時(shí)間：2022-10-23 15:48:36
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【關(guān)鍵詞】辦公室；行政管理；員工素質(zhì)
1 辦公室行政管理工作的重要作用
1.1 它是組織上傳下達(dá)的咽喉
從行政管理角度看辦公室工作，主要完成的是上級(jí)部門下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，處理的是領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員之間的關(guān)系。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)的重要助手，其助手作用體現(xiàn)在：辦公室結(jié)合本單位的實(shí)際情況來(lái)貫徹和執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)部署的各項(xiàng)任務(wù)和工作，并且監(jiān)督檢查實(shí)施落實(shí)的結(jié)果。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)的重要參謀，其參謀作用表現(xiàn)在：辦公室工作人員的重要工作之一是深入員工，了解基層情況和需求，廣泛聽(tīng)取基層意見(jiàn)和建議，及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性意見(jiàn)，提出改進(jìn)建議。
1.2 它是組織協(xié)調(diào)左右的紐帶
辦公室是一個(gè)綜合性的辦事部門，是保證組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中介和橋梁。辦公室在組織內(nèi)通常大量地溝通上下工作，聯(lián)系部門工作人員，通過(guò)對(duì)事務(wù)和工作人員的合理、及時(shí)銜接，來(lái)完成上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)。鑒于上級(jí)下達(dá)事務(wù)的時(shí)效性和重要性不同，辦公室工作的重點(diǎn)就要放在快捷、周密，以及規(guī)范地對(duì)其進(jìn)行傳達(dá)和實(shí)施。隨著工作節(jié)奏的不斷加快，辦公室協(xié)調(diào)左右的紐帶作用也日益明顯。作為組織服務(wù)的核心的辦公室，辦公室的天職是服務(wù)組織，立足于服務(wù)組織是辦公室工作的主要特點(diǎn)之一。辦公室的服務(wù)作用首先體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，辦公室從屬于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)是每個(gè)員工的工作職責(zé)。辦公室行政工作就是為組織和領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)合理、及時(shí)有效的意見(jiàn)和建議。其次是為組織和基層服務(wù)，辦公室工作及時(shí)地掌握組織的決策方向和基層的需求情況，為解決組織和基層存在的問(wèn)題出謀劃策。最后是為員工服務(wù)，辦公室工作中對(duì)外工作的部分即是為員工服務(wù)的體現(xiàn)。簡(jiǎn)言之，辦公室是組織行駛服務(wù)職能的核心。
2 辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題
2.1 辦事效率低下，不能及時(shí)地上傳下達(dá)
作為一個(gè)綜合全面的辦事機(jī)構(gòu)，辦公室行政工作在宏觀層面，肩負(fù)著傳達(dá)、執(zhí)行、監(jiān)督和服務(wù)等諸多方面的整體職能；在微觀層面，擔(dān)負(fù)著起草文件、處理文書(shū)、傳遞信息和進(jìn)行接待等眾多事務(wù)。通常是組織承上啟下、協(xié)調(diào)左右和聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和樞紐。在改革開(kāi)放日益深化的今天，各組織的職能劃分越發(fā)清楚、各司其職，各部門的分工也越發(fā)細(xì)致。@樣的職能劃分導(dǎo)致眾多的機(jī)構(gòu)辦公室行政工作承擔(dān)組織事宜，上級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)的任務(wù)和精神層層下達(dá)，中間經(jīng)過(guò)眾多的部門和人員，造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)。所以，隨著辦公室行政工作的細(xì)致劃分，導(dǎo)致上級(jí)命令和精神下達(dá)的程序變得繁瑣，時(shí)間花費(fèi)更長(zhǎng)，從而降低了辦公室行政工作的效率。
2.2 辦公室行政工作人員工作能力較差
辦公室行政工作事務(wù)繁多而瑣碎，因此有部分工作人員對(duì)待工作缺乏認(rèn)真求實(shí)的精神，得過(guò)且過(guò)。面對(duì)上級(jí)下達(dá)的任務(wù)和精神，出現(xiàn)與自己意見(jiàn)相左的情況時(shí)，不能做到客觀對(duì)待，主觀上產(chǎn)生敷衍情緒，導(dǎo)致潦草處理的結(jié)果。同時(shí)，面對(duì)當(dāng)今社會(huì)金錢物質(zhì)等各方面的誘惑，部分工作人員不能正確對(duì)待，以至于步入的歧途。另外，還有個(gè)人能力方面的問(wèn)題，有的工作人員辦事馬虎、缺乏嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的品質(zhì)，導(dǎo)致辦公室行政工作的執(zhí)行不能沿著預(yù)期的軌道進(jìn)行和發(fā)揮作用。最后，辦公室行政人員服務(wù)員工的意識(shí)不夠強(qiáng)烈，甚至認(rèn)為為員工服務(wù)是員工有求于自己，在工作中出現(xiàn)“擺架子”、“端姿態(tài)”的不良現(xiàn)象。以上這些辦公室行政工作人員個(gè)人能力和品格方面的問(wèn)題是他們工作能力不夠、工作素質(zhì)較低的體現(xiàn)，這些問(wèn)題都有待在日常工作中不斷改進(jìn)。
3 做好辦公室行政工作的建議
3.1 精簡(jiǎn)辦公部門和機(jī)構(gòu)，提高辦事效率
要提高辦公室行政工作的辦事效率，首先要做的是精簡(jiǎn)辦公機(jī)構(gòu)和部門。減少中間部門的設(shè)置，才能使命令、精神的下達(dá)更加地快捷和有效。與此同時(shí)，辦公室行政工作要切實(shí)負(fù)責(zé)起本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的本職工作，每一環(huán)節(jié)的工作都及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行銜接和處理，才能做到各個(gè)機(jī)構(gòu)部門的協(xié)調(diào)一致。各部門和機(jī)構(gòu)只有找到并且認(rèn)識(shí)清楚辦公室行政工作的特定內(nèi)容和職能，才能樹(shù)立起全局觀念，從而積極努力地為領(lǐng)導(dǎo)辦事、為基層服務(wù)、為員工謀利。簡(jiǎn)言之，辦公室行政部門要對(duì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行精簡(jiǎn)，各職能部門要各司其職，才能提高自身辦事效率，以自己良好的“服務(wù)”形象，為組織內(nèi)外“做實(shí)事”，為基層為員工“辦大事”。
3.2 加強(qiáng)對(duì)辦公室行政工作人員的培訓(xùn)，提升員工素質(zhì)
作為辦公室行政工作人員，為了適應(yīng)辦公室工作的新要求，首先要一如既往堅(jiān)持學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自己觀察、分析和解決問(wèn)題的能力。辦公室繁雜的工作事務(wù)不僅要求工作人員要能高效處理好急需解決的事務(wù)，還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。同時(shí)始終保持自己良好的工作態(tài)度，從被動(dòng)工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)工作，探索做好行政工作的新方法和好路子。還要注重對(duì)新知識(shí)的學(xué)習(xí)、新問(wèn)題的研究，用新的有用的知識(shí)去解決新的問(wèn)題，做到與時(shí)俱進(jìn)。最后，還要樹(shù)立和加深全心全意為人民服務(wù)的思想，提高自己的服務(wù)能力，在繁雜的工作中甘于吃苦、樂(lè)于奉獻(xiàn)、敢為人先，提高自己的工作能力和工作素質(zhì)，充分發(fā)揮自己的價(jià)值。
4 結(jié)束語(yǔ)
辦公室行政工作是一個(gè)組織機(jī)構(gòu)不可或缺的工作環(huán)節(jié)，它對(duì)組織機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和各項(xiàng)事務(wù)的順利處理，起著承上啟下的橋梁作用，是協(xié)調(diào)左右的紐帶和服務(wù)工作的核心。但是現(xiàn)階段辦公室行政工作的問(wèn)題在于，機(jī)構(gòu)的繁復(fù)和人員的冗雜造成的辦事效率低下、工作人員素質(zhì)有待提高，以及外界社會(huì)認(rèn)知的偏頗。針對(duì)這些問(wèn)題，辦公室行政機(jī)構(gòu)需要精簡(jiǎn)和規(guī)范，以提高辦事的效率；工作人員要不斷學(xué)習(xí)、樹(shù)立正確的思想意識(shí)，以更好地進(jìn)行行政工作；同時(shí)，各機(jī)構(gòu)部門要努力糾正外界社會(huì)的認(rèn)知偏頗，使之成為自己完善工作的不竭動(dòng)力。只有這樣，才能充分體現(xiàn)和發(fā)揮辦公室行政工作的積極作用。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵字：高校；院(系)辦公室管理；對(duì)策
中圖分類號(hào)：G451 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
1．高校院(系)辦公室管理工作的特點(diǎn)
1．1事務(wù)繁雜
院(系)辦公室的工作繁多復(fù)雜，但大體可分為教學(xué)管理和行政管理兩部分。教學(xué)管理包含教務(wù)管理、學(xué)籍管理、成績(jī)管理、教學(xué)檔案管理、教學(xué)督導(dǎo)、教學(xué)工作量核算等內(nèi)容，它不但要協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)管理工作。還要協(xié)調(diào)與主管部門的業(yè)務(wù)關(guān)系，既要對(duì)教師、學(xué)生做到熱情服務(wù)，又要對(duì)細(xì)小的工作一絲不茍、精益求精，否則就會(huì)給教學(xué)工作帶來(lái)不便。行政管理除了教學(xué)管理外，其他工作原則上都要?dú)w并其中，諸如公文收發(fā)、會(huì)議通知、水電維修、設(shè)備維護(hù)、安全衛(wèi)生、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、日?？记?、津貼發(fā)放、教學(xué)辦公資金的管理以及有關(guān)科室工作督促檢查等，每一項(xiàng)工作看起來(lái)都很瑣碎，但都很重要，缺一不可。
1．2組織和協(xié)調(diào)作用
院(系)辦公室是系部管理工作過(guò)程中的中樞部門。從行政管理體系的縱向看，院(系)辦公室面對(duì)下屬各教研室及相關(guān)科室；從行政管理體系的橫向看，院(系)辦公室面對(duì)學(xué)校各黨務(wù)機(jī)關(guān)和行政部門。為使系部所屬各教研室在教學(xué)科研和其它活動(dòng)中與學(xué)校各黨務(wù)機(jī)關(guān)及行政職能部門思想、行動(dòng)保持一致，就要通過(guò)院(系)辦公室(在系部黨政領(lǐng)導(dǎo)的指揮下)對(duì)全系部所屬的各教研室及相關(guān)科室甚至各位教師進(jìn)行協(xié)調(diào)，使全系部的各種活動(dòng)統(tǒng)一到黨及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的總體目標(biāo)上來(lái)。院(系)辦公室在全系部的行政管理系統(tǒng)中所處的這個(gè)特殊位置，決定了它必須承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，保證全系部的教學(xué)、科研工作及其它活動(dòng)順利進(jìn)行和高效運(yùn)作。
1．3參謀和智囊作用
院(系)辦公室的首要工作是經(jīng)常參與研究系部里的重大問(wèn)題，及時(shí)向系部黨政領(lǐng)導(dǎo)反映情況，并提出建議。特別是在學(xué)校內(nèi)部體制深化改革的過(guò)程中，系部作為辦學(xué)主體，會(huì)有許多新的決策要出臺(tái)。這些新的決策，一方面要以學(xué)校的規(guī)章制度為依據(jù)，另一方面還要借鑒其他高校及校內(nèi)各系的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)更要結(jié)合本系部的實(shí)際情況及專業(yè)特色來(lái)制定適合本系部發(fā)展的策略。因此在系部黨政領(lǐng)導(dǎo)決策之前，院(系)辦公室應(yīng)該協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究，搜集信息并加以分析，綜合各方面的情況，提出可供參考的建議和方案。因此，要十分重視做好日常信息的搜集和整理工作，掌握信息要及時(shí)并且準(zhǔn)確，要善于捕捉到那些超前信息和執(zhí)行政策的反饋信息。前者可以幫助黨政領(lǐng)導(dǎo)超前決策。后者則可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使決策不斷趨于完善。
2.新時(shí)期高校院(系)辦公室管理遇到的問(wèn)題
在高等教育改革與發(fā)展步伐不斷加快的今天，我國(guó)高校建設(shè)正面臨著諸多方面的挑戰(zhàn)。高校在擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模、加快科研教學(xué)設(shè)施建設(shè)、提高辦學(xué)質(zhì)量和學(xué)術(shù)聲譽(yù)、改善師生員工學(xué)習(xí)生活條件等方面壓力更大，任務(wù)更為艱巨。學(xué)校的全面改革與建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，它涉及到學(xué)校管理的方方面面。作為服務(wù)于高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的院(系)辦公室也必然面臨著挑戰(zhàn)。認(rèn)清以下幾方面挑戰(zhàn)，將對(duì)高校的全面發(fā)展起重要作用。
2．1辦公室職能和目標(biāo)模糊不清
高校院(系)辦公室要發(fā)揮其最大的功效，為領(lǐng)導(dǎo)和師生員工提供一流的服務(wù)，在高校改革與發(fā)展中起到更大的作用，就應(yīng)當(dāng)先明確院(系)辦公室應(yīng)有的職能和應(yīng)達(dá)到的工作目標(biāo)。而職能與目標(biāo)又不是一成不變的靜態(tài)指標(biāo)，隨著各種新問(wèn)題的出現(xiàn)，院(系)辦公室職能與目標(biāo)都會(huì)有相應(yīng)的改變，尤其是工作目標(biāo)，其動(dòng)態(tài)性更加明顯。在實(shí)際工作中，高校院(系)辦公室很多時(shí)候只是按部就班地完成日常工作，就很難解決一些需要?jiǎng)?chuàng)新思維和充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性的問(wèn)題。一些不斷涌現(xiàn)的新業(yè)務(wù)，看似與辦公室管理無(wú)關(guān)，實(shí)際上仍是院(系)辦公室業(yè)務(wù)的擴(kuò)展。而一些看似歸屬院(系)辦公室管理的工作，實(shí)際上又不屬于其管轄范圍，院(系)辦公室人員極易“越俎代庖”，這一切都從一個(gè)側(cè)面說(shuō)明高校院(系)辦公室存在著對(duì)職能與目標(biāo)認(rèn)識(shí)不清的問(wèn)題。
2．2辦公室工作人員整體素質(zhì)不高
辦公室工作要講高效率、高質(zhì)量，這是現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的客觀要求。工作效率包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是辦事速度，二是辦事質(zhì)量。只有在保證辦事質(zhì)量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。高校院(系)辦公室工作人員只有具備過(guò)硬的政治素質(zhì)、熟練的業(yè)務(wù)能力、扎實(shí)的工作作風(fēng)，才能滿足工作的要求。但現(xiàn)實(shí)情況是部分院(系)辦公室人員素質(zhì)起點(diǎn)較低，得到培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)又少，他們?cè)谒枷搿I(yè)務(wù)各方面與高校管理的需要還有一定的距離。主要表現(xiàn)在：一是思想政治方面的挑戰(zhàn)。作為高校院(系)辦公室人員如果沒(méi)有良好的政治素質(zhì)，工作就沒(méi)有方向性，處理事情就難依法辦事和依據(jù)政策辦事。一是工作態(tài)度方面的挑戰(zhàn)。如果辦公室人員工作態(tài)度不端正、服務(wù)意識(shí)淡薄，那么就會(huì)辦事拖沓不積極，能推就推，而一但觸犯到他們的個(gè)人利益又立刻會(huì)暴跳如雷。三是業(yè)務(wù)水平方面的挑戰(zhàn)。高校院(系)辦公室人員的業(yè)務(wù)水平高低是與其自身所掌握的專業(yè)技能直接相關(guān)的。這就要求他們必須了解高校的運(yùn)作過(guò)程、本專業(yè)設(shè)置、教學(xué)過(guò)程、科研工作、學(xué)生工作、人事工作等等，通曉教育行政管理知識(shí)，掌握高校教育教學(xué)的發(fā)展規(guī)律。
2．3高校辦公室管理缺乏有效的運(yùn)行機(jī)制
在實(shí)際工作中，高校院(系)辦公室工作往往處于被動(dòng)狀態(tài)，突出表現(xiàn)在工作“四靠”，即靠會(huì)議、靠文件、靠上級(jí)下達(dá)任務(wù)、靠行政命令指導(dǎo)工作和處理問(wèn)題，工作的計(jì)劃性和針對(duì)性不強(qiáng)，“忙亂”現(xiàn)象十分突出。究其原因，主要是缺乏一套健全的管理制度，難以形成辦公室工作人員共同遵守的辦事規(guī)程和行為準(zhǔn)則；缺乏一套行之有效的辦公室工作評(píng)估制度和激勵(lì)機(jī)制；缺乏自我評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)和方法等等。導(dǎo)致工作處于無(wú)序狀態(tài)，整體工作水平提升緩慢。
2．4高校辦公室管理方式和手段滯后
隨著高等教育水平的不斷提高，高校正進(jìn)入一個(gè)全方位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。信息化專業(yè)的飛速發(fā)展，使計(jì)算機(jī)和相關(guān)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，給社會(huì)的發(fā)展提供了前所未有的動(dòng)力。目前，各行各業(yè)都在向信息化方向發(fā)展，高校院(系)辦公室也不例外，這無(wú)疑對(duì)辦公室提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平提出了更高、更新的要求，尤其是對(duì)辦公室處理信息的系統(tǒng)性、時(shí)效性要求越來(lái)越高。高校院(系)辦公室現(xiàn)有的辦公設(shè)備設(shè)施落后，以及傳統(tǒng)的工作方法和模式，顯然已經(jīng)難以適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。實(shí)現(xiàn)高校辦公室辦公手段的自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，成為提高管理水平和工作效率的迫切要求。
3．如何改進(jìn)和完善高校院(系)辦公室管理
3．1認(rèn)清職能，明確目標(biāo)，更新觀念，提高認(rèn)識(shí)觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)。作為高校管理的基層部門首先應(yīng)當(dāng)明確院(系)辦公室的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確指定各辦公室人員的職責(zé)，科學(xué)制定工作計(jì)劃，形成辦公室管理目標(biāo)體系。其次，社會(huì)的日新月異和教育的長(zhǎng)足發(fā)展，辦公室傳統(tǒng)的埋頭悶干、奉命撰文、照章辦事等簡(jiǎn)單的服務(wù)方式已不能適應(yīng)當(dāng)前高校的發(fā)展形勢(shì)，要求辦公室人員隨時(shí)代的變遷不斷樹(shù)立新的管理觀念，才能順利完成新形勢(shì)下的新任務(wù)。第三、高校院(系)辦公室尤其要樹(shù)立管理上以人為本、丌拓創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)協(xié)作等觀念、樹(shù)立智能型服務(wù)、超前服務(wù)的目標(biāo)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，努力提高辦公室工作水平和效率。
3．2強(qiáng)化人員素質(zhì)與技能，提高服務(wù)的質(zhì)量和績(jī)效
辦公室人員素質(zhì)的高低，是能否做好服務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。政治思想是做好工作的前提，業(yè)務(wù)知識(shí)則是做好工作的基礎(chǔ)。因此，高校院(系)辦公室人員首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)和黨性修養(yǎng)，提高思想認(rèn)識(shí)水平。尤其要認(rèn)真學(xué)習(xí)鄧小論，深入學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)江總書(shū)記“三個(gè)代表”重要思想的豐富內(nèi)涵，有針對(duì)性地倡導(dǎo)全心全意為師生員工服務(wù)的理念。通過(guò)黨性教育，提高辦公室人員的思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)辦公室的服務(wù)意識(shí)。只有學(xué)習(xí)和掌握這些科學(xué)理論，才能使辦公室人員站得高、看得遠(yuǎn)，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，從而有效地提高辦公室的工作水平、質(zhì)量和績(jī)效。其次，高校院(系)辦公室人員應(yīng)當(dāng)提高文化素質(zhì)。合理的文化知識(shí)結(jié)構(gòu)和廣博的知識(shí)，是視野開(kāi)闊、思想敏銳、富于開(kāi)拓創(chuàng)新的前提。辦公室人員只有全方位地提高文化素質(zhì)，才能全面提高文字處理能力、組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力、自理突發(fā)事件的應(yīng)變能力、操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，從而提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量和績(jī)效。第三，高校院(系)辦公室人員還必須提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。業(yè)務(wù)素質(zhì)是順利完成崗位工作任務(wù)的根本保證。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，知識(shí)更新的速度日益加快，辦公室人員必須具有超前意識(shí)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更新知識(shí)，掌握辦公現(xiàn)代化管理的方法和手段，從而適應(yīng)不斷復(fù)雜化的高校管理工作。
3．3 以人為本，做好本職工作
高校院(系)辦公室作為一個(gè)綜合性的基層單位，教師也常常把它作為了解信息、溝通情況、交流思想的場(chǎng)所。因此，高校院(系)辦管理人員盡量處理好與教師的關(guān)系，做教師的知心朋友，向教師虛心請(qǐng)教，盡可能地為教職工提供方便，為生活排憂解難，配合工會(huì)做好教職工生老病死等慰問(wèn)服務(wù)工作。高校院(系)辦公室還承擔(dān)著學(xué)生的學(xué)籍管理、成績(jī)管理工作，不同年級(jí)、不同專業(yè)、不同性格的學(xué)生常常要到辦公室咨詢各種情況，辦理成績(jī)打印等手續(xù)，院(系)辦管理人員以愛(ài)心對(duì)待學(xué)生，給予理解與關(guān)懷，真誠(chéng)地服務(wù)于學(xué)生。高校院(系)辦作為窗口，還時(shí)常有其它部門或單位的人來(lái)咨詢、聯(lián)系工作。對(duì)這些來(lái)賓，系辦管理人員力盡地主之誼，熱情接待，詳細(xì)解答，妥善安排，以塑造系部的良好形象。
3．4逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化
辦公自動(dòng)化是以電腦為核心復(fù)雜的“人一機(jī)”信息處理系統(tǒng)，它集管理、控制、服務(wù)等功能于一體，目前已步入到統(tǒng)一的大型智能信息集群管理服務(wù)系統(tǒng)辦公時(shí)代。院(系)辦公室通過(guò)采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公，可擺脫長(zhǎng)期以來(lái)基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公方式，逐步實(shí)現(xiàn)向依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無(wú)紙化辦公的根本性轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)辦公室工作事務(wù)的信息化、自動(dòng)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。真正體現(xiàn)辦公室工作的方便、快捷、高效。第一，可利用校園局域網(wǎng)，查閱、接收校各行政部門的發(fā)的通知、文件材料，并將這些通知及時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和師生，就可以大大降低人力、物力的消耗。第二，教師可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將考試試卷發(fā)送到考務(wù)部門直接印制，將學(xué)生成績(jī)直接發(fā)送到教務(wù)部門，這樣方式快捷、準(zhǔn)確。第三，在學(xué)籍管理方面，教學(xué)秘書(shū)可在院(系)的網(wǎng)頁(yè)上將本院系的各年級(jí)學(xué)生的課程課表、考試信息、成績(jī)等公布出來(lái)，師生可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱自己所需要的信息。第四，建立院(系)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)箱，讓廣大師生員工參與院(系)管理，使院(系)管理真正做到公開(kāi)化、民主化。
總之，在新時(shí)期，高校院(系)辦公室人員要切實(shí)做好辦公室的工作，必須了解辦公室工作性質(zhì)、作用、特點(diǎn)以及應(yīng)遵循的基本原則，解放思想、更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)換角色和轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，強(qiáng)化辦公室的服務(wù)意識(shí)。增強(qiáng)服務(wù)功能，從而促進(jìn)高校院(系)辦公室管理的科學(xué)化、智能化、信息化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，主動(dòng)、高效、優(yōu)質(zhì)地做好辦公室工作，使之真正起到管理樞紐和橋梁的作用。
參考文獻(xiàn)：
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2、孫榮．《辦公室管理》 復(fù)旦大學(xué)出版社．1999．【M】
關(guān)鍵詞 新形勢(shì)；農(nóng)業(yè)科研院所；辦公室工作；挑戰(zhàn)；建議
中圖分類號(hào) C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2017）05-0250-03
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和政治經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)出一些新的特征：經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)模式告別簡(jiǎn)單粗放、經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)速度趨于平穩(wěn)適宜、電子信息技術(shù)飛速發(fā)展、政府作風(fēng)趨于陽(yáng)光透明、社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)科學(xué)高效，今天的我們已經(jīng)站在了新的歷史起點(diǎn)上。
辦公室是單位負(fù)責(zé)人實(shí)施科學(xué)決策和有效領(lǐng)導(dǎo)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是一個(gè)單位溝通上下、聯(lián)系左右的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的“窗口”，肩負(fù)著調(diào)查研究、督察督辦、參謀服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)等重要職能，其工作關(guān)系千絲萬(wàn)縷，錯(cuò)綜復(fù)雜。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入新形勢(shì)，農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)入新階段，農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新也面臨許多新情況、新問(wèn)題。如何適應(yīng)新的形勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)為單位搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，成為擺在辦公室人員面前迫切需要解決的問(wèn)題。
1 山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室概況
山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室目前下設(shè)行政文秘、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)、宣傳報(bào)道、檔案管理4個(gè)科室；共有在職職工14人，其中，主任（正處級(jí)）1名，副主任（副處級(jí)）1名，行政文秘科5人，機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)科3人，宣傳報(bào)道科1人，檔案管理科3人。
1.1 行政文秘科主要職責(zé)
督查院屬各部門、各單位貫徹落實(shí)院行政決策和工作部署；組織協(xié)調(diào)需多個(gè)部門共同辦理的綜合性行政工作；負(fù)責(zé)組織起草以院或院領(lǐng)導(dǎo)名義發(fā)出的報(bào)告、總結(jié)、決議、通知、意見(jiàn)、函等文件，組織擬定全院性的規(guī)章制度，組織撰寫(xiě)行政管理事項(xiàng)的通告等；負(fù)責(zé)外單位來(lái)文的簽收、批辦、留存、歸檔等工作；負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各行政處室發(fā)文的登記、留存、歸檔等工作；負(fù)責(zé)院章、院長(zhǎng)名章等公章的用印及保管；負(fù)責(zé)介紹信、證明等便函的開(kāi)具；負(fù)責(zé)全院作息時(shí)間調(diào)整及國(guó)家法定節(jié)假日機(jī)關(guān)職工的排班值班工作；負(fù)責(zé)全院計(jì)劃生育、保密、接待等工作。
1.2 機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)科主要職責(zé)
組織制定本單位的財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)制度并負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行；組織開(kāi)展會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)監(jiān)督；監(jiān)督各項(xiàng)資金的使用和分配，負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)賬和開(kāi)具現(xiàn)金憑證，負(fù)責(zé)記賬憑證的匯總；負(fù)責(zé)應(yīng)收、應(yīng)付款的結(jié)轉(zhuǎn)和清理工作并負(fù)責(zé)登記往來(lái)賬；負(fù)責(zé)各職能處室業(yè)務(wù)費(fèi)、各項(xiàng)目資金的記賬工作并監(jiān)督各項(xiàng)資金的使用情況；負(fù)責(zé)本單位工資的核算工作，監(jiān)督并管理工資資金的使用情況；負(fù)責(zé)審核報(bào)銷機(jī)關(guān)職工差旅費(fèi)；負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)明細(xì)賬的登記工作，核算本單位固定資產(chǎn)的增減變動(dòng)情況；負(fù)責(zé)本單位財(cái)政國(guó)庫(kù)支付系統(tǒng)工作等。
1.3 宣傳報(bào)道科主要職責(zé)
負(fù)責(zé)全院信息公開(kāi)工作；負(fù)責(zé)全院各類科研新成果、新技術(shù)、新產(chǎn)品的宣傳報(bào)道工作；負(fù)責(zé)辦公室日常新聞的工作；負(fù)責(zé)與電臺(tái)、報(bào)紙等新聞媒體的聯(lián)絡(luò)和溝通工作；負(fù)責(zé)“京津冀晉豫蒙農(nóng)（牧）科院六院信息”中本單位信息的收集、編寫(xiě)工作等。
1.4 檔案管理科主要職責(zé)
負(fù)責(zé)院機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作；負(fù)責(zé)對(duì)院屬各單位檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督工作；負(fù)責(zé)本部門各種門類和不同載體檔案的統(tǒng)一管理工作，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確和安全；按照規(guī)定向有關(guān)檔案局移交檔案材料；負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作；負(fù)責(zé)對(duì)檔案（資料）的保管狀況進(jìn)行定期檢查核對(duì)，對(duì)破損的檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理等。
2 面臨的挑戰(zhàn)
2.1 人員配備不齊
2012年以前，辦公室有正處1人，副處3人，正科、副科及科員21人。近幾年，隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革，農(nóng)科院內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)做了部分調(diào)整，加之老員工逐u退休，辦公室人員變動(dòng)較大。目前，只剩1名正處、1名副處、12名科級(jí)人員，人員總數(shù)較之前減少11人，現(xiàn)有人員大多身兼數(shù)職。在如今形勢(shì)日新月異、工作任務(wù)日益繁重、工作要求不斷提高的情況下，辦公室出現(xiàn)嚴(yán)重人員緊缺問(wèn)題。
2.2 統(tǒng)籌意識(shí)淡薄
辦公室工作的服務(wù)性和從屬性，容易使人形成程式化的思維和處事模式[1]。面對(duì)瑣碎繁雜的事務(wù)性工作，辦公室人員習(xí)慣自我定位成“辦事員”，每天忙于日常性的事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，很少?gòu)恼w上思考布局和主動(dòng)進(jìn)行超前規(guī)劃。
辦公室的工作雖看似零碎、繁雜，但總結(jié)下來(lái)，也不乏時(shí)間性和規(guī)律性。如每年的全院工作會(huì)議、干部述職大會(huì)、公開(kāi)招聘會(huì)議、全院匯報(bào)大會(huì)等會(huì)議的召開(kāi)及個(gè)人總結(jié)、部門年度總結(jié)、《山西年鑒》《山西經(jīng)濟(jì)年鑒》等材料的撰寫(xiě)，都有固定的時(shí)間安排，需做的準(zhǔn)備工作也大致相同。相關(guān)工作人員完全可以早做準(zhǔn)備，但因習(xí)慣了被動(dòng)等待領(lǐng)導(dǎo)分配，往往在這些任務(wù)突然來(lái)臨時(shí)措手不及。
2.3 不重視溝通協(xié)調(diào)工作
溝通協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)重要工作，單位的上下之間、部門之間、內(nèi)外之間往往會(huì)出現(xiàn)許多矛盾和沖突，這都需要辦公室人員通過(guò)精心、細(xì)致的溝通協(xié)調(diào)來(lái)解決。
在現(xiàn)行的行政管理體系中，山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院各職能部門間按層次型功能框架建立，各領(lǐng)域保持獨(dú)立，無(wú)責(zé)任關(guān)系，但在很多情況下，文件的傳達(dá)、會(huì)議的召開(kāi)、規(guī)章制度的落實(shí)、材料的上報(bào)等都涉及到若干部門，如果沒(méi)有各個(gè)部門間的良性溝通與合作是不可能完成的。有一次省督導(dǎo)組給院辦公室打電話讓上報(bào)單位現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)的住房數(shù)與住房面積、領(lǐng)導(dǎo)干部辦公室的使用面積和綜合辦公樓的使用情況、機(jī)關(guān)公務(wù)用車的使用情況及機(jī)關(guān)全體在職人員的花名冊(cè)等材料，這些材料分別由院辦公室、黨委辦公室、組織部、人事處、后勤處等多個(gè)部門掌握，由于時(shí)間緊任務(wù)重，辦公室的同志與其他部門的溝通工作做得不夠充分，導(dǎo)致在上報(bào)時(shí)有2個(gè)部門出現(xiàn)相互推諉的情況，耽誤了工作進(jìn)程。
2.4 形象化建設(shè)亟待加強(qiáng)
辦公室是單位的窗口，其點(diǎn)點(diǎn)滴滴都影響著單位的整體形象和聲譽(yù)，反映部門的能力水平[2]。辦公室的工作對(duì)象廣泛而復(fù)雜，涉及方方面面的問(wèn)題和公共關(guān)系，稍不注意就有可能損壞單位的整體形象。院屬各單位職工或外單位人員到單位辦事，一般都會(huì)先去辦公室，辦公室人員的一次接待洽談、便函開(kāi)具、印章使用，甚至一次電話的受理等，都能從一個(gè)側(cè)面反映出單位的思想作風(fēng)和精神風(fēng)貌，甚至反映出單位的工作效率。
每年開(kāi)春，行政辦公室每天都要接聽(tīng)?zhēng)资畟€(gè)甚至上百個(gè)咨詢電話。有一次，該科室工作人員因一直忙于接聽(tīng)咨詢電話而耽誤了手頭的工作很是惱火，竟與來(lái)電咨詢的員發(fā)生爭(zhēng)吵，導(dǎo)致雙方都很不愉快，單位形象也因此受到損害。辦公室的部門性質(zhì)和工作特點(diǎn)容易使人產(chǎn)生較大壓力，甚至產(chǎn)生煩躁情緒[3]，如何處理好日常工作和維護(hù)單位形象是辦公室人員今后都應(yīng)該注意的問(wèn)題。
2.5 辦公自動(dòng)化發(fā)展程度低
隨著信息產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化的程度越來(lái)越高，傳統(tǒng)的辦公條件逐漸被計(jì)算機(jī)、通訊網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)所取代。如今，山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院每個(gè)辦公室都配有計(jì)算機(jī)等一些現(xiàn)代化設(shè)備，但由于缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，也沒(méi)有專門的辦公室管理軟件開(kāi)發(fā)人員和設(shè)備維護(hù)人員，大部分部門信息利用程度較低，辦公自動(dòng)化程度普遍不高。比如山西省農(nóng)業(yè)科學(xué)院有30家下屬單位，其中有11家分布在太原市以外的地區(qū)，每次為領(lǐng)取一份文件或上報(bào)一份材料，都需派專人前往，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，嚴(yán)重影響了工作效率。
3 工作建議
新形勢(shì)下，要在立足本職崗位和為全院事業(yè)發(fā)展服務(wù)的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變思想、改進(jìn)作風(fēng)，大力提升行政辦公水平，積極履行好“參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)”的職責(zé)。
3.1 配齊人員，提高素質(zhì)
按崗定編，配齊人員，扭轉(zhuǎn)一人多職的工作現(xiàn)狀。通過(guò)公開(kāi)選拔、民主推薦、調(diào)任、公開(kāi)招聘等方式增加2名副處級(jí)干部和若干名干事，明確其崗位分工及職責(zé)。同時(shí)，制定合理的辦公室工作人員專職化發(fā)展方案，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室人員的專職化。
辦公室人員素質(zhì)的高低是能否做好各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)，要注重辦公室人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提高。一是要提高政治理論素質(zhì)。作為辦公室的成員，要不斷學(xué)習(xí)黨規(guī)、政策法規(guī)、系列重要講話精神等，不斷提高自己的黨性修養(yǎng)，以科學(xué)的思想武裝頭腦，在工作中把握正確的政治方向。二是要提高文化素質(zhì)。合理的文化知識(shí)結(jié)構(gòu)和廣博的知識(shí)是視野開(kāi)闊、思維敏銳、富于開(kāi)拓創(chuàng)新的前提[4]。面對(duì)日益嚴(yán)峻的形勢(shì)挑戰(zhàn)和不斷復(fù)雜化的工作內(nèi)容，辦公室人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，建立起層級(jí)的知識(shí)儲(chǔ)備和開(kāi)放性的知識(shí)結(jié)構(gòu)，為做好各項(xiàng)工作打好文化基礎(chǔ)。三是要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，知識(shí)更新的速度日益加快，辦公室人員必須樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力，掌握綜合分析、組織協(xié)調(diào)、現(xiàn)代化辦公管理等方法和手段，從而適應(yīng)不斷復(fù)雜化的管理工作，順利完成崗位工作任務(wù)[5]。
3.2 樹(shù)立超前意識(shí)
辦公室所處的地位和職能作用決定了其工作大多是服從性的，但這不能與被動(dòng)性“劃等號(hào)”。要做好辦公室工作，必須發(fā)揮主觀能動(dòng)性，增強(qiáng)超前意識(shí)。對(duì)年終匯報(bào)會(huì)議、全院年度工作會(huì)議等規(guī)律性和周期性的工作，要提前準(zhǔn)備，超前謀劃，增強(qiáng)主動(dòng)性；對(duì)全院的重點(diǎn)工作，以及主要領(lǐng)導(dǎo)的“關(guān)注點(diǎn)”、院屬單位的“閃光點(diǎn)”、職工群眾的敏感點(diǎn)等，要主動(dòng)開(kāi)展調(diào)研并及時(shí)跟進(jìn)，調(diào)查了解進(jìn)展情況及存在的問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見(jiàn)；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。
3.3 提高溝通協(xié)調(diào)能力
辦公室工作千頭萬(wàn)緒，做好部門之間、上下級(jí)之間、內(nèi)外之間的溝通協(xié)調(diào)工作，對(duì)處理好辦公室事務(wù)非常重要。首先，要當(dāng)好各職能部門間的溝通協(xié)調(diào)者。辦公室要從既維護(hù)全局利益又保護(hù)部門工作積極性的角度做好溝通協(xié)調(diào)工作，主動(dòng)而不專擅越權(quán)，發(fā)揮好中介和橋梁作用，保證部門之間形成合力，避免不必要的扯皮和內(nèi)耗。其次，要當(dāng)好上下級(jí)之間的溝通協(xié)調(diào)者。要了解清楚上級(jí)的意圖和工作要求，以便更好地傳達(dá)落實(shí)，同時(shí)也要注意關(guān)注基層動(dòng)向，廣泛聽(tīng)取職工的意見(jiàn)和建議，實(shí)事求是地向上級(jí)進(jìn)行反饋。三要當(dāng)好本單位與外單位的溝通協(xié)調(diào)者。與外單位進(jìn)行協(xié)調(diào)時(shí)，要采取積極措施，注意增進(jìn)友誼、互通情況、合作交流，以得到社會(huì)各界的支持和幫助，為單位發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)和諧的外部環(huán)境。
另外，在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是原則性。凡事都要堅(jiān)持原則，講究公正，照章行事，以理服人。二是謀略性。對(duì)各種矛盾都要深入調(diào)查，弄清事情的來(lái)龍去脈，不隨便發(fā)表意見(jiàn)，不亂表態(tài)。三是靈活性。面臨矛盾，要靈活應(yīng)變，做到堅(jiān)持原則不呆板，靈活處理不亂套[6]。
3.4 加強(qiáng)形象化建設(shè)
辦公室是單位的“門面”，是代表領(lǐng)導(dǎo)同志處理問(wèn)題、辦理事務(wù)、反映領(lǐng)導(dǎo)意圖的“窗口”，時(shí)刻體現(xiàn)著單位的形象和風(fēng)貌，在工作中須高度重視辦公室形象化建設(shè)。要努力做到不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)在手中延誤、不讓辦理的文件在手中積壓、努力避免各種差錯(cuò)和失密現(xiàn)象發(fā)生；要熱情接待每一位來(lái)訪者，耐心答復(fù)他們咨詢的問(wèn)題，切忌給人留下“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”的印象，積極塑造辦公室求真、務(wù)實(shí)、高效、和諧的良好形象。辦公室的每一位同志也要珍惜在辦公室工作的機(jī)會(huì)，立足本職，盡心竭力做好每一項(xiàng)工作，不嗵岣咦約旱囊滴袼刂剩努力做到博學(xué)、勤奮、求實(shí)、快捷，為維護(hù)辦公室的良好形象做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
3.5 推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)
計(jì)算機(jī)的普及和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展為辦公自動(dòng)化提供了豐備的物質(zhì)條件，合理高效利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大力提高行政辦公效率，已是形勢(shì)所趨。辦公自動(dòng)化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，運(yùn)用規(guī)模越大，功能配套越好，應(yīng)用效率就越高，效益就越大。農(nóng)科院院機(jī)關(guān)辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和行政服務(wù)等繁重工作，與院領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部門、院屬各單位等都有著不同程度的聯(lián)系，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，可大大降低行政運(yùn)行成本，提高行政辦公效率和行政管理水平。
首先要引進(jìn)先進(jìn)實(shí)用的辦公軟件，建立公文管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)日程管理、部門事務(wù)處理等模塊，把日常工作中文件的收發(fā)、起草、歸檔、查詢，領(lǐng)導(dǎo)日程安排、信息收集上報(bào)、接待安排、督查、會(huì)議室管理、領(lǐng)導(dǎo)用車管理、部門請(qǐng)示報(bào)告審批等都納入到模塊中，并邀請(qǐng)專人進(jìn)行軟件使用、測(cè)試及維護(hù)等方面的培訓(xùn)；其次，在系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用的過(guò)程中，辦公室的每一位成員都要提高自覺(jué)性，增強(qiáng)主動(dòng)性，帶頭熟練掌握系統(tǒng)的操作流程，帶頭運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，帶頭執(zhí)行電子公文運(yùn)行的管理規(guī)范，做辦公自動(dòng)化學(xué)習(xí)、使用和推廣的楷模[7-9]。
4 參考文獻(xiàn)
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高職院校辦公室工作水平提高效率
伴隨著高職院校管理體制的改革，高職院校的作用逐漸變大，任務(wù)量逐漸增多。為適應(yīng)新形式下高職院校的發(fā)展現(xiàn)狀，提高職院校辦公室的工作水平勢(shì)在必行。一旦高職院校辦公室的工作水平得到著實(shí)有效的提高，那么學(xué)校整體的運(yùn)行就會(huì)變得更加良好，有利于提高學(xué)習(xí)整體的辦學(xué)水平，提高高職院校的綜合實(shí)力。但是就目前高職院校辦公室的現(xiàn)狀來(lái)看，其工作水平、工作效率令人堪憂。所以提高職院校辦公室的工作水平，整頓高職院校辦公室的工作作風(fēng)，是新形勢(shì)下的必然結(jié)果。
一、加強(qiáng)道德教育，提高專業(yè)素質(zhì)
由于高職院校體制的改革，學(xué)校對(duì)辦公室的工作人員的數(shù)量有了更多的需求。極度膨脹式地吸納高職院校辦公室人員所導(dǎo)致的必然結(jié)果，是工作人員道德水準(zhǔn)低下，專業(yè)素質(zhì)較差。若想進(jìn)一步提高高職院校辦公室的工作水平，必須培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬，思想道德品質(zhì)優(yōu)良的工作團(tuán)隊(duì)。
1.加強(qiáng)思想道德教育
高職院校辦公室的工作人員的工作直接面向的工作對(duì)象，就是進(jìn)入到高職院校讀書(shū)的每一位大學(xué)生，工作人員的行為舉止時(shí)刻影響著學(xué)生的行為規(guī)范。作為一名高職院校辦公室的工作人員應(yīng)時(shí)刻注意自己的行為，為大學(xué)生做出表率作用。學(xué)校應(yīng)定期舉辦思想政治教育理論課程，其聽(tīng)課對(duì)象不僅包括每一位大學(xué)生，更應(yīng)該包括每一位高職院校的工作人員，通過(guò)思想政治教育課程的培養(yǎng)，提高工作人員的思想道德修養(yǎng)。堅(jiān)定每一位工作人員的政治信念，提高政治素質(zhì)。樹(shù)立起馬列主義世界觀，以科學(xué)的世界觀指導(dǎo)日常工作。只有高職院校辦公室工作人員的思想轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，才能夠有效地提高高職院校辦公室的工作水平。
2.提高人員專業(yè)素質(zhì)
現(xiàn)如今，國(guó)家和社會(huì)對(duì)高職院校辦公室人員的要求越來(lái)越高，不僅需要處理日常事物，而且還要兼顧各方運(yùn)轉(zhuǎn)，所以高職院校辦公室的工作人員必須具備過(guò)硬的專業(yè)素質(zhì)。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐證明，辦公室人員所掌握的知識(shí)越多，掌握的知識(shí)面越廣，其工作效率越高，工作能力越強(qiáng)。所以，高職院校辦公室的工作人員必須自覺(jué)學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，定期接受社會(huì)和學(xué)校組織的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)。同時(shí)在休息的時(shí)間廣泛閱讀各學(xué)科的專業(yè)書(shū)籍，如“政治學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)、哲學(xué)等”。只有在每一位高職院校辦公室的工作人員的專業(yè)素質(zhì)提高的前提下，高職院校辦公室的工作水平才會(huì)穩(wěn)步提高。
二、轉(zhuǎn)變舊觀念，樹(shù)立新意識(shí)
隨著高職院校改革的不斷深入，原有的一些問(wèn)題和矛盾不斷地被解決，高職院校的發(fā)展進(jìn)入了一個(gè)新的歷史時(shí)期。同樣的伴隨著改革的推進(jìn)新的問(wèn)題也不斷的產(chǎn)生。這就要求高職院校辦公室轉(zhuǎn)變?cè)械乃枷胗^念，樹(shù)立起新形勢(shì)下的新意識(shí)。以便更好地解決高職院校運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的新問(wèn)題，提高高職院校辦公室的功能工作水平。
1.提高責(zé)任意識(shí)
前文提到過(guò)，高職院校辦公室的工作人員直接面對(duì)的工作對(duì)象就是學(xué)生，肩負(fù)著學(xué)校和學(xué)生的各項(xiàng)工作，可以說(shuō)責(zé)任重大。所以，每一位高職院校辦公室的工作人員必須提高責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立起為人民服務(wù)的工作作風(fēng)，求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度。在自己的日常工作中，認(rèn)真完成自己的本職工作，決不能偷奸?；?。只要高職院校辦公室工作人員的責(zé)任意識(shí)提高，提高高職院校辦公室的工作水平便會(huì)更進(jìn)一步。
2.加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
眾所周知，高職院校辦公室的主要工作性質(zhì)可以總結(jié)為服務(wù)于各方。不僅要服務(wù)于學(xué)校，服務(wù)于學(xué)生，更應(yīng)該服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于國(guó)家。高職院校辦公室的工作人員不僅僅是學(xué)校的工作人員，還是學(xué)生的公仆，只有工作人員真正的意識(shí)到這一點(diǎn)，才能夠切實(shí)有效的提高服務(wù)意識(shí)。所以，高職院校辦公室的工作人員必須加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，任勞任怨、勤奮工作，不斷提高專業(yè)素質(zhì)，更好的為人民服務(wù)，提高高職院校辦公室的工作水平。
三、建立健全科學(xué)的規(guī)章制度，實(shí)行科學(xué)化管理模式
高職院校辦公室必須建立起完善的規(guī)章制度，用來(lái)規(guī)范工作人員的行為準(zhǔn)則。建立起嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高工作人員的工作效率，提高高職院校辦公室的工作水平。并且建立起科學(xué)有效的管理模式，使得每一位工作人員在更為寬松愉快的模式下工作。這樣，高職院校辦公室的工作水平必將提高。
1.建立健全科學(xué)的規(guī)章制度
高職院校辦公室的工作人員工作效率的提高離不開(kāi)完善的規(guī)章制度的保障，建立起合理嚴(yán)密的規(guī)章制度，可以規(guī)范工作人員的日常行為，讓工作人員了解自己的工作范疇，嚴(yán)格按照規(guī)定工作。不越權(quán)，不偷懶，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成自己的分內(nèi)工作。并且學(xué)校根據(jù)工作完成質(zhì)量、時(shí)間等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。如此一來(lái)，高職院校辦公室工作人員的熱情將會(huì)得到空前的高漲，工作水平的提高會(huì)更加快捷。
2.實(shí)行科學(xué)合理的管理模式
在合理的規(guī)章制度下，實(shí)行科學(xué)化的管理模式，提高每一位工作人員的工作效率，對(duì)高職院校辦公室工作水平的提高也起到著關(guān)鍵的作用。如果每一位工作人員都能夠按照科學(xué)的模式，按部就班的進(jìn)行自己的本職工作，那么其工作效率必將會(huì)得到很大的提高。而且辦公人員在科學(xué)管理模式下的工作，其犯錯(cuò)誤的概率也將會(huì)大大降低，從而提高高職院校辦公室的工作水平。
高職院校辦公室工作水平的提升，有利于促進(jìn)高職院校的整體水平的發(fā)展?，F(xiàn)如今，國(guó)家高素質(zhì)人才的要求越來(lái)越高，而高職院校承擔(dān)著培養(yǎng)高素質(zhì)人才的任務(wù)，可以說(shuō)高職院校的任務(wù)相當(dāng)重要且艱難。高職院校辦公室作為高職院校的核心機(jī)構(gòu)，提高其工作水平、工作效率也就成為了高職院校發(fā)展的重要因素。只有加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的管理，培養(yǎng)出思想道德良好、專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、思想觀念先進(jìn)、嚴(yán)于律己、刻苦工作的工作人員。并建立起嚴(yán)密的規(guī)章制度，實(shí)行科學(xué)化的管理模式，盡力健全監(jiān)督制約機(jī)制，才能夠長(zhǎng)足有效地促進(jìn)高職院校辦公室的工作水平。
參考文獻(xiàn)：
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一、政務(wù)督查工作目的
緊緊圍繞區(qū)委、區(qū)政府的中心工作，通過(guò)督促、檢查、協(xié)調(diào)、反饋等手段，及時(shí)了解情況，反映問(wèn)題，提出建議，維護(hù)政令暢通，確保上級(jí)和區(qū)委、區(qū)政府各項(xiàng)決策、工作措施的貫徹落實(shí)。抓落實(shí)是政務(wù)督查的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，要把抓落實(shí)貫穿于政務(wù)督查的全過(guò)程，在落實(shí)中抓督查，以督查促落實(shí)。
二、政務(wù)督查工作原則
（一）依法督查原則。嚴(yán)格依照法律法規(guī)、規(guī)章規(guī)定，開(kāi)展政務(wù)督查工作，堅(jiān)持令行禁止，維護(hù)黨和政府的權(quán)威性。
（二）客觀公正原則。堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，全面準(zhǔn)確地了解情況，客觀公正地處理和反映問(wèn)題，防止以偏概全，杜絕弄虛作假。
（三）注重實(shí)效原則。著眼于及時(shí)有效地解決問(wèn)題，認(rèn)真扎實(shí)地抓好各項(xiàng)督查事項(xiàng)的落實(shí)，防止和克服形式主義。
（四）分級(jí)辦理原則。認(rèn)真履行各級(jí)政府及其部門的督查工作職責(zé)，做到逐級(jí)負(fù)責(zé)，分工協(xié)作，分級(jí)辦理，積極負(fù)責(zé)地完成區(qū)委、區(qū)政府交辦的督查任務(wù)。
三、政務(wù)督查工作方法
根據(jù)督查工作實(shí)際，注意方法和策略，做到四個(gè)結(jié)合：（一）專題督查與調(diào)查研究相結(jié)合；（二）重點(diǎn)督查與專項(xiàng)督查相結(jié)合；（三）催報(bào)檢查與分析核實(shí)相結(jié)合；（四）現(xiàn)場(chǎng)督辦與電子政務(wù)相結(jié)合。
四、政務(wù)督查主要范圍
（一）對(duì)區(qū)委、區(qū)政府重大決策和重要工作的部署貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督查。
（二）對(duì)全區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展目標(biāo)考核任務(wù)和重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目推進(jìn)情況進(jìn)行督查。
（三）對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示件和區(qū)政府辦文單的落實(shí)情況進(jìn)行督辦。
（四）對(duì)人大及其常委會(huì)決定或決議的落實(shí)情況，人大代表建議、政協(xié)委員提案的辦理情況進(jìn)行督辦。
（五）對(duì)省、市、區(qū)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)信箱辦理事項(xiàng)進(jìn)行督辦。
（六）對(duì)人民來(lái)信的回復(fù)情況進(jìn)行跟蹤督查。
五、政務(wù)督查工作程序
（一）督查事項(xiàng)提出。區(qū)政府及區(qū)政府辦公室向各街道、各部門提出督查事項(xiàng)的形式包括：1、通過(guò)召開(kāi)會(huì)議、文件，提出督查事項(xiàng)；2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，向有關(guān)單位發(fā)出《南京市*區(qū)人民政府辦公室政務(wù)督查通知》、《南京市*區(qū)人民政府辦公室辦文單》、《領(lǐng)導(dǎo)信箱轉(zhuǎn)辦件》等書(shū)面通知，提出督查事項(xiàng)；3、通過(guò)電話及其它形式向有關(guān)單位提出督查事項(xiàng)。
（二）督查事項(xiàng)辦理。承辦單位接到督查任務(wù)后，要高度重視，建立責(zé)任制，明確經(jīng)辦部門和人員，認(rèn)真及時(shí)辦理，按時(shí)按要求報(bào)告或反饋辦理結(jié)果，做到“有交必辦，有辦必果，有果必復(fù)”。對(duì)重大督查事項(xiàng)，主要領(lǐng)導(dǎo)要親自抓。在辦理過(guò)程中，主辦和協(xié)辦單位、各部門之間要加強(qiáng)協(xié)商溝通，遇到自身無(wú)法解決的問(wèn)題或不能按期完成時(shí)，要及時(shí)向區(qū)政府辦公室報(bào)告，說(shuō)明情況，以免延誤辦理。
（三）督查事項(xiàng)催辦。督查事項(xiàng)下達(dá)后，區(qū)政府辦公室將進(jìn)行跟蹤催辦。對(duì)一些重要的督查事項(xiàng)，由區(qū)政府辦公室組織有關(guān)部門和人員，進(jìn)行專題督查，必要時(shí)組成督查組，由區(qū)領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)親自督查，以確保按時(shí)按要求全面落實(shí)到位。對(duì)未按時(shí)限回復(fù)或辦理結(jié)果不符合要求，以及根據(jù)工作需要或區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要求需進(jìn)一步辦理的，要進(jìn)行跟蹤督辦。
（四）督查事項(xiàng)反饋。各承辦單位要按照《關(guān)于印發(fā)〈南京市*區(qū)辦理建議提案工作的規(guī)定〉的通知》（*委辦發(fā)〔2003〕21號(hào)）、《關(guān)于印發(fā)“區(qū)委書(shū)記、區(qū)長(zhǎng)信箱”管理暫行辦法的通知》（*委辦發(fā)〔20*〕80號(hào)）和《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)信箱辦理工作的通知》（*政辦發(fā)〔2009〕73號(hào)）等文件要求，根據(jù)辦理要求和時(shí)限規(guī)定，及時(shí)反饋辦理落實(shí)情況。
（五）督查結(jié)果通報(bào)。為確保督查質(zhì)量和辦理效果，區(qū)政府辦公室定期以《政務(wù)督查》、《督查專報(bào)》形式對(duì)全區(qū)督查工作情況進(jìn)行通報(bào)，對(duì)辦理成效好的單位進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)不符合辦理要求的進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。
（六）督查資料立卷歸檔。各街道、各部門要建立和健全督查文書(shū)管理制度，督查工作形成的材料要按公文處理規(guī)定立卷歸檔。
五、督查工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
（一）區(qū)政府辦公室是區(qū)政府督查工作的牽頭部門，負(fù)責(zé)對(duì)全區(qū)政務(wù)督查工作的組織、指導(dǎo)、培訓(xùn)、協(xié)調(diào)和檢查。
（二）各街道、各部門要高度重視，把督查工作放在突出位置，各承辦單位主要負(fù)責(zé)人是本區(qū)域和單位政務(wù)督查工作的第一責(zé)任人，并要明確一名負(fù)責(zé)人分管政務(wù)督查工作。
為進(jìn)一步加強(qiáng)建議、提案的辦理工作，根據(jù)州政府《關(guān)于對(duì)人大代表建議、政協(xié)委員提案工作實(shí)行目標(biāo)管理的通知》要求，州局經(jīng)研究快定，制定辦理好州人大、州政協(xié)交辦的建議、提案主要措施如下：
1、要充分認(rèn)識(shí)辦理好建議、提安明確重大意義。建議和提案，可以說(shuō)是人大代表、政協(xié)委員的心血和汗水，寄托著人民群眾的希望和期盼。辦理好人大代表、政協(xié)委員的建議、提案，有利于政府了解民情，洞察民意，吸收民智，推進(jìn)決策的科學(xué)化民主化；有利于開(kāi)闊眼界，理清思路，創(chuàng)新工作。
2、建立責(zé)任制。建立以局長(zhǎng)為第一責(zé)任人的辦理建議、提案負(fù)責(zé)制，明確承辦科、室為責(zé)任人，法制科要定期做好催辦、督辦工作。要把建議、提案辦理工作，當(dāng)作重要職責(zé)，擺在重要議事日程上。局領(lǐng)導(dǎo)要親自參與，在交辦部署、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)問(wèn)題、走訪征詢和答復(fù)審核等環(huán)節(jié)上，要認(rèn)真抓好，嚴(yán)格把關(guān)。
3、局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重點(diǎn)督辦建議和提案要直接主持辦理，直接走訪代表、委員，聽(tīng)取他們對(duì)辦理工作的意見(jiàn)和建議。不斷提高議案、提案辦理質(zhì)量，不斷提高代表、委員的滿意率。
4、要以負(fù)責(zé)的精神辦理每一件建議、提案。要把建議、提案辦好，從承辦科室負(fù)責(zé)人到具體承辦人都必須有對(duì)人民代表、政協(xié)委員負(fù)責(zé)的精神，認(rèn)真細(xì)致地做好辦理工作。要防止簡(jiǎn)單化，杜絕搪塞應(yīng)付、敷衍了事，克服和避免辦理工作“文來(lái)文往"的現(xiàn)象。
5、要按照“解放思想，實(shí)事求是，與時(shí)俱進(jìn)"的要求開(kāi)展建議、提案辦理工作，并不斷提高承辦質(zhì)量。屬于前瞻性的問(wèn)題，要在深入調(diào)查、認(rèn)真分析、充分論證的基礎(chǔ)上，提出供上級(jí)決策的意見(jiàn)。屬于眼前性的問(wèn)題，能解決的要抓緊解決，不能拖著不解決；一時(shí)不能解決的要充分說(shuō)明理由，告知解決的目標(biāo)、措施和步驟以取得理解和支持；不能解決的也要把道理和情況講清楚，確保辦理質(zhì)量。
6、注重辦理實(shí)效，做到真辦、實(shí)辦。要把落實(shí)相關(guān)質(zhì)量技術(shù)管理的提案、建議貫穿于辦理工作的全過(guò)程，把解決問(wèn)題作為第一要?jiǎng)?wù)。
7、建立溝通和聯(lián)系制度，提高辦理的透明度。要求承辦科、室責(zé)任人通過(guò)各種渠道與州人大代表、州政協(xié)委員密切聯(lián)系，準(zhǔn)確理解代表和委員的要求。建議、提案的面復(fù)率要達(dá)到100％，滿意率要達(dá)到100％，結(jié)案率100%。
8、自覺(jué)接受監(jiān)督，提高辦理水平。要求辦理人員加強(qiáng)與人大代表、政協(xié)委員的溝通的同時(shí)，自覺(jué)接受州人大代表、州政協(xié)委員的監(jiān)督，認(rèn)真學(xué)習(xí)州交通局、州監(jiān)察局和吉首市政府等單位辦理工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)辦理方法，全面提案辦理水平。版權(quán)所有
9、要督促檢查。法制科、辦公室要加強(qiáng)對(duì)辦理工作的督促檢查，經(jīng)常了解辦理工作的進(jìn)展情況，加強(qiáng)聯(lián)系、溝通和指導(dǎo)。該調(diào)研的要調(diào)研，該協(xié)調(diào)的要協(xié)調(diào)，該面商的要面商，確保議案、建議和提案辦理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都落到實(shí)處。把建議、提案辦理工作的問(wèn)題解決率、面商率、滿意率和按期辦結(jié)率“四率"情況，作為部門一項(xiàng)重要考查內(nèi)容。對(duì)代表、委員反饋意見(jiàn)不滿意的，要進(jìn)行督促重辦；對(duì)辦得好、做出成績(jī)的，要給予表彰鼓勵(lì)。
關(guān)鍵詞：高校；辦公室；工作效率；提升建議
為了滿足教育領(lǐng)域改革的相關(guān)要求，高校應(yīng)當(dāng)高度重視辦公室工作，詳細(xì)分析辦公室工作中存在的矛盾與問(wèn)題，樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀，優(yōu)化調(diào)整辦公室工作，提高工作效率，促使高校各項(xiàng)工作能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，滿足教育部要求，進(jìn)而使高校在新形勢(shì)下又好又快的發(fā)展。
一、高校辦公室工作的職能與作用
基于教育領(lǐng)域改革相關(guān)要求來(lái)說(shuō)，高校辦公室工作應(yīng)當(dāng)具備以下職責(zé)與作用：
1.管理服務(wù)職能
管理服務(wù)作為辦公室工作的重要組成部分，包括公文管理、事務(wù)管理、信息處理和服務(wù)幾個(gè)部分。
（1）公文管理，主要是負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳遞、催辦等相關(guān)事宜，以使文件能夠得到有效的處理和使用。
（2）事務(wù)管理，主要負(fù)責(zé)會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、接待上級(jí)等，同時(shí)兼顧辦公室值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系、維護(hù)環(huán)境等，使各項(xiàng)事務(wù)能夠順利進(jìn)行。
（3）信息處理，主要是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段進(jìn)行辦公。
（4）搞好服務(wù)，主要是為各個(gè)部門提供物質(zhì)、精神兩方面的服務(wù)，使各個(gè)部門能夠良好運(yùn)轉(zhuǎn)。
2.綜合協(xié)調(diào)職能
高效辦公室需要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容是了解領(lǐng)導(dǎo)班子的正確決策，統(tǒng)一部署，使決策能夠貫徹落實(shí)；針對(duì)單位局部利益或存在的矛盾沖突要及時(shí)解決，促使單位內(nèi)各部門能夠和諧相處、協(xié)調(diào)作業(yè)；依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)班子決策落實(shí)情況，適當(dāng)安排相關(guān)人員及相關(guān)事宜，保證決策工作可以順利進(jìn)行，避免矛盾或意見(jiàn)相左的情況發(fā)生，影響決策工作的落實(shí)?？傊?，綜合協(xié)調(diào)相關(guān)人事，順利落實(shí)決策工作是辦公室綜合協(xié)調(diào)職能使用的最終目的。
3.監(jiān)督指導(dǎo)職能
高效辦公室監(jiān)督指導(dǎo)職能包括檢查工作進(jìn)度、監(jiān)督、排憂解難、制訂方針政策，通過(guò)一系列的工作，使得決策目標(biāo)得以快速、準(zhǔn)確、有效地完成。
4.參謀咨詢職能
高效辦公室參謀咨詢職能主要是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化手段來(lái)進(jìn)行相關(guān)信息的收集，以便領(lǐng)導(dǎo)可以參考有價(jià)值的信息，制訂正確的決策。除此之外，還負(fù)責(zé)協(xié)助決策執(zhí)行，即為決策的制訂提出相關(guān)參考或執(zhí)行相關(guān)輔助工作，使正確的決策制訂得以完成。
二、提升高校辦公室工作效率的重要性及必要性
教育領(lǐng)域改革的不斷深化，使得高校教育工作深受影響，相應(yīng)的辦公室工作變得復(fù)雜多樣，工作難度加大、工作量增多?；诖耍瑧?yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識(shí)到提高工作效率的重要性和必要性。
1.符合高校管理理念與方式變化的客觀要求
隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)越加復(fù)雜，分工越加細(xì)致。但因各個(gè)部門利益或處事方式的不同，很容易出現(xiàn)矛盾或沖突，導(dǎo)致高校部分工作無(wú)法有效落實(shí)。為了及時(shí)解決部門之間的利益矛盾或工作沖突，需要高校辦公室從中協(xié)調(diào)，并將相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行有效處理。當(dāng)然，要想做到這一點(diǎn)，需要保證辦公室工作效率較高，可以在矛盾或沖突發(fā)生的第一時(shí)間去化解，如此才能使高校良好地發(fā)展。而高校辦公室工作效率的提升，必然建立在現(xiàn)代管理理念和方式上，巧用管理方法來(lái)處理矛盾沖突，使得問(wèn)題可以盡快得到解決。所以，提升高校辦公室工作效率必然要符合管理理念與方式變化的客觀要求。
2.符合高校實(shí)現(xiàn)新一輪跨越式發(fā)展的迫切要求。
隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、辦學(xué)自不斷增強(qiáng)、辦學(xué)壓力不斷增大，高校需要強(qiáng)化內(nèi)部管理，并且堅(jiān)持以人為本的理念，充分調(diào)動(dòng)全體師生員工的積極性、主動(dòng)性，共同輔助高校辦公室工作，促使辦公室充分發(fā)揮作用，促使高校各個(gè)方面正常運(yùn)作，提升高校實(shí)力，以使高校實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。
所以，在高校追求全面發(fā)展的今天，需要注意強(qiáng)化辦公室職能，高質(zhì)高效地完成各項(xiàng)工作，從而推動(dòng)高校發(fā)展。
三、當(dāng)前高校辦公室工作效率低的原因分析
高校辦公室工作效率的提升，利于高校良好發(fā)展。但目前諸多高校辦公室工作效率較低，究其原因主要是：
1.自身價(jià)值定位不準(zhǔn)確，認(rèn)識(shí)不足
盡管教育領(lǐng)域改革不斷深化，使得高校辦公室負(fù)責(zé)的工作越來(lái)越多，但也不能忽視自身價(jià)值定位。因?yàn)?，高校辦公室正確定位自己的價(jià)值，并充分認(rèn)識(shí)工作屬性，才能在規(guī)劃和落實(shí)各項(xiàng)工作中，明確工作任務(wù)、目標(biāo)，從而有目的、有計(jì)劃、有序地落實(shí)各項(xiàng)工作，促使高校各個(gè)方面可以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。但是，目前很多高校辦公室自身價(jià)值定位不準(zhǔn)確，認(rèn)識(shí)不足，在高強(qiáng)度工作中出現(xiàn)“門難進(jìn)、話難聽(tīng)、事難辦”的現(xiàn)象，導(dǎo)致辦公室工作質(zhì)量、效率大大降低，不能充分發(fā)揮辦公室職能。
2.制度不健全，管理不流暢
要想充分發(fā)揮辦公室在高校中的作用，需要健全制度，對(duì)高校辦公室的工作行為、服務(wù)態(tài)度等方面予以約束，促使辦公室工作有序、合理地落實(shí)。如此，不僅能夠提高辦公室工作質(zhì)量和效率，還能夠使高校得到有效管理。但目前諸多高校并未建立完善的制度，如工作制度、激勵(lì)制度等，對(duì)工作范圍、工作人員等予以界定和約束，導(dǎo)致辦公室職能混亂，職權(quán)分工不明確、管理不到位等現(xiàn)象頻頻發(fā)生。
四、提升高校辦公室工作效率的建議
基于當(dāng)前高校辦公室工作實(shí)際情況，應(yīng)當(dāng)采取適合的、有效的措施來(lái)調(diào)整和優(yōu)化工作，從而使辦公室工作效率提升，充分發(fā)揮其作用，促進(jìn)高校健康、穩(wěn)定發(fā)展。我們的建議是：
1.管理科學(xué)化
首先，根據(jù)辦公室工作性質(zhì)，合理分工，使工作人員各司其職，從責(zé)任出發(fā)，規(guī)范、合理完成各項(xiàng)工作，提高工作質(zhì)量和效率。
其次，建立崗位目標(biāo)責(zé)任制，將崗位職責(zé)落實(shí)到每位工作人員并提出工作要求，使工作可以細(xì)化、量化，高質(zhì)量、高效率地完成崗位工作任務(wù)。
最后，制訂崗位工作質(zhì)量、效率目標(biāo)，要求崗位工作人員按照此目標(biāo)進(jìn)行工作，凡是超過(guò)目標(biāo)者給予一定獎(jiǎng)勵(lì)；反之，加以處罰，以示警誡。
2.協(xié)調(diào)規(guī)范化
為了使辦公室綜合協(xié)調(diào)職能充分發(fā)揮作用，協(xié)調(diào)好各個(gè)部門，在強(qiáng)化高校辦公室工作效率之際，應(yīng)當(dāng)注意協(xié)調(diào)規(guī)范執(zhí)行。綜合高校實(shí)際情況，對(duì)辦公室工作內(nèi)容進(jìn)行合理地協(xié)調(diào)，保證各項(xiàng)工作都有一定彈性，能夠給工作人員一定發(fā)揮空間，加之適當(dāng)?shù)募?lì)，可以使工作人員在各自的崗位中做出卓越成績(jī)，提高工作質(zhì)量和效率，促使辦公室充分發(fā)揮其職能和作用。
3.服務(wù)優(yōu)質(zhì)化
實(shí)現(xiàn)辦公室服務(wù)優(yōu)質(zhì)化的關(guān)鍵就是創(chuàng)新。針對(duì)高校實(shí)際情況及辦公室工作發(fā)展需求，在創(chuàng)新辦公室服務(wù)方面，應(yīng)當(dāng)做到以下兩點(diǎn)。
其一，注意在落實(shí)各項(xiàng)辦公室工作過(guò)程中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，并以此為依據(jù)，適當(dāng)調(diào)整以后的工作，使辦公室服務(wù)水平得以提高。
其二，科學(xué)規(guī)劃辦公室工作，完善辦公室工作，使工作切實(shí)得到落實(shí)，問(wèn)題切實(shí)得到解決，并且避免矛盾或沖突的發(fā)生。
隨著我國(guó)教育領(lǐng)域改革的不斷深化，高校辦公室工作量越來(lái)越多、工作內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜，但相應(yīng)地工作質(zhì)量和效率較低，這對(duì)高校未來(lái)的發(fā)展是非常不利的。對(duì)此，筆者建議強(qiáng)化高校辦公室工作職能，如管理科學(xué)化、服務(wù)優(yōu)質(zhì)化、協(xié)調(diào)規(guī)?；?，使辦公室職能充分發(fā)揮作用，快速且有效地解決各項(xiàng)工作，充分發(fā)揮辦公室的作用，促進(jìn)高校健康、穩(wěn)定的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1] 關(guān)于提高高校辦公室工作效率的若干思考[J].集美大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2010，12（4）：107-111.
