時(shí)間：2023-07-24 16:16:17
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關(guān)鍵詞：物業(yè)管理 物業(yè)檔案 規(guī)范化管理
一、規(guī)范物業(yè)檔案管理的必要性
物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、業(yè)主有保存和查考利用價(jià)值的各種歷史記錄。物業(yè)檔案管理是在物業(yè)管理過程中適時(shí)地做好物業(yè)文件與檔案的形成、收集、整理、歸檔、提供利用工作，促進(jìn)物業(yè)服務(wù)水平與效率的提高。
物業(yè)檔案管理是物業(yè)企業(yè)的基礎(chǔ)工作之一。物業(yè)企業(yè)綜合管理水平對(duì)物業(yè)檔案管理有制約性，而規(guī)范物業(yè)檔案管理對(duì)提高物業(yè)管理整體水平有不可忽視的重要作用。二者相輔相成。
二、物業(yè)檔案的構(gòu)成
物業(yè)檔案的基本構(gòu)成如下：
1．物業(yè)清冊(cè)：反映所有物業(yè)單元、公用區(qū)域狀況及權(quán)屬狀況。包括房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完好情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等；
2．物業(yè)租售檔案：包括租售合同、物業(yè)權(quán)屬證明、房屋安全鑒定材料、同意出（轉(zhuǎn)）租文件、公證書等。
3．業(yè)主及住戶檔案：反映各單元業(yè)主及住戶的情況。包括戶主類型、姓名、年齡、職業(yè)、家庭人口數(shù)量及結(jié)構(gòu)、聯(lián)系電話、入住通知。
4．物業(yè)保養(yǎng)維修檔案：包括保養(yǎng)計(jì)劃、維修審批表、修繕圖紙、驗(yàn)收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、材料單。
5．物業(yè)服務(wù)檔案：物業(yè)部門在開展公共服務(wù)和專門服務(wù)中形成的檔案。包括：綠化、環(huán)衛(wèi)、保安、車輛管理、出租等產(chǎn)生的檔案。
6．物業(yè)收費(fèi)臺(tái)帳（冊(cè)）：是物業(yè)中各單元業(yè)主及住戶繳費(fèi)情況一覽檔案。
7．物業(yè)經(jīng)營(yíng)檔案：物業(yè)企業(yè)在開展經(jīng)營(yíng)和物業(yè)延伸服務(wù)時(shí)形成的檔案。
在上述檔案中，物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨(dú)有，是物業(yè)檔案規(guī)范化管理的主攻方向，可以為提高物業(yè)管理水平，改善服務(wù)質(zhì)量提供保障，必須尤其重視。
三、物業(yè)檔案規(guī)范化管理的
基本要求和實(shí)施方法
我們通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前物業(yè)檔案管理中存在的問題有：
首先，缺少統(tǒng)一管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，基礎(chǔ)工作不規(guī)范（分類不統(tǒng)一，案卷形態(tài)不統(tǒng)一，保管期限不明確），操作上隨意性較強(qiáng)。即便同一物業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的各下屬公司也如是。
其次，多數(shù)物業(yè)企業(yè)的檔案沒有集中統(tǒng)一管理，而是按內(nèi)部機(jī)構(gòu)的劃分將檔案分開存放，使檔案的完整性和安全性得不到保證。比如：有的物業(yè)公司將售房檔案放在上級(jí)公司，基建檔案和行政檔案放在本公司辦公室，業(yè)主檔案和維修檔案放在房管部，財(cái)務(wù)檔案則由財(cái)務(wù)部單獨(dú)管理。
第三，物業(yè)公司與業(yè)主之間信息不對(duì)稱，缺少檔案信息公示，是造成管理者與業(yè)主（客戶）矛盾的主要原因之一。
第四，對(duì)兼職檔案管理員缺少檔案專業(yè)培訓(xùn)，沒有掌握檔案管理基本技能，影響物業(yè)檔案管理水平。
通過深入細(xì)致的研究，依據(jù)檔案管理理論與操作規(guī)范，結(jié)合物業(yè)管理特點(diǎn)，金隅集團(tuán)制訂了《物業(yè)企業(yè)檔案管理暫行辦法》，其主要思路和實(shí)施控制要點(diǎn)如下：
1．要規(guī)范物業(yè)檔案管理，首先要建立物業(yè)檔案管理制度和規(guī)范，并明確物業(yè)檔案管理人員職責(zé)。
“制定一套規(guī)范，明確一個(gè)管理責(zé)任者”，并且做到制度配套，操作性強(qiáng)，責(zé)任者明確，這是物業(yè)檔案管理規(guī)范化的第一要點(diǎn)。
檔案管理制度是物業(yè)管理制度體系的組成部分。建立物業(yè)檔案管理制度，首先是為了完善物業(yè)管理的監(jiān)督機(jī)制，發(fā)揮物業(yè)檔案對(duì)提升物業(yè)管理水平的促進(jìn)作用；其次是為了以制度的形式來(lái)明確物業(yè)檔案管理責(zé)任，約束和規(guī)范檔案管理行為，提高物業(yè)檔案管理水平。
物業(yè)檔案制度和規(guī)范建設(shè)包括：物業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)范圍、物業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)檔案歸檔制度、物業(yè)檔案整理方法、物業(yè)檔案保管制度、物業(yè)檔案開放利用制度、物業(yè)檔案管理人員的職責(zé)規(guī)范等。
在金隅集團(tuán)下屬物業(yè)企業(yè)中，100％都有物業(yè)檔案管理制度，并有專（兼）職檔案管理人員。同時(shí)，通過專門的指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)，規(guī)范檔案工作，從而促進(jìn)物業(yè)檔案管理工作。
2．做好物業(yè)文件的形成和歸檔，既是物業(yè)檔案管理的起點(diǎn)，也是重要的物業(yè)基礎(chǔ)工作。
物業(yè)檔案的規(guī)范化要從基礎(chǔ)工作抓起：按規(guī)范形成物業(yè)文件、物業(yè)文件的歸檔、物業(yè)文件的整理與保管、物業(yè)檔案的開放與提供利用、檔案信息分析與研究等?？紤]到當(dāng)前物業(yè)檔案管理的實(shí)際狀況，我們特別強(qiáng)調(diào)物業(yè)文件的形成與歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)。
①讓每一個(gè)物業(yè)管理與服務(wù)人員有意識(shí)地、按規(guī)范形成文件，并注意積累
要提高物業(yè)管理與服務(wù)質(zhì)量，就要求每個(gè)業(yè)務(wù)人員在從事各項(xiàng)工作時(shí)，必須遵循業(yè)務(wù)流程，有意識(shí)、規(guī)范地形成文件，以此作為工作依據(jù)和績(jī)效憑證。
對(duì)“文件形成”的控制有兩個(gè)方面：一是在物業(yè)管理制度中，明確每個(gè)物業(yè)管理環(huán)節(jié)形成的文件；二是明確每份物業(yè)文件的內(nèi)容和質(zhì)量（文件上要填寫哪些內(nèi)容，怎樣填寫）。只有滿足這兩個(gè)要求，才能稱之為規(guī)范的物業(yè)文件。
②嚴(yán)格執(zhí)行文件歸檔制度
要將文件歸檔作為業(yè)務(wù)流程的重要一環(huán)，要求物業(yè)管理與服務(wù)人員自覺執(zhí)行，將歸檔作為每項(xiàng)物業(yè)管理與服務(wù)業(yè)務(wù)的收尾。要真正落實(shí)這一思路，需要物業(yè)制度中有配套的規(guī)范，包括每一項(xiàng)服務(wù)工作完成后要逐項(xiàng)或定期的驗(yàn)收、檢查、績(jī)效評(píng)估，同時(shí)也檢查應(yīng)該形成的文件質(zhì)量。
3．突出行業(yè)特點(diǎn)，將管理重心放在物業(yè)管理專門檔案上；完善一戶一檔的管理形態(tài)。
物業(yè)企業(yè)的檔案中往往行政檔案、基建檔案等管理的比較好，但物業(yè)專門檔案大多比較松散，隨意性強(qiáng)，案卷形態(tài)多種多樣。
物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨(dú)有的，實(shí)際上，在物業(yè)投入使用后，這類檔案的重要性將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其他檔案，其數(shù)量也會(huì)逐年增加，理所當(dāng)然應(yīng)該作為管理重點(diǎn)。
“一戶一檔”的管理形態(tài)，主要針對(duì)物業(yè)專門檔案中的以戶為對(duì)象的部分。雖然90％企業(yè)有了一戶一檔的管理，但不同的企業(yè)在一戶一檔的管理中采用的方式并不一樣。有的是把每一戶的業(yè)主檔案作為一卷，有的是把整個(gè)一棟樓所有的業(yè)主檔案作為一卷，再將每一戶的業(yè)主檔案作為子卷。
實(shí)行一戶一檔管理，不僅便于對(duì)“戶”的針對(duì)性管理，而且還有利于為業(yè)主提供個(gè)性化服務(wù)，促進(jìn)物業(yè)公司的管理質(zhì)量與服務(wù)品位提升，是體現(xiàn)物業(yè)行業(yè)特色、保護(hù)業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)合法權(quán)益的好方式。在法律允許的范圍內(nèi)，還應(yīng)盡量豐富一戶一檔的內(nèi)容，包括收集業(yè)主、住戶的愛好、習(xí)慣、聯(lián)系方式等個(gè)人信息資料。
4．以物業(yè)管理前期介入為契機(jī)，打好物業(yè)檔案基礎(chǔ)，將動(dòng)態(tài)管理落到實(shí)處。
在業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)公司簽訂正式委托管理之前，物業(yè)公司是由發(fā)展商臨時(shí)與物業(yè)管理公司簽訂委托合同，履行該物業(yè)的管理職責(zé)。這種委托通常是在物業(yè)正式投入使用前，這就是物業(yè)管理的前期介入。它可以更好地把握物業(yè)設(shè)計(jì)和施工環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)物業(yè)的全面了解，方便日后的物業(yè)管理。
檔案管理人員在物業(yè)前期介入的過程中主要是做好基建審批與驗(yàn)收檔案、竣工檔案的質(zhì)量監(jiān)督和收集。各物業(yè)管理企業(yè)與房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)及時(shí)協(xié)調(diào)，提高檔案人員的參與度，切實(shí)負(fù)起檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。
在物業(yè)企業(yè)接手物業(yè)后，檔案工作的另一個(gè)要點(diǎn)是做好動(dòng)態(tài)管理。因?yàn)槲飿I(yè)的情況不是一成不變，所以物業(yè)檔案具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承而變更，且物業(yè)本身也需要不斷進(jìn)行保養(yǎng)、維修，這都要求相應(yīng)的物業(yè)檔案及時(shí)隨之改變，保持與實(shí)際相符。物業(yè)公司在管理過程中應(yīng)采取定期檢查、日常維護(hù)、跟蹤項(xiàng)目等方式來(lái)保證動(dòng)態(tài)信息填補(bǔ)及時(shí)、無(wú)遺漏，保持檔案的現(xiàn)實(shí)有效性。檔案人員及時(shí)收集變更的物業(yè)文件。
此外，物業(yè)企業(yè)還通過宣傳物業(yè)檔案對(duì)業(yè)主的開放性，方便業(yè)主對(duì)檔案的利用，主動(dòng)公示重要的公共性檔案信息；充分利用物業(yè)檔案信息，迎合住戶的服務(wù)需求，因地制宜開展物業(yè)延伸服務(wù)。
關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理 物業(yè)管理 加強(qiáng)
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1004-4914(2011)09-263-02
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，物業(yè)管理自產(chǎn)生至今只有百余年，我國(guó)引進(jìn)這一模式僅僅20多年。在這短的時(shí)間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動(dòng)原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動(dòng)原來(lái)的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y(cè)量，這就造成了不必要的浪費(fèi)。由此可見，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開展。加強(qiáng)物業(yè)檔案管理尤為重要。
一、物業(yè)檔案管理的特點(diǎn)
1.動(dòng)態(tài)性。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對(duì)象是物業(yè)，服務(wù)的對(duì)象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關(guān)對(duì)象的情況通常不會(huì)是一成不變的。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)；業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權(quán)屬變更而變更；住用人更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng)，因此，相對(duì)應(yīng)的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動(dòng)。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時(shí)準(zhǔn)確，動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。
2.完整性。物業(yè)檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運(yùn)作形成的普通檔案，包括行政管理和經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人員檔案、榮譽(yù)檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊(cè)、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等。物業(yè)檔案是以―個(gè)物業(yè)單位為對(duì)象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個(gè)有機(jī)的整體，全面反映了一個(gè)物業(yè)單位的變遷過程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。
3.相關(guān)性。物業(yè)管理活動(dòng)是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會(huì)像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機(jī)關(guān)文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因?yàn)槿藗兊娜粘Ｉ詈苌贂?huì)涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會(huì)隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動(dòng)的需要而不斷地被調(diào)閱。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關(guān)性。
4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來(lái)說(shuō)都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因?yàn)樗舶罅康碾[私內(nèi)容和一定的公司機(jī)密。這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的，如住戶的個(gè)人資料、物業(yè)中各個(gè)單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等。這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無(wú)限公開。
二、物業(yè)檔案管理中存在的問題
1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)物業(yè)檔案管理重視不夠。很多物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為物業(yè)檔案管理工作是“安置型”工作。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，對(duì)物業(yè)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳。長(zhǎng)期以來(lái)造成了很多企業(yè)沒有專門的檔案庫(kù)房，檔案管理設(shè)施設(shè)備，檔案信息資源開發(fā)不足，員工檔案意識(shí)不強(qiáng)。物業(yè)檔案利用率低。重“藏”輕“用”。
2.物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前，物業(yè)企業(yè)的檔案管理人員往往由前臺(tái)接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加上自身對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)不夠重視，很多工作人員存在應(yīng)付了事的思想，工作不安心，對(duì)本職工作缺乏熱情；物業(yè)檔案管理人員平時(shí)缺乏一些專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，許多檔案人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力，專業(yè)素質(zhì)和管理水平都有待提高。
3.物業(yè)檔案收集資料欠齊全。物業(yè)檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來(lái)，物業(yè)檔案由物業(yè)管理文件材料經(jīng)過整理、歸檔轉(zhuǎn)化而來(lái)的。物業(yè)管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，可以說(shuō)沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業(yè)檔案管理人員在辦理物業(yè)檔案的過程中往往會(huì)收集不齊，一方面工作人員對(duì)物業(yè)檔案收集流程不熟，會(huì)忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等；另一方面對(duì)物業(yè)檔案應(yīng)收集的文件材料要求不清，如裝修申請(qǐng)表中的裝修內(nèi)容填寫不完整等。有時(shí)業(yè)主不交資料，檔案管理人員也不及時(shí)催繳，時(shí)間的延誤就會(huì)造成失檔的現(xiàn)象，從而會(huì)導(dǎo)致收集資料不齊。
4.物業(yè)檔案管理制度不健全。俗話說(shuō)“沒有規(guī)矩，不成方圓”。很多物業(yè)企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實(shí)不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符。卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無(wú)法落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
三、提升物業(yè)檔案管理水平的建議
1.領(lǐng)導(dǎo)重視，增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)。(1)領(lǐng)導(dǎo)要重視物業(yè)檔案管理工作，建立健全物業(yè)檔案管理制度，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。(2)組織全員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》。加強(qiáng)檔案管理、保護(hù)檔案資料的宣傳工作，并不斷加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高全體工作人員的檔案意識(shí)。(3)配備專業(yè)檔案管理人員，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。
2.全面提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性，需要耐心和細(xì)心的工作，要提升物業(yè)檔案管理水平，提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)是基礎(chǔ)。(1)檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業(yè)精神，認(rèn)真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本。無(wú)私奉獻(xiàn)，不斷培養(yǎng)實(shí)干精神和嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的工作作風(fēng)。要明確檔案工作者的職責(zé)任務(wù)，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強(qiáng)化依法治
檔意識(shí)。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導(dǎo)；積極參加各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經(jīng)驗(yàn)，不斷學(xué)習(xí)，不斷提高。
3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學(xué)性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案的內(nèi)容來(lái)自各個(gè)方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時(shí)一定要遵循規(guī)范。做到科學(xué)、簡(jiǎn)潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質(zhì)特征是原始性和記錄性的統(tǒng)一，絕對(duì)原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對(duì)原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復(fù)制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對(duì)于經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、“各以查考性”和物業(yè)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的確定起著關(guān)鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的有用的信息。收集到的物業(yè)檔案信息資料，統(tǒng)一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點(diǎn)是要根據(jù)內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊(cè)、表。
4.完善規(guī)章制度，依法管檔。(1)物業(yè)企業(yè)要建立健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)物業(yè)企業(yè)檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)物業(yè)企業(yè)檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，建立動(dòng)態(tài)的管理機(jī)制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時(shí)更新，促進(jìn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。(2)檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，規(guī)范檔案管理。一是對(duì)檔案的使用實(shí)行嚴(yán)格的管理，借閱時(shí)必須登記后才能借出，歸還時(shí)須本人來(lái)歸還簽字，檔案管理人員對(duì)資料進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，嚴(yán)重的要追究有關(guān)人員的責(zé)任；二是對(duì)檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時(shí)要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。
一、物業(yè)檔案的特點(diǎn)
1.來(lái)源廣泛。物業(yè)檔案的形成涉及方方面面，其中物業(yè)管理行政職能部門產(chǎn)生的物業(yè)檔案內(nèi)容有：物業(yè)企業(yè)資質(zhì)管理檔案；維修資金管理檔案；業(yè)委會(huì)管理檔案；綜合整治檔案；物業(yè)執(zhí)法檔案等。由房管所轉(zhuǎn)制而成的物業(yè)公司形成的檔案內(nèi)容有：產(chǎn)業(yè)類檔案，包含每戶居民的公房憑證副本（存根）、產(chǎn)業(yè)管理手冊(cè)等；業(yè)務(wù)類檔案，包含記錄每戶居民租賃使用情況的業(yè)務(wù)件袋、住房調(diào)配單、售后公房資料等；測(cè)估類檔案，包含測(cè)估手冊(cè)、各類圖紙；維修管理類資料，包括房屋大修資料、房屋完損等級(jí)評(píng)定記錄、各類設(shè)備維修保養(yǎng)資料、群眾來(lái)信和投訴處置情況、維修資金管理資料等。開發(fā)商組建的物業(yè)公司所形成的資料包括物業(yè)建筑、結(jié)物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與建議構(gòu)、隱蔽工程竣工圖；業(yè)主（住戶）管理手冊(cè)；各類設(shè)備維修保養(yǎng)記錄；維修資金管理資料；群眾來(lái)信和投訴處置情況等。
2.內(nèi)容豐富。物業(yè)檔案包含了基建、設(shè)備、經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)等多方面內(nèi)容。物業(yè)檔案的形成涉及到方方面面，如建設(shè)單位移交的物業(yè)前期資料；與水泵、空調(diào)、電梯、鍋爐、化糞池、安保門禁等設(shè)備的生產(chǎn)廠家、安裝公司、保養(yǎng)單位之間形成的有關(guān)資料；消防、供電、供水、供氣、電話、網(wǎng)絡(luò)、有線電視等方面資料；物業(yè)服務(wù)企業(yè)的物業(yè)資質(zhì)證明、物業(yè)管理招投標(biāo)文件、各類經(jīng)濟(jì)合同方面的資料；業(yè)主委員會(huì)成立、運(yùn)作、改選方面的資料；維修資金使用、審批、監(jiān)管方面的資料；投訴和物業(yè)管理方面的政策法規(guī)等文件。
3.動(dòng)態(tài)變化。不論是住宅小區(qū)、高層樓宇還是酒店、辦公樓、商業(yè)場(chǎng)所，各類物業(yè)在使用過程中都會(huì)發(fā)生各種變化。如物業(yè)的各種設(shè)施、設(shè)備需要進(jìn)行維修、更換；因客戶不同的使用需求而改變物業(yè)原有的布局，重新進(jìn)行裝修；業(yè)主因權(quán)屬的變更而發(fā)生變化；租戶的頻繁變動(dòng)。另外，隨著舊區(qū)改造的深入發(fā)展，城市地形面貌發(fā)生了很大的變化，物業(yè)檔案中各類圖紙須及時(shí)進(jìn)行修測(cè)；房屋完損等級(jí)評(píng)定記錄每年調(diào)整一次。圍繞著這些變化，物業(yè)檔案也需及時(shí)補(bǔ)充新的內(nèi)容，以確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。
二、物業(yè)檔案的作用
1.為加強(qiáng)直管公房管理提供有效的依據(jù)。物業(yè)檔案資料詳細(xì)地記載了每幢房屋的結(jié)構(gòu)、類型，以及所有直管公房的產(chǎn)業(yè)情況。如果將全市直管公房的產(chǎn)業(yè)資料匯集起來(lái)，就能全面、真實(shí)地反映出全市直管公房的面積數(shù)量，便于正確掌握全市授權(quán)物業(yè)公司管理的直管公房的房屋狀況，為有關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)授權(quán)的直管公房管理提供有效的依據(jù)，為制定舊區(qū)改造政策提供參考數(shù)據(jù)，防止國(guó)有資產(chǎn)流失。
2.物業(yè)服務(wù)企業(yè)從事日常管理的依據(jù)。物業(yè)檔案資料詳細(xì)地記載了每戶居民的居住面積、家庭成員及物業(yè)管理等費(fèi)用的交付情況；售后公房出售時(shí)同住的家庭成員以及家庭成員同意與否等情況。這些檔案內(nèi)容是維護(hù)居民合法權(quán)益的原始憑證，使物業(yè)服務(wù)企業(yè)能夠有針對(duì)性地為居民提供各類服務(wù)。
3.物業(yè)服務(wù)企業(yè)順利開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)資料。物業(yè)檔案是物業(yè)服務(wù)企業(yè)以往各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，它可以為物業(yè)服務(wù)企業(yè)解決合同紛爭(zhēng)、化解各種矛盾提供備查的依據(jù)，使物業(yè)服務(wù)企業(yè)在各種經(jīng)濟(jì)糾紛中立于主動(dòng)地位。同時(shí)，物業(yè)檔案既是物業(yè)服務(wù)企業(yè)開展各項(xiàng)工作、維持正常管理、保持各類設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可缺少的基礎(chǔ)資料，也是開展物業(yè)維修、設(shè)備保養(yǎng)和更新改造等必不可少的依據(jù)材料。
三、改進(jìn)物業(yè)檔案管理工作的建議
1.重視物業(yè)檔案管理工作。房屋管理部門應(yīng)充分重視物業(yè)檔案管理工作，加大物業(yè)檔案的管理力度，將留在業(yè)務(wù)部門與經(jīng)辦人員手中的物業(yè)管理資料及時(shí)地收集歸檔，確保業(yè)務(wù)管理部門形成的物業(yè)檔案能系統(tǒng)、完整地歸檔入庫(kù)。同時(shí)，各有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)房管辦事處的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，對(duì)兼職檔案人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的檔案意識(shí)，形成辦畢就歸檔的工作流程，確保所有的物業(yè)檔案都能按時(shí)歸檔。
2.確保物業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確與規(guī)范。各有關(guān)部門應(yīng)采取措施對(duì)公房資料進(jìn)行搶救性整理，遵循尊重歷史的原則，對(duì)不同內(nèi)容的物業(yè)檔案進(jìn)行合理分類，對(duì)破損或不規(guī)則的文件進(jìn)行托裱，使文件材料有序排列、規(guī)范整理，確保物業(yè)檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確。隨著物業(yè)管理工作的開展，有些內(nèi)容會(huì)發(fā)生變化。這就需要及時(shí)將最新的資料內(nèi)容充實(shí)到物業(yè)檔案中，使物業(yè)管理情況動(dòng)態(tài)地在檔案資料內(nèi)得到反映。
摘 要 我國(guó)物業(yè)管理起步時(shí)間較晚，物業(yè)管理還不系統(tǒng)，作為物業(yè)管理重要組成部分的物業(yè)檔案管理尚不完善，城市化進(jìn)程不斷推動(dòng)物業(yè)及物業(yè)檔案管理的發(fā)展，要求物業(yè)檔案管理不斷完善，以發(fā)揮物業(yè)檔案的重要作用。本文針對(duì)物業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成、管理現(xiàn)狀、管理制度、利用、優(yōu)化物業(yè)檔案管理水平等提出見解和方法，希望能起到優(yōu)化社區(qū)物業(yè)檔案管理的目的。
關(guān)鍵詞 檔案管理 物業(yè)檔案 規(guī)范
我國(guó)在推進(jìn)城市化進(jìn)程中，提出發(fā)展小城鎮(zhèn)，由此引發(fā)大量農(nóng)村人口向大城市和中小城鎮(zhèn)集中，城市形成越來(lái)越多、越來(lái)越大的社區(qū)，物業(yè)管理公司應(yīng)運(yùn)而生。物業(yè)公司應(yīng)有一套詳盡的物業(yè)檔案管理方法，加強(qiáng)物業(yè)檔案管理利用。
依據(jù)檔案法規(guī)定，物業(yè)檔案是指企業(yè)在物業(yè)管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、業(yè)主有保存和查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。
物業(yè)檔案管理是物業(yè)的基礎(chǔ)工作，其基本任務(wù)是對(duì)轄區(qū)內(nèi)的物業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業(yè)管理水平，為業(yè)主生活提供服務(wù)。
一、物業(yè)檔案的內(nèi)容
（一）房產(chǎn)開發(fā)公司移交的基建檔案和設(shè)備檔案
2007年國(guó)務(wù)院頒布《物業(yè)管理?xiàng)l例》二十九條規(guī)定：“物業(yè)公司在辦理物業(yè)承接驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)向物業(yè)服務(wù)公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)竣工圖；（2）設(shè)施設(shè)備的按裝、使用、維護(hù)保養(yǎng)等材料；（3）物業(yè)質(zhì)量保修和的物業(yè)使用說(shuō)明文件；（4）物業(yè)管理必須的的其他文件”。
（二）物業(yè)合同檔案
（1）開發(fā)企業(yè)與物業(yè)公司簽訂的物業(yè)管理服務(wù)合同；
（2）房屋及設(shè)備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。
（三）業(yè)主及住戶檔案
物業(yè)公司應(yīng)“一戶一檔”分開記錄業(yè)主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復(fù)印件、業(yè)主房屋入住驗(yàn)收單、業(yè)主車庫(kù)車位驗(yàn)收單、業(yè)主和物業(yè)簽訂的各項(xiàng)協(xié)議、房屋鑰匙交接驗(yàn)收單等。
（四）物業(yè)管理清冊(cè)
反應(yīng)各樓單元、房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、戶型、房屋使用性質(zhì)、公共區(qū)域情況及所有權(quán)狀況的物業(yè)管理清冊(cè)。
（五）物業(yè)經(jīng)營(yíng)、租售檔案
包括物業(yè)開展經(jīng)營(yíng)和延伸服務(wù)時(shí)形成的房屋、車庫(kù)（位）出租合同、物業(yè)產(chǎn)權(quán)證明、同意出租的文件、公證書等。
（六）業(yè)主報(bào)修、物業(yè)保養(yǎng)維修檔案
包括業(yè)主報(bào)修登記情況、物業(yè)維修情況、維修基金使用情況、維修計(jì)劃、維修審批表、修繕圖紙、驗(yàn)收合格證明、工程預(yù)結(jié)算材料等。
（七）物業(yè)服務(wù)檔案
物業(yè)在各項(xiàng)服務(wù)中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。
（八）物業(yè)其他檔案
物業(yè)收費(fèi)檔案、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄、社區(qū)衛(wèi)生情況、保安值班情況、監(jiān)控運(yùn)轉(zhuǎn)情況、社區(qū)的公共秩序管理記錄，收繳物業(yè)費(fèi)、車位使用租金、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄等檔案。
（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區(qū)組織各項(xiàng)活動(dòng)的檔案等其他檔案
只有理清物業(yè)檔案包含內(nèi)容，才能提高物業(yè)管理水平，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，創(chuàng)造物業(yè)品牌價(jià)值。
二、物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
（一）物業(yè)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，存在重視物業(yè)外在業(yè)務(wù)工作輕視物業(yè)檔案管理利用；物業(yè)公司基本上沒有專門庫(kù)房保管檔案，無(wú)專門的檔案柜架，無(wú)專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個(gè)業(yè)務(wù)部門，無(wú)法規(guī)范整理，檔案管理分散利用不方便。
（二）物業(yè)檔案管理制度不健全，無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有的單位沒有相關(guān)物業(yè)檔案管理制度，檔案分類無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案隨處堆放，丟失嚴(yán)重。
（三）兼職物業(yè)檔案管理人員缺乏檔案意識(shí)，不能全面收集、整理、利用檔案，個(gè)別單位聘用的人員素質(zhì)低，加上管理的物業(yè)項(xiàng)目多、任務(wù)重，對(duì)檔案工作無(wú)暇顧及，造成檔案借出后到時(shí)無(wú)法追回，業(yè)檔案整體管理水平不高。
三、優(yōu)化物業(yè)檔案管理、規(guī)范物業(yè)檔案管理制度
（一）物I檔案管理的基本屬性
（1）物業(yè)檔案管理具有基礎(chǔ)性，物業(yè)檔案是物業(yè)服務(wù)公司工作活動(dòng)的原始記錄，是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，物業(yè)檔案是物業(yè)維修、更新、改造的重要依據(jù)，；物業(yè)檔案是業(yè)主維護(hù)合法權(quán)益的原始憑證；物業(yè)檔案是物業(yè)公司各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是物業(yè)公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業(yè)檔案具有動(dòng)態(tài)性，物業(yè)服務(wù)是動(dòng)態(tài)的、不斷發(fā)生變化，因此物業(yè)檔案也應(yīng)及時(shí)反應(yīng)物業(yè)公司的變化情況，為物業(yè)管理提供檔案依據(jù)；業(yè)主需求的動(dòng)態(tài)性，物業(yè)公司提供的服務(wù)要不斷適應(yīng)業(yè)主的要求，提供讓業(yè)主滿意的服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)方式，提升物業(yè)服務(wù)層次；（3）物業(yè)檔案具有服務(wù)性，物業(yè)管理本身就是服務(wù)行業(yè)，以提供令人滿意的服務(wù)為宗旨，堅(jiān)持以人為本，各項(xiàng)管理措施應(yīng)人性化；滿足業(yè)主的利用物業(yè)檔案的要求，為業(yè)主提供查詢檔案的服務(wù)。
（二）優(yōu)化物業(yè)檔案管理措施
（1）提高物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的檔案意識(shí)，制定合理的檔案管理制度，加強(qiáng)管理，責(zé)任落實(shí)到人，組織員工參加檔案知識(shí)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，將檔案管理列入考核項(xiàng)目，提升全體人員檔案意識(shí)，推進(jìn)檔案工作。引進(jìn)檔案專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)化管理，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，以適應(yīng)信息化的檔案管理。
（2）創(chuàng)新服務(wù)理念，物業(yè)檔案保管應(yīng)以方便利用為宗旨，一服務(wù)業(yè)主為導(dǎo)向，物業(yè)檔案管理的內(nèi)容要滿足業(yè)主需要、物業(yè)公司工作兩個(gè)方面。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)社會(huì)對(duì)檔案的關(guān)注，監(jiān)督物業(yè)服務(wù)公司的檔案管理工作。物業(yè)公司應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)物業(yè)服務(wù)檔案管理。
（3）推進(jìn)物業(yè)檔案信息化管理，利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)物業(yè)檔案信息，方便查找檔案，節(jié)省檔案利用人員的時(shí)間，推進(jìn)物業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)。做好社區(qū)監(jiān)控圖像檔案、物業(yè)組織各項(xiàng)活動(dòng)的錄像檔案的收集保存工作。
（4）物業(yè)檔案管理是動(dòng)態(tài)的，社區(qū)物業(yè)公司會(huì)發(fā)生更換，因此新的物業(yè)接收社區(qū)工作要及時(shí)進(jìn)行檔案移交清點(diǎn)，及時(shí)掌握業(yè)主因買賣、交換、繼承等動(dòng)態(tài)變更信息，將原物業(yè)公司形成的檔案與本公司檔案形成一個(gè)新的全宗，以保證物業(yè)檔案的完整性。
四、物業(yè)檔案利用服務(wù)
加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識(shí)，對(duì)于公開檔案要充分發(fā)揮其檔案價(jià)值，通過借閱、展覽等方式為業(yè)主和其他工作人員提供檔案利用
物業(yè)檔案管理貫穿于物業(yè)服務(wù)工作的全程，提高物業(yè)檔案管理水平，可以提升物業(yè)服務(wù)的整體水平，更好的服務(wù)社區(qū)居民，為改善民生、建設(shè)和諧社區(qū)做出貢獻(xiàn)，同時(shí)樹立公司形象，加強(qiáng)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
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隨著房地產(chǎn)尤其是物業(yè)管理市場(chǎng)的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)對(duì)檔案資源的依賴程度逐漸增強(qiáng)，檔案資源已經(jīng)成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務(wù)品牌和人事管理、提高企業(yè)服務(wù)能力和競(jìng)爭(zhēng)力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開檔案，離不開對(duì)檔案資源的管理。
一、 加強(qiáng)檔案管理，經(jīng)濟(jì)效益上水平
實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)追求的目標(biāo)，物業(yè)管理企業(yè)也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。
一方面檔案資源可以發(fā)揮證據(jù)作用，為物業(yè)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)挽回經(jīng)濟(jì)損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂與同學(xué)到天津市河?xùn)|區(qū)麗苑小區(qū)云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經(jīng)手術(shù)，右手中指末節(jié)部分被截指。馬樂因此將該秋千購(gòu)置單位小區(qū)開發(fā)商與天津市幼教用品實(shí)業(yè)公司以及小區(qū)物業(yè)管理公司告上法庭。要求賠償原告醫(yī)療費(fèi)、殘疾者生活補(bǔ)償費(fèi)、精神損害賠償費(fèi)、陪伴費(fèi)等經(jīng)濟(jì)損失共計(jì)60417.8元。后經(jīng)查證，物業(yè)公司于20__年1月1日正式接管該小區(qū)進(jìn)行物業(yè)管理，事發(fā)時(shí)物業(yè)公司尚未對(duì)云麗園進(jìn)行物業(yè)管理，所以法院不支持原告要求物業(yè)公司進(jìn) 行賠償?shù)闹鲝垺?/p>
再比如，20__年7月18日碧華里小區(qū)5號(hào)樓4樓房屋漏水，將屋內(nèi)木地板泡了起鼓，為此該業(yè)主要求物業(yè)公司賠償其經(jīng)濟(jì)損失近10萬(wàn)元。物業(yè)公司經(jīng)過查證該業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)的《房屋驗(yàn)收單》，證明入住時(shí)該房屋各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備完好。該業(yè)主在鐵證面前無(wú)言以對(duì)。
一個(gè)物業(yè)企業(yè)在管理、服務(wù)等過程中，通過對(duì)檔案資料的開發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對(duì)地節(jié)省了人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，本身就是降低成本、提升利潤(rùn)的表現(xiàn)。
另一方面加強(qiáng)檔案管理可以防止知識(shí)流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識(shí)資本”或“智力資本”，作為一種無(wú)形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)存儲(chǔ)在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務(wù)工作，服務(wù)受眾對(duì)服務(wù)者的認(rèn)可度是需要時(shí)間和過程的，如果不及時(shí)加以保留和保存，一旦人員流動(dòng)或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識(shí)流失的風(fēng)險(xiǎn)和高額人力資源成本。
二、 加強(qiáng)檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)決策上水平
北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責(zé)成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的總結(jié)，對(duì)于企業(yè)決策、制定戰(zhàn)略具有借鑒作用。借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)，吸取以往的教訓(xùn)，可以使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策更加適應(yīng)市場(chǎng)要求，更加有利于企業(yè)發(fā)展，更加受到員工擁護(hù)。檔案資源在企業(yè)的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了重要依據(jù)。另外，借鑒其他物業(yè)企業(yè)的成果，利用物業(yè)協(xié)會(huì)和物業(yè)辦他人的知識(shí)信息和資源，為企業(yè)發(fā)展決策服務(wù)也是很重要的。這需要物業(yè)企業(yè)密切與開發(fā)商、業(yè)主會(huì)、行業(yè)主管部門和其他物業(yè)企業(yè)的關(guān)系，獲取更多的學(xué)習(xí)和獲取知識(shí)的機(jī)會(huì)，為我所用，更好地充實(shí)企業(yè)檔案和發(fā)揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領(lǐng)導(dǎo)決策前根據(jù)決策要求，收集所有檔案信息，提供相關(guān)原始資料和準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)，還要在決策執(zhí)行過程中，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的材料，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒；其次在決策落實(shí)后，更要做好收集、整理工作，將決策執(zhí)行全過程所形成的各種文件資料，及時(shí)立卷歸檔，作為新的信息資料儲(chǔ)備在檔案之中，以便日后查考。
三、 加強(qiáng)檔案管理，競(jìng)爭(zhēng)能力上水平
物業(yè)企業(yè)的發(fā)展主要靠市場(chǎng)開發(fā)和提高原有項(xiàng)目的收繳率兩個(gè)基本途徑，檔案管理對(duì)這兩個(gè)方面都是有幫助的。
加強(qiáng)檔案管理，輔助市場(chǎng)開發(fā)。比如，20__年7月10日在東麗區(qū)政府招投標(biāo)過程中，東麗區(qū)政府采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人專程到我公司檔案室參觀考察。規(guī)范的檔案也證明了我公司不愧為一級(jí)資質(zhì)的科學(xué)管理的大型的物業(yè)管理公司，令東麗區(qū)政府采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人刮目相看，規(guī)范的檔案為在物業(yè)的招投標(biāo)中脫穎而出，一舉中標(biāo)起到一定的作用。
挖掘檔案潛力，提高物業(yè)收繳率。物業(yè)企業(yè)應(yīng)在檔案的基礎(chǔ)上，及時(shí)總結(jié)，建立企業(yè)自己的資料庫(kù)，包括服務(wù)教材、對(duì)法律法規(guī)的解釋、對(duì)某一共性問題例如裝修、業(yè)主繳費(fèi)等業(yè)主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業(yè)自己的無(wú)形資產(chǎn)，它的實(shí)際作用是巨大的，可以產(chǎn)出可觀的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)服務(wù)人員遇到任何問題時(shí)，只要一查，所有的必要信息和相關(guān)流程、作業(yè)方法、經(jīng)典案例等都能了解和掌握，同時(shí)，員工也可以在網(wǎng)上隨時(shí)存儲(chǔ)相關(guān)信息，并化為行動(dòng)。這樣的服務(wù)功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會(huì)提升。
物業(yè)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)上升為知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)，通過從檔案和資料庫(kù)或數(shù)據(jù)庫(kù)獲取所需的知識(shí)資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業(yè)需要。因此，知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的獲取和積累對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的幫助極大，可以培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新能力和集體創(chuàng)造能力。
四、 加強(qiáng)檔案管理，企業(yè)文化上水平
物業(yè)企業(yè)是典型的服務(wù)企業(yè)，企業(yè)文化的建立與傳承決定了這一企業(yè)的發(fā)展是否長(zhǎng)遠(yuǎn)，因此有必要對(duì)檔案加強(qiáng)管理，因?yàn)樗鼘?duì)企業(yè)文化是有幫助的。
開發(fā)檔案資源不僅能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也能起到穩(wěn)定企業(yè)的作用。，面對(duì)時(shí)
下盛行的物業(yè)人員跳槽風(fēng)，跳槽人員帶走管理經(jīng)驗(yàn)怎么辦？更重要的是業(yè)主對(duì)新管理人員有一個(gè)認(rèn)識(shí)熟悉過程，在這一過程中滿意度肯定會(huì)下降，直接影響收繳率。應(yīng)認(rèn)識(shí)到問題的嚴(yán)重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發(fā)現(xiàn)問題，向領(lǐng)導(dǎo)建議解決流動(dòng)性強(qiáng)的問題。其次是對(duì)管理人員日常的業(yè)主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經(jīng)驗(yàn)、好做法注意收集整理、及時(shí)歸檔。保證了企業(yè)在人員跳槽的情況下能照樣服務(wù)照樣發(fā)展，為企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說(shuō)，一個(gè)企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的程度決定著企業(yè)的生存與發(fā)展。培訓(xùn)工作是物業(yè)企業(yè)發(fā)展的必要而迫切的事情。學(xué)習(xí)的內(nèi)容除了其他企業(yè)好的經(jīng)驗(yàn)，利用企業(yè)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和享用，也是很重要的方面。由于物業(yè)工作的往復(fù)性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的可重復(fù)性。利用典型案例、經(jīng)驗(yàn)講解、舉案說(shuō)法等形式經(jīng)常性地開展培訓(xùn)教育活動(dòng)，不斷更新員工的知識(shí)，提高其綜合素質(zhì)和創(chuàng)造能力。
物業(yè)企業(yè)應(yīng)重視以企業(yè)商標(biāo)檔案為代表的企業(yè)文化檔案的管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，物業(yè)企業(yè)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在提高自身競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)，必須注重企業(yè)商標(biāo)檔案的管理。因?yàn)樽?cè)商標(biāo)是企業(yè)形象的標(biāo)志，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)財(cái)富的主要組成部分。而商標(biāo)檔案是確立和保護(hù)馳名商標(biāo)專用權(quán)的憑證，首先要提高對(duì)商標(biāo)本身價(jià)值的認(rèn)識(shí)，重視對(duì)商標(biāo)檔案的宣傳和管理，以在競(jìng)爭(zhēng)中贏得商機(jī)。其次是收集應(yīng)完整準(zhǔn)確，因?yàn)樯虡?biāo)的形成經(jīng)歷了較長(zhǎng)時(shí)間，要多方合作。最后商標(biāo)的利用多為原件查閱，從保護(hù)角度，要規(guī)范查閱和借閱制度，由專人專管。
五、 加強(qiáng)檔案管理，社區(qū)和諧上水平
物業(yè)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、綜合治理和環(huán)境綠化等多方面為社區(qū)做出了很多有益的工作，物業(yè)檔案有利于維護(hù)社區(qū)安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業(yè)，為轄區(qū)居民提供豐富多彩的文化生活。物業(yè)企業(yè)進(jìn)入或撤出某一社區(qū)，是一件關(guān)系到老百姓的日常生活的大事。檔案管理在這兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)上起到的是重中之重的作用。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理；對(duì)策；創(chuàng)新
1.當(dāng)前物業(yè)檔案管理存在的問題
目前物業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：
1.1檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉物業(yè)檔案內(nèi)容，能進(jìn)行物業(yè)檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
1.2是檔案材料缺失情況比較嚴(yán)重。很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開箱驗(yàn)收證明書、裝箱清單、安裝使用說(shuō)明書、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品原理圖等隨機(jī)文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗(yàn)收單、移交清冊(cè)等重要檔案材料缺失，從而影響設(shè)備檔案的質(zhì)量和設(shè)備的使用。
1.3是檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時(shí)間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內(nèi)容填寫不完整。
1.4是檔案管理不夠規(guī)范。材料排序雜亂無(wú)章。很多檔案中多年來(lái)形成的檔案材料簡(jiǎn)單地塞到檔案袋中，沒有進(jìn)行過整理和排序。
1.5是檔案材料缺失責(zé)任不清。由于檔案管理工作不規(guī)范，檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中手續(xù)不健全，對(duì)缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補(bǔ)充工作異常困難。。。
2.物業(yè)檔案管理工作存在問題的主要原因
針對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案工作存在的主要問題，究其根源，主要有五個(gè)方面的原因：
2.1是對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業(yè)一般都制定了較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少或是沒有，相關(guān)的制度和檢查考核措施沒有。在物業(yè)目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核。尤其是一些基層物業(yè)檔案管理人員存在對(duì)物業(yè)檔案“只存不管”的現(xiàn)象。
2.2是檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責(zé)任心不夠、業(yè)務(wù)不精。很多檔案材料的缺失應(yīng)歸責(zé)于檔案管理人員沒有及時(shí)地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應(yīng)該入檔，哪些材料不應(yīng)該入檔。
2.3是工作規(guī)范性不強(qiáng)，檔案管理格局混亂，職能不明確，機(jī)構(gòu)不健全。很多企業(yè)的部門檔案都是自行管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局，比如業(yè)主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調(diào)動(dòng)和檔案借閱的過程中極容易造成檔案流失。
2.4是物業(yè)企業(yè)管理人員的檔案意識(shí)普遍較差，未將檔案管理與企業(yè)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展?，F(xiàn)在企業(yè)很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識(shí)，在物業(yè)近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)物業(yè)規(guī)模、設(shè)施設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與業(yè)務(wù)同步發(fā)展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對(duì)檔案材料的收集過程中不積極配合，持無(wú)所謂態(tài)度。
3.解決物業(yè)檔案管理工作存在問題的對(duì)策
通過對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案工作中存在的問題及主要原因的分析，我認(rèn)為，要進(jìn)一步做好物業(yè)檔案工作應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
3.1要從上至下加強(qiáng)檔案意識(shí)
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)物業(yè)檔案工作高度重視，通過完善制度，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。要通過組織參加檔案知識(shí)培訓(xùn)、答卷等有效措施增強(qiáng)全體物業(yè)管理人員的檔案意識(shí)，達(dá)到人人關(guān)心檔案工作，人人支持檔案工作。
3.2要加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)
要安排綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、工作認(rèn)真扎實(shí)、富有奉獻(xiàn)精神的人員從事物業(yè)檔案管理工作。物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，檔案管理人員應(yīng)具備細(xì)心、耐心和恒心，把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)事業(yè)。要保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，切實(shí)為做好企業(yè)檔案管理工作提供充分的保障。
3.3要完善制度，進(jìn)一步規(guī)范工作程序
檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據(jù)，需要不斷科學(xué)化、規(guī)范化，需要不斷完善改進(jìn)，同時(shí)需要根據(jù)項(xiàng)目管理狀況不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應(yīng)由專門的人員進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，建立起一個(gè)完整的檔案管理體系。這個(gè)體系要始終規(guī)范檔案工作，要對(duì)檔案管理的實(shí)際效果進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并且做到檔案信息共享。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，并結(jié)合實(shí)際制定切實(shí)可行的具體措施，抓好物業(yè)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，使物業(yè)檔案工作走上規(guī)范化管理軌道。同時(shí)，在工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)程，做到手續(xù)完備，為物業(yè)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
3.4要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)
統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識(shí)，引起公司員工特別是基層檔案工作者對(duì)檔案工作的重視。上級(jí)部門應(yīng)加大對(duì)基層物業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，使之能接受到更多更新的專業(yè)知識(shí)及管理技能。在物業(yè)人才培養(yǎng)中，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育納入計(jì)劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊(duì)，緊跟時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理手段，激發(fā)工作活力。
3.5要開發(fā)檔案資源，為物業(yè)管理工作服務(wù)
通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為物業(yè)管理及物業(yè)使用人服務(wù)。。同時(shí)，通過利用檔案為物業(yè)創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在物業(yè)管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。
綜上所述，物業(yè)檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認(rèn)識(shí)存在的問題和尋求切實(shí)可行的對(duì)策。因此，作為物業(yè)管理從業(yè)人員只有正視現(xiàn)實(shí)，及時(shí)調(diào)整管理思路，積極改進(jìn)檔案管理的方法，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)形勢(shì)的要求。
