的歸檔期限，通常要求辦公室的文書(shū)檔案必須在檔案形成后的次年首季度完成收集與歸檔，集中統(tǒng)一進(jìn)行保管，不得私自留作它用。明確規(guī)范文書(shū)檔案的歸檔期限，能顯著提升其的收集效率，激發(fā)檔案收集人員的工作積極性。各單位各公司應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況適時(shí)更新文書(shū)檔案的管理制度，以滿足不同階段的檔案管理需求。
(三)加強(qiáng)臨時(shí)性檔案文件材料的收集
在各單位中因部分人員的調(diào)動(dòng)或者離職，往往會(huì)有少量的重要文件遺留在他們手中，導(dǎo)致檔案文件資料無(wú)法及時(shí)歸檔，甚至丟失。對(duì)此，負(fù)責(zé)管理文書(shū)檔案的人員應(yīng)定期在每年的年初開(kāi)始收集與整理上一年度的文書(shū)檔案，重點(diǎn)加強(qiáng)臨時(shí)性檔案資料的收集工作。比如召開(kāi)重大會(huì)議之后，應(yīng)及時(shí)通知各部門(mén)收集完整的會(huì)議資料。當(dāng)發(fā)生人員調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，可以及時(shí)通知這類人要交出他們柜中的經(jīng)手的文件，作為檔案文件提供給大家今后好查閱，使其的意義和利用價(jià)值最大化;時(shí)檔案管理部門(mén)的工作人員，必須嚴(yán)格把好相臨時(shí)性文件材料的移交接收工作，及時(shí)將他們交來(lái)的文件材料給予對(duì)應(yīng)交接，將收集完整的檔案文件編好打印成移交清單或移交目錄兩份或三份，簽上移交人和接收人的名字，移交人和接收人雙方各持一份備查，保證離職或調(diào)動(dòng)人員手上的文件材料能交給檔案管理部門(mén)。
(四)更新文件材料的收集與整理方式
檔案工作管理人員應(yīng)不斷增強(qiáng)自身的檔案管理工作知識(shí)，適時(shí)更新文書(shū)檔案的收集與整理方式，將坐等上門(mén)的收集歸檔工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)主動(dòng)到各個(gè)部門(mén)去收集。各方面要緊密聯(lián)系，積極引導(dǎo)和教育有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和同事，根據(jù)檔案工作的管理需要，交出交好文件資料，變被動(dòng)交為主動(dòng)交，變不情愿交為自愿交、自愿提供。檔案工作管理人員應(yīng)全面了解和掌握其在不同時(shí)期的各種文件材料，按照類別來(lái)收集，完成相關(guān)檔案文件的立卷歸檔工作。工作要善于多實(shí)踐、多溝通、多摸索，從而有利于檔案人員熟悉和掌握文書(shū)檔案管理工作，并深刻了解文書(shū)檔案的歷史性、現(xiàn)實(shí)性、連續(xù)性。因此，檔案部門(mén)的工作人員應(yīng)在具體實(shí)踐中及時(shí)發(fā)現(xiàn)、了解及收集有關(guān)的歸檔文件材料，確保文書(shū)檔案的收集完整。
2000年12月6日中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》正式頒布實(shí)施，結(jié)束了文書(shū)檔案過(guò)去以六個(gè)特征為主的傳統(tǒng)組卷方法，開(kāi)始了簡(jiǎn)便易操作的歸檔文件整理。我縣自2002年開(kāi)始，大部分機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案整理適用歸檔文件整理方法。歸檔文件整理就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，并使之有序化的過(guò)程。在這里，需要理解“件”的含義。何為“件”？“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與簽批單、底稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。“為一件”就是將文件材料的實(shí)體裝訂在一起，編目時(shí)也被視為一條條目。
一般情況下，歸檔文件整理大致有文件材料收集、分年度、分級(jí)別、分類別、分保管期限、文件裝訂、排列、加蓋填寫(xiě)歸檔章、編目、裝盒、入庫(kù)等程序。
收集工作就是按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定要求，通過(guò)一定的方式和手續(xù)，把分散在機(jī)關(guān)各科室部門(mén)、個(gè)人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到單位檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作中極為重要的一環(huán)，文件材料收集要做到齊全完整。
對(duì)于文書(shū)檔案，要依照國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》對(duì)單位文書(shū)檔案材料進(jìn)行收集，要以“我”為主，即本機(jī)關(guān)單位形成的文件材料是收集歸檔重點(diǎn)。我們不僅要重視紅頭文件，還應(yīng)重視其他非紅頭形式文件收集，如會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)報(bào)告、黨團(tuán)員（干部）名冊(cè)、介紹信、人員調(diào)配、工資表、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等等?？傊?，凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
分年度就是區(qū)分文件材料的所屬年度，把不同年度的文件分開(kāi)。不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。一般根據(jù)文件成文最后的落款日期進(jìn)行劃分。有幾種特殊情況：跨年度召開(kāi)的會(huì)議文件材料歸入會(huì)議結(jié)束年；跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結(jié)的年度；跨年度的復(fù)文一般應(yīng)與來(lái)文或去文一起歸入復(fù)文的年度；跨年度的計(jì)劃規(guī)劃歸入開(kāi)始年，跨年度的總結(jié)歸入最后一年。
分級(jí)別就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開(kāi)整理。但對(duì)聯(lián)系密切的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)等，不能為了分級(jí)別而將其分割開(kāi)。實(shí)際操作中我們可將文件大致分為國(guó)家、省、市、縣等級(jí)別。
分類別就是根據(jù)本機(jī)關(guān)制定的文書(shū)檔案分類方案，將每份文件進(jìn)行分類?？煞譃榻M織機(jī)構(gòu)分類法和問(wèn)題分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門(mén)進(jìn)行分類。問(wèn)題分類法，就是按照文件材料所記述和反映的問(wèn)題進(jìn)行分類。我縣大部分機(jī)關(guān)單位采用“問(wèn)題分類法”，都制定了《本機(jī)關(guān)文書(shū)檔案分類方案》，依據(jù)該方案對(duì)文件進(jìn)行劃分類別，在劃分類別時(shí)一般同時(shí)要求提煉出歸檔文件的主題詞，將文件所在類別和主題詞用鉛筆在文件左上角標(biāo)出。
機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。劃分保管期限時(shí)要按照本機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限規(guī)定進(jìn)行。在這里，我們將國(guó)家檔案局8號(hào)令第七、八條關(guān)于文書(shū)檔案永久、定期的內(nèi)容摘錄如下，供參照劃分期限。
永久保管的文書(shū)檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；
（六）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；
（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。
定期保管的文書(shū)檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；
（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制
發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；
（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。
文件裝訂就是采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位裝訂在一起。一般采用棉線使用縫紉機(jī)或“三孔一線”方法左側(cè)裝訂，且將文件左、下側(cè)對(duì)齊。裝訂前應(yīng)對(duì)破損的、字跡易褪變的文件進(jìn)行修裱、復(fù)制，對(duì)超大紙張的文件進(jìn)行折迭，去除文件上易銹蝕的金屬物等；裝訂時(shí)，要按一定順序給文件排序，一般順序?yàn)椋赫脑谇?，簽批單、底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，?fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來(lái)文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。
文件排列，就是依據(jù)事由原則確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序的過(guò)程。機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的文件排序首先需在同一個(gè)保管期限內(nèi)將同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的時(shí)間先后順序排列。其次將不同事由的文件按照文書(shū)檔案分類方案中的不同問(wèn)題、分類集中排列起來(lái)。對(duì)于某一次會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、信息簡(jiǎn)報(bào)等成套性的文件應(yīng)集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限來(lái)劃定。
歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁(yè)上端居中空白位置。項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、件號(hào)、類別、保管期限、盒號(hào)等。式樣如下：
蓋歸檔章和填寫(xiě)內(nèi)容時(shí)需用耐久性材料，如紅色印泥、碳素墨水等。
全宗號(hào)是檔案館給立檔單位所編制的代號(hào)。沒(méi)有向縣檔案館進(jìn)行過(guò)移交的單位沒(méi)有全宗號(hào)，暫時(shí)可不填寫(xiě)，待檔案館給定全宗號(hào)后再填寫(xiě)。
類別是按單位制定的文書(shū)檔案分類方案中的大類，可簡(jiǎn)寫(xiě)為“一、二、三”等。
年度是歸檔文件的形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，如“2005”，不能簡(jiǎn)化為“05”。
期限是按照已確定的歸檔文件保管期限，分別填寫(xiě)“永、30年、10年”。
件號(hào)是文件的排列順序號(hào)，同一保管期限、同一年度內(nèi)從“1”開(kāi)始編號(hào)，即永久、30年、10年分別編號(hào)，每年形成三個(gè)流水號(hào)。
盒號(hào)是文件所存放的檔案盒位置號(hào)。同一保管期限從“1”開(kāi)始編號(hào)，可一年一年續(xù)編；也可以同一保管期限、同一年度內(nèi)從“1”開(kāi)始，即永久、30年、10年分別編號(hào)，每年形成三個(gè)流水號(hào)。
裝盒將歸檔文件按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒?；疽笫菍⑼荒甓取⑼槐９芷谙薜臍w檔文件，根據(jù)檔案數(shù)量多少裝不同規(guī)格型號(hào)的檔案盒。不同年度、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)混裝入同一盒內(nèi)。同一類別的檔案可根據(jù)數(shù)量多少可裝一盒或多盒，保證檔案材料與盒的厚度適宜即可。
盒脊及封面和備考表需填寫(xiě)完整仔細(xì)。盒脊及封面要與歸檔章填寫(xiě)項(xiàng)目一致，并注意規(guī)范整潔，美觀大方。封面主要填寫(xiě)的項(xiàng)目是全宗名稱即立檔單位的全稱；盒脊背填寫(xiě)項(xiàng)目主要包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等，其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一份歸檔文件的件號(hào)和最后一份歸檔文件的件號(hào)，中間用“—”連接。結(jié)合實(shí)際操作，建議盒脊背與封面內(nèi)容均沿盒線居中的位置用印章加蓋。備考表主要是對(duì)盒內(nèi)歸檔文件作必要的注釋說(shuō)明，主要包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期，其中，盒內(nèi)文件情況說(shuō)明重點(diǎn)填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
編目即編制歸檔文件目錄，需按照排定好的順序以“件”為單位逐一編目。在目錄中一件即為一條條目。結(jié)合縣檔案館使用的八九數(shù)碼檔案管理軟件信息系統(tǒng)，為便于移交檔案目錄轉(zhuǎn)入軟件數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔文件目錄使用Excel格式，內(nèi)容設(shè)置樣式如下：
全宗名稱為立檔單位全稱。
年度為歸檔文件形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。
保管期限為永久、30年、10年。
盒號(hào)、件號(hào)與歸檔章上的填寫(xiě)保持一致。
文號(hào)為文件的發(fā)文字號(hào)。
題名為文件標(biāo)題，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的應(yīng)自擬標(biāo)題，外加方括號(hào)“[]”。
責(zé)任者為發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文是多個(gè)責(zé)任者的，可填主辦單位。
成文時(shí)間為文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“20050102”。
頁(yè)數(shù)為該份歸檔文件的總頁(yè)數(shù)，文件中只要有圖文的頁(yè)面均為一頁(yè)。
備注填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。
關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化時(shí)代 科學(xué)化 規(guī)范化
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
1檔案管理工作改革的困難和重點(diǎn)
1.1大多數(shù)人對(duì)檔案管理工作的重視不夠
許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的記錄和抄寫(xiě)，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補(bǔ)查，需要用時(shí)取出即可。大多數(shù)人由于對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡(jiǎn)單流程，所以對(duì)其不夠重視，認(rèn)為這是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作。正是這種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，才導(dǎo)致了檔案管理工作的長(zhǎng)期停滯不前，更新緩慢，改革工作無(wú)從下手。其實(shí)檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來(lái)只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點(diǎn)工作。他們認(rèn)為搞好檔案工作并不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，更不會(huì)實(shí)現(xiàn)任何社會(huì)效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現(xiàn)了諸多檔案管理方面的問(wèn)題。
1.2檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)
每年，巨大的檔案變動(dòng)、更新、調(diào)取和維護(hù)工作確實(shí)是檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時(shí)?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多檔案在交接時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)亂和丟失。因?yàn)闄n案一旦錯(cuò)亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫(xiě)和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時(shí)的，會(huì)嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。應(yīng)著力加強(qiáng)檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時(shí)，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。檔案管理工作者更應(yīng)該負(fù)起重要責(zé)任，告知調(diào)取和變動(dòng)檔案的人員相關(guān)規(guī)定，告知擅自調(diào)取或是刪改檔案的嚴(yán)重后果和所應(yīng)負(fù)起的法律責(zé)任，做到完成本職工作的基礎(chǔ)上，時(shí)刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。
1.3檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)
很多人由于缺乏對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)，在面對(duì)檔案工作時(shí)只是應(yīng)付而已，甚至對(duì)本人的檔案都不夠重視，沒(méi)有充分考慮到檔案對(duì)今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒(méi)有及時(shí)更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來(lái)了極大的不便。這充分說(shuō)明檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時(shí)明確的告知檔案持有人有關(guān)檔案的相關(guān)事項(xiàng)，明確檔案持有人的責(zé)任和不重視檔案可能造成的不良后果。
1.4當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化
多年來(lái)檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫(xiě)的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫(xiě)時(shí)容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時(shí)需要分類，分類時(shí)很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時(shí)不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲(chǔ)需要檔案室，檔案室不宜空氣潮濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見(jiàn)，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且對(duì)于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導(dǎo)致大量重要的檔案丟失，造成嚴(yán)重的后果。
2檔案管理工作的對(duì)策及思考
2.1強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序
強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時(shí)在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。與此同時(shí)，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作主動(dòng)性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。
2.2檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行
檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致檔案丟失或失真，所以交接時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒(méi)有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時(shí)歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
2.3健全檔案管理制度
健全檔案管理制度時(shí)應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。首先應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過(guò)規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過(guò)程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲(chǔ)的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問(wèn)題被損壞或丟失。
關(guān)鍵詞：土地管理；檔案；規(guī)范；研究
中圖分類號(hào)：[Z-0014] 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-0432（2012）-05-0037-1
土地檔案管理是全方位國(guó)土資源管理的重要組成部分。它在處理和協(xié)調(diào)土地糾紛，查處違法違章案件都具有佐證、公平、公正的作用。實(shí)踐證明，完善和規(guī)范土地檔案管理，在國(guó)土資源的依法管理中具有舉足輕重的地位。就其調(diào)查情況看，根據(jù)當(dāng)前國(guó)土管理的新形勢(shì)，新特點(diǎn)需要，還存在著亟待解決的問(wèn)題，值得研究。
1 土地檔案管理的基本涵義
主要是指對(duì)土地地政、地籍、規(guī)劃、執(zhí)法監(jiān)察、資源信息等在時(shí)間上和空間上將所積累的行政和技術(shù)資料，用文書(shū)檔案形式加以保存和使用。作為歷史資料以備查詢。以史為鑒，服務(wù)后人。所謂管理，就是講這些珍貴資料通過(guò)科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)手段和現(xiàn)代整合，加以完善和規(guī)范管理，進(jìn)而使土地檔案管理工作達(dá)到科學(xué)化、規(guī)范化，具備實(shí)用性和可操作性。并具有法制佐證，公平公正之功能。
2 土地檔案在國(guó)土資源管理中的地位和作用
檔案是記敘歷史的載體，在客觀上是靜止存在的文書(shū)和史志資料，具有收藏和借鑒的價(jià)值。檔案資料和志書(shū)價(jià)值無(wú)限，無(wú)時(shí)不告誡后人，服務(wù)后人。那么，土地檔案管理，伴隨著國(guó)土資源管理事業(yè)的發(fā)展，其功效充分顯現(xiàn)，已經(jīng)成為國(guó)土管理事業(yè)不可缺少的組成部分。其地位和作用不可忽視。一是土地檔案是記敘土地歷史的文書(shū)鑒證，也具有借鑒和應(yīng)用價(jià)值。自從20世紀(jì)80年代土地管理系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)組建以來(lái)，土地檔案從農(nóng)業(yè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移過(guò)來(lái)，存在著應(yīng)用綱目和類型不完整性，但是，記錄的土地歷史是真實(shí)的，全面的，具有可信度。仍然可以借鑒與應(yīng)用。二是土地檔案具有科學(xué)性，實(shí)用性和可操作性。隨著土地管理事業(yè)的發(fā)展，土地檔案管理日趨完善，在悠久歷史長(zhǎng)河中對(duì)土地的動(dòng)態(tài)有著詳細(xì)真實(shí)的記錄，尤其對(duì)全國(guó)首次開(kāi)展土地詳查，地籍調(diào)查，土地規(guī)劃等科技成果資料及相關(guān)圖件都有著翔實(shí)可靠的記載，對(duì)今后應(yīng)用其成果進(jìn)行國(guó)土資源的科技研究，具有科學(xué)性、現(xiàn)勢(shì)性和可操作性。三是土地檔案對(duì)土地糾紛處理和違法違章查處具有法制佐證，公平公正作用。詳實(shí)的檔案資料是證據(jù)。因而賦予法律責(zé)任，具備法制功能。
3 土地檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題
一是國(guó)土主觀部門(mén)對(duì)土地檔案的管理，重使用輕管理。主要反映在人員配備，相關(guān)制度缺失，業(yè)務(wù)規(guī)范等問(wèn)題。二是資金投入不足，設(shè)備簡(jiǎn)陋陳舊，更新難度大。三是內(nèi)部業(yè)務(wù)處理不規(guī)范，不及時(shí)投檔，不裝訂，不整理現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。應(yīng)用現(xiàn)代設(shè)備操作有誤區(qū)。資料庫(kù)資質(zhì)資格不充分，查閱資料有時(shí)證據(jù)不足。佐證作用減弱。四是鄉(xiāng)鎮(zhèn)國(guó)土所檔案管理問(wèn)題較多，主要反映在庫(kù)房緊張，設(shè)備不全。內(nèi)部業(yè)務(wù)處理不規(guī)范。
4 完善和規(guī)范土地檔案管理的對(duì)策與措施
為適應(yīng)國(guó)土管理新形勢(shì)，新特點(diǎn)需要，創(chuàng)建土地管理新秩序，維護(hù)土地市場(chǎng)的法制氛圍，完善和規(guī)范土地檔案管理都具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。
4.1 強(qiáng)化國(guó)土管理部門(mén)的監(jiān)督力度，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，列入工作日程，為營(yíng)造國(guó)土管理新秩序提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
一是健全領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)，配備專職人員，分清職責(zé)范圍，為土地檔案的規(guī)范管理奠定組織保障。二是加強(qiáng)專業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，吸納外地先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與當(dāng)?shù)貙?shí)際相結(jié)合，營(yíng)造良好有序的業(yè)務(wù)工作平臺(tái)，力求與?。ㄊ锌h）檔案管理部門(mén)對(duì)接。為國(guó)土資源全方位管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
4.2 舍得資金投入，積極改善辦公條件，為土地檔案管理創(chuàng)建良好舒適的工作環(huán)境
一是改善辦公條件，創(chuàng)建良好氛圍。土地檔案管理水平與其他國(guó)土管理工作息息相關(guān)，要在主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，相關(guān)科室關(guān)注之下同步到位，步步到位。使其不受輕視和冷落，改過(guò)去庫(kù)房簡(jiǎn)陋，設(shè)備陳舊落后為庫(kù)房寬敞明亮，設(shè)備齊全科學(xué)先進(jìn)之局面；改過(guò)去資金不投入或少投入為主動(dòng)積極投入為先的舉措。二是購(gòu)置和配備現(xiàn)代化設(shè)備，如移動(dòng)式檔案柜，微機(jī)工作臺(tái)，攝影投影機(jī)等。設(shè)立專房專庫(kù)專柜，力爭(zhēng)做到室內(nèi)通風(fēng)透光良好，防潮濕，防鼠蟲(chóng)害，防污染等。整體環(huán)境清新，設(shè)備工具擺放整潔有序。
4.3 建立和健全相關(guān)規(guī)章制度，完善和規(guī)范土地檔案管理水平
一是建立工作人員崗位責(zé)任制：相關(guān)業(yè)務(wù)主管科室問(wèn)責(zé)制。進(jìn)一步明確土地檔案管理組織機(jī)構(gòu)與其他業(yè)務(wù)科室對(duì)等待遇。二是接待與資料查閱制度，從一定意義上講，歷史檔案資料具有法律之功效，保密和回避機(jī)制在所難免，工作人員應(yīng)從嚴(yán)掌握，仍然堅(jiān)持主動(dòng)，熱情優(yōu)質(zhì)的“窗口”服務(wù)。三是規(guī)范和理順相關(guān)的業(yè)務(wù)程序和手續(xù)。按著規(guī)定設(shè)定相應(yīng)的科目，依據(jù)類別及時(shí)主動(dòng)投檔。對(duì)接程序一定要嚴(yán)謹(jǐn)，不脫節(jié)，不推諉扯皮。四是堅(jiān)持以嚴(yán)肅認(rèn)真求實(shí)態(tài)度處理佐證事宜，使其在土地糾紛和違法違章案件的處理上不留死角和后遺癥。
