時間：2023-12-20 15:17:24
序論：在您撰寫采購管理規(guī)范時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
自2012年煙草企業(yè)正式實施《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》以來，在國家煙草專賣局“嚴格規(guī)范、富有效率、充滿活力”的總要求下，經(jīng)過幾年的努力，煙草企業(yè)采購制度體系正逐步建立，但在采購實踐活動中，“規(guī)范和效率”的問題一直影響著采購職能的發(fā)揮，需要在實踐中加以調整和轉變。
規(guī)范與效率的關系
規(guī)范與效率相輔相成。規(guī)范指明文規(guī)定或約定俗成的標準。效率是指最有效地使用社會資源以滿足人類的愿望和需要。規(guī)范與效率并非兩個相互孤立的要素，而是相輔相成、緊密聯(lián)系的，共同形成了支撐行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的合力。規(guī)范以效率為目標，歸根結底，規(guī)范是對行為的約束，其目的在于通過優(yōu)化流程、強化秩序，提高工作效率。效率應以規(guī)范為前提，在規(guī)范中出效率，在效率中更規(guī)范。
規(guī)范與效率辯證統(tǒng)一。煙草企業(yè)的采購有嚴格的程序規(guī)定要求，實際工作中必須按照規(guī)定的方式和程序進行，不規(guī)范采購，勢必又將回到無序采購的狀況。雖然有時嚴格規(guī)范會在一定程度上影響效率，但是沒有規(guī)范就談不上效率；當然，也不能強調規(guī)范操作機械地而不是主動創(chuàng)造條件地完成采購任務，限制采購功能發(fā)揮。因此，在煙草企業(yè)采購中，規(guī)范與效率是辯證統(tǒng)一的，是一個對立統(tǒng)一的有機整體。
煙草企業(yè)依法采購、規(guī)范操作和提高效率的必要性
是法規(guī)和制度的要求。《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》要求，對采購目錄、采購計劃的編制，采購預算、采購方式的選擇，公開招標、開標、評標的全過程，及信息公告、評標委員會的組成，合同的簽訂、交貨、驗貨，對投標人的質疑，投訴的處理等都要建立科學規(guī)范的制度，以規(guī)范采購行為。
是采購“公開透明、公平競爭、公正和誠信原則”的要求。按照公開透明原則，讓所有符合條件的供應商參與采購活動，消除歧視。按照公平競爭原則，將競爭引入到煙草企業(yè)采購活動中，通過競爭使投標人提供更好的商品、技術或服務，并且盡量降低投標報價，使用戶可以用較低的成本和價格采購到優(yōu)質商品，從而，既實現(xiàn)采購目標，又提高資金使用效率。按照公正誠信原則，一方面要求煙草企業(yè)在項目發(fā)標、信息公布、評標過程要真實；另一方面要求供應商在投標時真實，在提供采購物品或服務時，須達到投標時所做出的承諾，對采購活動切實負責。
是發(fā)揮煙草企業(yè)采購職能作用的要求。《煙草行業(yè)“十三五”規(guī)劃節(jié)能減排工作方案》中提出，加強全過程的節(jié)約管理，有效提高資源的綜合效益，提高發(fā)展質量與效益，在條件允許下，盡量使用低能耗設備，不使用高污染設備。因此，發(fā)揮煙草企業(yè)采購職能，按照“節(jié)能減排、降本增效”的要求采購，選擇部分節(jié)能效果顯著、性能成熟的產(chǎn)品予以采購。
是防范采購風險的需要。采購過程應嚴格執(zhí)行《招投標法》《合同法》《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》等法律法規(guī)和管理規(guī)定，依法采購、規(guī)范采購，從而盡可能規(guī)避風險，實現(xiàn)煙草企業(yè)采購的公平和效率。
煙草企業(yè)采購規(guī)范與效率存在的問題剖析
相關采購制度不夠完善。從省局（公司）的采購制度來看，存在制度缺乏、不完善或銜接不夠順暢的情況。集中采購部門雖然建立了供應商庫，但沒有制定相應的管理辦法，導致無法使用供應商庫，仍然繼續(xù)采取公開招標的方式進行采購，既耽誤了時間，又浪費了大量的人力物力。
采購計劃管理不夠嚴謹。在編制采購目錄和制定采購計劃時，缺乏有效的方法和工具，有時只考慮目前的工作需要，沒有從全年或更長遠的目標來規(guī)劃，甚至有時未經(jīng)審批而隨意變更預算或采購方式，影響采購工作的規(guī)范和效率。
采購流程不精益。制定的采購流程，過程繁復，操作時間長。集中采購時，單次小規(guī)模的集中采購結算不明確，部門間協(xié)調不夠，手續(xù)繁雜。供應商的評價和選擇機制不完善，缺乏科學規(guī)范的供應商認證和評價體系。合同管理沒有固定模板，導致合同審核費時費力。采購管理系統(tǒng)的流程不夠全面，沒有包含采購的全部過程，降低了效率。
采購監(jiān)督?jīng)]有全過程覆蓋。采購工作跨度時間長，流程復雜，監(jiān)督需要花費大量時間和精力，加之監(jiān)督人員人手不夠，目前還不能保證采購的全過程參與，容易給采購工作留下隱患。
采購人員綜合素質有待提高。負責采購的人員素質參差不齊，有的采購流程操作不熟練，有的編制采購計劃、計算采購預算不精確，有的編寫采購文件時忽視關鍵的問題等，在很大程度上影響了采購工作的規(guī)范與效率。
加強采購規(guī)范。提升采購效率的建議
加強制度建設，嚴格采購法規(guī)落實
確保煙草企業(yè)采購有序進行，提高采購的效率，就必須根據(jù)“決策者重結果、管理者重規(guī)則、操作者重細節(jié)、監(jiān)督者重風險”的原則，健全和完善適合煙草商業(yè)企業(yè)采購的各項規(guī)章制度，明確規(guī)定采購操作整個過程、審批方式、公示和投訴以及供應商庫的管理辦法，從而做到有規(guī)可依，有章可循。
加強采購計劃管理，合理配置資源
強化目錄管理，明確采購范疇：編制《采購目錄》時，事先組織調查，從全年或更遠的目標來規(guī)劃，科學構建四級采購目錄，同時將日常采購項目全部納入?yún)R總到《采購目錄》，進行規(guī)范管理。第四級目錄細化至最小預算科目，并逐項明確采購部門和組織形式，使采購方式審查前置化，解決上會頻繁和決策低效等問題。未編入目錄的項目，不準實施采購。
規(guī)范采購計劃的制定和變更，確保嚴格高效：制定計劃時，全面考慮、從長計議、細致入微，從源頭減少計劃的頻繁調整，同時規(guī)范計劃變更，凡是涉及組織形式、采購方式和項目新增，定期提交相關管理委員會實名表決，確保責任可追溯，防止集體決策變成無人擔責。
抓好集中采購：將采購的決策權和組織權集中到相關部門或單位，集中負責計劃編制、采購立項和實施。堅持“公開透明、公平競爭、公正擇優(yōu)”原則，切實做到使用人、主管人、審批人、采購管理人和監(jiān)管人的“五分離”，確保集中采購正常進行，采物資符合質量安全的要求。
優(yōu)化采購流程，明確職責與權限
嚴格落實標準與細節(jié)：梳理采購流程，優(yōu)化采購程序，將業(yè)務、合同、監(jiān)督、公開等融入統(tǒng)一的采購管理系統(tǒng)，嚴格落實標準與細節(jié)，明確職責與權限，規(guī)范節(jié)點的輸入與輸出，讓每個人都能了解所有的業(yè)務要求。
廣泛應用模板，做到規(guī)范高效：為減少采購人員的行為偏差，使復雜問題簡單化，可以將最優(yōu)做法、經(jīng)驗和技巧固化成普遍適用且符合規(guī)范的模板，讓操作從“各自解讀”變成“即取即用”，省去反復性指導和重復性審核，提高效率。
創(chuàng)新供應商管理，增值供應鏈：須嚴格對供應商進行資信、業(yè)績評價和重要材料現(xiàn)場考察評審，建立與企業(yè)規(guī)模需求相適應的合格供應商名錄庫，并對合格供應商名錄庫實行動態(tài)調整，隨時引進新的優(yōu)秀供應商，及時淘汰有劣績的供應商。
加強風險防控，實現(xiàn)全過程監(jiān)管
圍繞采購相關流程，梳理出各個風險點，對每一個風險點擬定防范措施。監(jiān)督部門要全程參與，嚴格把關，保證采購活動的公平、合法、規(guī)范，確保評選出的供應商具備應有的資質和能力。
以人為本，全面提高采購人員素質
1
目的
規(guī)范備件采購及入庫流程，確保備件質量，降低成本、提高備件供應率。
2
適用范圍
XX汽車全資及控股4S店。
3
術語和定義
（無）
4
職責
4.1
服務經(jīng)理職責
4.1.1
負責內外部關系的協(xié)調和溝通。
4.1.2
合理控制備件庫存，加快資金周轉速度，減少庫存積壓。
4.1.3
對備件采購計劃進行審核，降低呆滯件比率。
4.2
備件主管職責
4.2.1
監(jiān)督工作人員做好備件的采購和入庫工作，合理調整庫存，加快資金周轉。
4.2.2
協(xié)調計劃、采購、入庫各崗位之間的工作關系，明確工作流程。
4.2.3
對備件采購計劃進行審核，降低呆滯件比率。
4.2.4
建立采購供應商的業(yè)務檔案。
4.3
計劃員職責
4.3.1
計劃員應與廠家、供貨商保持良好供求關系，了解掌握市場信息。
4.3.2
掌握備件的現(xiàn)有庫存，適時做出備件的采購計劃，熟悉維修業(yè)務對備件的需求，確保業(yè)務的正常開展。
4.3.3
根據(jù)供應和經(jīng)營情況，適時做出庫存調整計劃，負責做好入庫驗收工作。
4.3.4
負責供貨商應付款明細，與供應商對賬。負責保管全部進貨明細單、提貨單、入庫單并歸類存。臨時管理進貨發(fā)票及運單，負責同財務、業(yè)務往來單位的賬務核對。
4.3.5
及時做好備件的入庫工作，以實收數(shù)量為準，打印入庫單并簽字確認。負責備件相關的財務核算及統(tǒng)計工作。
4.4
采購員職責
4.4.1
對計劃量進行建議，做好計劃的延續(xù)和補充工作，對備件供應的及時性、正確性負責。
4.4.2
確保備件品質的前提下，積極開發(fā)備件供應商，降低采購費用，提高采購效率。
4.4.3
掌握不同運輸方式的運輸天數(shù)、費用等，進行定量分析，確定最佳采購方案。
4.4.4
加強采購管理，做到適時、適量、適質、適價，并與供應商保持良好的關系。
4.4.5
采購過程中，要強化驗貨工作，對備件的品牌、規(guī)格、數(shù)量等都要做到準確無誤，認真完成備件的第一次檢驗工作。
4.4.6
負責備件質量、數(shù)量的異常處理，及時做好退換、退貨及索賠工作。
4.4.7
對急件、零星采購件，采購員要進行充分的詢價、比價、議價。
4.5
庫管員職責
4.5.1
入庫前要整理庫房，為新到備件的擺放提供空間。
4.5.2
貨物入庫驗收的工作中，庫房管理員要認真清點貨物數(shù)量，檢查質量。
4.5.3
保管員負責根據(jù)核對好的入庫單據(jù)，備件上架，認真填寫卡片賬，做到賬物相符。
4.6
財務部職責
4.6.1
協(xié)助確定備件采購供應商。
4.6.2
對備件采購的供應商及備件采購價格進行審核。
4.6.3
及時審核入庫所有單據(jù)。
4.6.3
根據(jù)備件采購明細及供應商協(xié)議進行付款。
5
管理內容和要求
5.1
采購
5.1.1
各店根據(jù)集團《物資采購管理規(guī)范》制訂各店《備件采購管理規(guī)范》。
5.1.2
對于非本店品牌車輛的備件及輔料等汽車備件，應充分考慮供應商的供貨能力、供貨價格、供貨渠道、服務情況、結算方式等，并與財務部門一起選擇性價比最優(yōu)的供應商。
5.1.3
經(jīng)備件主管同意，報服務經(jīng)理與財務經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準后，建立合作供應商檔案，內容包括合格供應商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)資質證明、質量檢驗報告單和供應備件明細等復印件。
5.1.4
應與供應商簽訂正規(guī)的合作協(xié)議。備件部門把供應商詳細信息和供應備件信息報財務部門備案，財務依據(jù)備案供應商檔案進行付款。
5.1.5
對于沒有供應商需緊急采購的備件及輔料，經(jīng)過服務經(jīng)理審核和總經(jīng)理的批準后進行采購。
5.1.6
財務對每筆入庫單進行審核，備件是否在指定供應商處采購，對于在非指定供應商或未經(jīng)總經(jīng)理同意的采購訂單不予付款。
5.1.7
備件部門要定期對供應商提供的產(chǎn)品及價格進行分析。
5.1.8
對于常用件的客戶訂單必須交納不少于備件銷售總金額50%的訂金，對于非常用備件的客戶訂單要收取不少于80%訂金后訂貨，特殊情況下由服務經(jīng)理或總經(jīng)理審批后訂貨。
5.1.9
各店要對備件供應率進行統(tǒng)計分析，備件主管在確保備件供應率的前提下提高備件周轉率。
5.1.10
根據(jù)現(xiàn)有庫存量情況，結合安全庫存和最佳庫存需要、各車型備件更換周期以及主機廠的備件供貨周期等方面因素制定備件采購計劃，由備件主管審核，服務經(jīng)理批準后，據(jù)此向主機廠備件部進行訂貨，原件由計劃員留存。
5.1.11
如出現(xiàn)急需備件情況，由備件銷售計劃員制定緊急訂單，由備件主管審核，服務經(jīng)理批準，據(jù)此向主機廠備件部進行訂貨，原件由計劃員留存。
5.1.12
向主機廠發(fā)出備件采購計劃后，計劃員及時對主機廠備件供應情況進行跟蹤，以了解是否均能及時供貨，不能及時提供的備件時，應及時通知服務部門并采取相應的措施，以滿足維修服務的需求。
5.1.13
對于不常用、高成本備件的車間訂單，在備件需求單上要有相關的技工和技術總監(jiān)簽字確認。
5.2
備件入庫
5.2.1
在辦理入庫手續(xù)時，核對供應商是否為合作供應商及領導審批手續(xù)是否完備，否則拒絕入庫，相關人員需在入庫單簽字。
5.2.2
備件庫保管員在辦理備件入庫手續(xù)時，必須認真清點核對所購物品與到貨清單中所列物品是否相符，并錄入系統(tǒng)。
5.2.3
入庫驗收工作中，采購員要協(xié)同計劃員、庫管員做好備件的第二次檢驗工作。
5.2.4
對驗收不合格的備件、輔料及外包，由備件經(jīng)理對不合格情況進行評審做出讓步、接收、退、換貨或報廢等相關處理，倉庫管理員負責處置，并保存相關記錄。
5.2.5
財務部門及時所有入庫單據(jù)審核，確保供應商提供的明細單、實物及系統(tǒng)入庫明細一致。
5.2.5
備件庫24小時內對入庫單據(jù)進行整理匯總。
6
引用文件
《物資采購管理規(guī)范》
7
記錄文件
（無）
8
文件歷史版次修改記錄
版本號
修改條款及內容
修訂時間
擬制人
審批人
A/0
新增
2015-1-20
XXX
XXX
附加說明：本規(guī)范自2015年1月20日實施
關鍵詞:零星物資采購;合同管理;規(guī)范性;內部控制
引言
近些年來，國家為適應市場經(jīng)濟發(fā)展的要求，培養(yǎng)應用型合格人才，對高職院校辦學加大了投資力度，促進了高職院校的發(fā)展。在政策的扶持下，高職院校得到了更多建設資金，在教學設備、儀器、辦公設施等方面的物資采購日益增多。盡管高職院校按照《政府采購法》來執(zhí)行物資采購，但是在部分零星物資采購的過程中依舊存在著一些問題，特別是零星物資采購合同管理的規(guī)范性不夠，制約了采購來的設備物資發(fā)揮其應有的作用，而且也容易產(chǎn)生廉政風險［1］。高職院校必須認真研究，采取有效措施來加強零星物資采購合同管理，提高采購合同管理的規(guī)范性。
1高職院校零星物資采購的特點與方式分析
1．1高職院校零星物資采購的概念
高職院校零星物資的采購是指國家創(chuàng)辦的高職院校為滿足學校教學、管理等工作需求，依據(jù)一定的程序開展對教學、實驗、實習和辦公等過程中一些耗材、設施、維修等零星物資和服務的購買，其單次采購的總費用一般不高于10萬元。這種采購的主體是高職院校，采購的內容是高職院校辦學或者辦公所需設備物資以及相關服務等。除了設備設施的采購外，高職院校中的一些服務項目(如物資的報廢處理、設備的搬遷、咨詢服務等)也屬于零星物資采購的范疇［2］。
1．2高職院校零星物資采購的特點
高職院校零星物資采購雖然也屬于政府采購的范疇，但是與一般的政府采購相比，有著不同的特點。(1)單次采購的物資價值小。高職院校采購的零星物資大都是價值不大，單次采購一般在10萬元以下，有的采購甚至只有一、兩萬元或甚至幾千元。這就容易造成投標方的投標興趣不大，特別是在設備及維修工程上，參加采購的企業(yè)不多，有時還會造成公開招標的失敗。(2)高職院校的零星物資采購計劃性不強。雖然高職院校資金使用大都納入了地方的財政預算，其物質采購的資金需要在年度預算中體現(xiàn)，但是由于零星物資采購大都是一些臨時性和突發(fā)性的物資需求，難以在前一年制定下一年度預算時加以準確確定［3］，這就容易造成年度預算中很難完全體現(xiàn)出零星的物資需求，也就不好科學地安排零星物資的采購計劃，使得其采購的計劃性不強。
1．3高職院校零星物資采購的方式
高職院校零星物資采購由于其單次采購的價值較小，往往達不到《政府采購法》及地方采購規(guī)定中公開招標的標準;同時，它又需要利用國家資金，因此必須符合《政府采購法》的要求。采購方法一般是邀請招標、競爭性談判或者詢價以及單一來源采購。其中單一來源采購是在只有一家供應商的情況下高職院校才選用的零星物資采購方式［4］。
2高職院校零星物資采購合同管理存在的問題
2．1高職院校零星物資采購的合同管理
高職院校的零星物資雖然單次采購的價值不高，但是長期累計的數(shù)量較多，其最終形成的價值也是可觀的。例如，一個部門的打印機所使用的打印紙雖然不多，但是全校各個院系和部門一年累計使用的打印紙就非常多了，累計價值也較大。為了對這些零星物資加強管理，需要按照國家的法律法規(guī)和高職院校的制度，對這些零星物資采購的立項、采購方式的選擇和合同的訂立及歸口管理、合同履行等環(huán)節(jié)實施嚴格的管理［5］，以保證采購合同的合法性與規(guī)范性，確保合同得到有效執(zhí)行。
2．2高職院校零星物資采購合同管理規(guī)范性欠缺及原因分析
從我國高職院校開展零星物資采購的實踐來看，采購合同管理在整體上欠缺規(guī)范性(如表1所示)。高職院校零星物資采購缺乏規(guī)范性的原因，有以下幾點:(1)重視度不夠，缺少對合同的統(tǒng)一管理。由于零星物資單次采購的價值小、計劃性不強，造成了人們對其重視程度不足，認為能夠買來使用即可，忽視對其規(guī)范性管理。在實際操作中，缺少合同歸口管理部門，也未對零星物資采購合同進行統(tǒng)一的分類和連續(xù)編號管理。(2)零星物資采購制度不夠完善。高職院校簡單地遵循一般的《政府采購法》的規(guī)定來開展零星物資的采購工作，往往造成不適應現(xiàn)實情況的難題［6］。如選擇公開招標方式進行采購，因單次采購的合同價值太小，供貨商往往不愿意參與公開投標。(3)對采購合同的前期準備工作缺乏管理。高職院校缺少對零星物資采購的立項論證，工作準備不足，對采購的必要性以及相關采購的內容、物資的技術規(guī)格參數(shù)等研究不透徹，合同要求不明確。(4)采購合同的內部控制機制不完善。高職院校采購主管部門與監(jiān)管部門對零星物資采購合同的管理沒有形成完善的管理體系，內部控制機制不規(guī)范，管理職責不清，合同風險控制不力，對合同的審核存在漏洞。對于影響重大或法律關系復雜的合同文本，未經(jīng)組織業(yè)務部門、法律顧問、財會部門等相關部門進行聯(lián)合審核。
3加強高職院校零星物資采購合同管理規(guī)范性的對策研究
高職院校零星物資的采購合同管理不僅關系到采購物資的有效使用，以及院校的教學與科研工作，而且也是高職院校反腐倡廉制度建設中的一項重要內容，關系到校風、黨風建設，應該從黨風廉政建設的高度來認識高職院校零星物資采購的合同管理，認真研究和采取有效措施來實現(xiàn)合同管理的規(guī)范性。
3．1高職院校要從全校廉政建設的高度來認識零星物資采購的合同管理工作
高職院校應加強領導，明確零星物資采購管理的歸口部門。為了便于實施統(tǒng)一管理，可由校國有資產(chǎn)管理部門或者單獨設立的招標采購管理部門來統(tǒng)一負責零星物資的采購工作。
3．2建立與完善零星物資采購的合同管理制度
從零星物資采購的立項、技術論證和采購過程管理以及合同驗收、物資使用等各個環(huán)節(jié)完善制度建設，聽取各院系、部門、社會采購管理部門和供貨商以及招標機構的意見，集思廣益，對不適合高職院校實際情況的采購與合同管理制度進行修改，使得采購合同管理制度能夠適用于高職院校的零星物資采購。明確相關制度規(guī)定，要求各部門、院系提前做好各項零星物資的采購計劃，并將其列入年度預算。
3．3采購主管部門須強化零星物資采購的合同管理工作
由高職院校的零星物資采購主管部門統(tǒng)一零星物資的采購公告，實施統(tǒng)一公開招標，以避免各院系單獨采購零星物資因合同價值過低，供貨商投標意愿不強的弊端。主動與供貨商溝通交流，合理選擇采購方式，根據(jù)情況規(guī)范使用競爭性談判和邀請招標以及詢價等方式，盡量避免采用單一來源的采購方式［7］。
3．4采購監(jiān)管部門應加強對零星物資采購的監(jiān)督檢查力度
高職院校的紀委、監(jiān)察部門以及效能建設管理部門都是零星物資采購合同的監(jiān)管部門，應認真履行內部控制職責，加強采購立項、招投標、驗收等環(huán)節(jié)的合同監(jiān)管工作［8］。在重要和價值較高的零星物資采購中，監(jiān)察部門或者校招標采購管理辦公室要牽頭組織采購部門、國資管理部門、財務部門等，邀請相關專家共同提前審核招標文件與評分辦法，防止采購中出現(xiàn)違法肢解、規(guī)避招標以及評分歧視等行為。同時，監(jiān)管部門要積極參與零星物資招投標和進場驗收環(huán)節(jié)的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)采購不符合規(guī)范要求或者采購物資不符合合同條款，要立即指出并要求相關單位及時予以整改，以確保零星物資采購合同管理的規(guī)范性。
3．5合同的歸口管理
各高職院校的專業(yè)與發(fā)展歷史不同，管理機制也不一致，所設立的部門也不相同，這使得對零星物資采購的合同管理部門也有差異性。有的學校由采購管理辦公室管理零星物資采購合同，有的學校由校長辦公室管理，也有的院校由監(jiān)察或審計部門管理。為便于統(tǒng)一歸口管理，可設立校采購管理辦公室來負責校零星物資采購合同的管理;同時采購申請部門要負責合同的執(zhí)行情況管理，組織對物資進校后的檢查和驗收，并邀請校采購管理辦公室、財務部門、國有資產(chǎn)管理部門等共同參與，各部門均同意驗收合格后方可按照合同規(guī)定進行付款。
4結語
【關鍵詞】 藥品采購;管理制度;規(guī)范化
藥品是醫(yī)院為了保證醫(yī)療活動正常開展而儲存的必不可少的特殊商品,是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分,藥品質量的優(yōu)劣,直接關系到患者的身體健康乃至生命安全。也影響到醫(yī)院的經(jīng)濟效益及健康發(fā)展。而加強藥品的采購管理,規(guī)范藥品的采購行為,是保證藥品質量安全有效的前提?，F(xiàn)就醫(yī)院藥品采購的規(guī)范化管理作一初步探討。
1 藥品采購管理組織規(guī)范化
醫(yī)院根據(jù)《藥品管理法》、《醫(yī)療機構藥事管理規(guī)定》等法律法規(guī)建立健全藥品采購管理的各項規(guī)章制度,成立藥品采購管理組織,由分管院長負責,成員包括藥劑科、紀檢、財務科、審計科及臨床科室主任等,負責藥品采購計劃、新藥引進、供貨公司評價、藥品品種、價格,采購合同及付款等環(huán)節(jié)的審核、監(jiān)督。制定了新藥引進、藥品采購、儲存、出庫、藥品調劑及臨床科室的藥品管理使用工作制度及操作規(guī)程。明確各崗位職責、權限,強化各流程的監(jiān)督和制約,使各項管理制度合法、適用,全面系統(tǒng),保證藥品工作安全有序。
2 采購程序規(guī)范化
2.1 供貨方的規(guī)范化管理 醫(yī)院根據(jù)藥品供應情況及醫(yī)療需求,按照藥品集中招標采購工作制度等有關規(guī)定,建立合格供方管理制度、首營企業(yè)及首營品種審核制度供貨公司的業(yè)績考核制度等,確立藥品采購主渠道,合理選擇供貨方。藥劑科將供方的資料匯總整理,上報藥品招標采購辦公室,對供貨方進行選擇、評價。評價、選擇的準則為:①藥廠及經(jīng)銷商的生產(chǎn)、經(jīng)營資質齊全,提供公司的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)或經(jīng)營許可證,GMP或GSP證書,授權委托書、身份證復印件等相關資質證明。②對供方的質量管理體系進行評價。所提供藥品符合國家標準對供方提供藥品的歷史情況、質量狀況、及其他使用者的經(jīng)驗,自身的顧客滿意度水平、發(fā)生重大質量問題時的情況等信息進行評價。③對供方的履約能力、財務經(jīng)營狀況、價格及售后服務和支持能力如遇有藥品近期發(fā)生不良反應等情況時供方的應變能力等條件進行評價[1]。經(jīng)過評價、選擇后,確立合格供方,并簽訂相應的采購合同。建立合格供方檔案,藥劑科留存?zhèn)洳椤＝ⅰ逗细窆┓矫洝凡⒂稍洪L審批后生效,由藥劑科負責合格供方的動態(tài)管理,每年對合格供方供貨業(yè)績進行評價,將供貨不能滿足規(guī)定要求的,報院長審批后,取消合格供方。根據(jù)供貨需求及合格供方選擇評價方法增補新的合格供方。通過對合格供方的規(guī)范化管理,及保證藥品采購過程的及時有效,保證臨床使用藥品質量,也使醫(yī)院的藥品采購管理合理規(guī)范。
2.2 采購藥品規(guī)范化
2.2.1 建立藥品采購審批制度 醫(yī)院藥品采購由藥劑科專職采購員進行采購,其他任何部門和個人不得行使采購權。普通藥品的采購授權由藥庫保管根據(jù)各部門申請及庫存情況,每周制定采購計劃,交采購人員報藥劑科主任審核分管院長審批后,根據(jù)醫(yī)院的采購政策進行采購。新藥的采購按照《新藥引進管理制度》,由臨床科室主任根據(jù)業(yè)務的開展情況填寫新藥申請表,報藥劑科統(tǒng)一匯集整理,報醫(yī)院藥事管理委員會討論通過,由藥劑科組織采購,臨床急需、特殊需要藥品由臨床科室主任填寫急、特需藥品申請單,報藥劑科主任審核、分管院長審批后采購員方可采購。特殊管理的藥品采購,包括麻醉、精神、毒性藥品,易制毒藥品、疫苗的采購等按照相關管理制度采購。
2.2.2 制定科學的采購計劃,保持合理庫存 藥品采購在保證藥品及時供應的同時, 要加速藥品周轉率, 合理控制庫存。降低藥品采購成本,提高藥品占用資金的使用率。我們探索制定合理的采購模式,制定科學的采購計劃。藥庫參照相對零庫存的采購模式[2]及常用的ABC管理模式[3],在制定采購計劃時充分考慮用藥的季節(jié)性以及藥品的有效期等諸多因素,根據(jù)我院基本用藥目錄及有關招標采購規(guī)定,每周制定采購計劃,一般按照一月用量采購,對于一些有效期比較短、用量較為波動,采用少購勤購的原則,特需藥采購為一次采購量,新藥采購根據(jù)臨床申請少量采購,并做好用藥調查,及時與臨床科室溝通,掌握新藥的臨床使用情況。對用量使用正常的新藥進入醫(yī)院藥品基本用藥目錄常規(guī)采購。對半年用量很少的新藥上報藥事管理委員會淘汰使用,不再采購。
3 采購藥品帳物管理規(guī)范
3.1 藥品驗收入庫管理 對購進藥品嚴格執(zhí)行入庫驗收制度,由藥庫保管員及采購員根據(jù)藥品隨貨通行單及發(fā)票核對通用名、劑型、規(guī)格、批號、批準文號、數(shù)量等,特別注意核對效期、數(shù)量、產(chǎn)地等,對進口藥品保存《進口藥品檢驗報告書》及《進口藥品通關單》,對需冷藏的藥品檢查是否符合運輸?shù)臉藴省嵭信灠l(fā)的生物制品核對《生物制品批簽發(fā)合格證》及《生物制品檢驗報告書》,驗收合格后填寫相關驗收記錄,簽字確認,交由藥品會計入庫。
3.2 藥品出庫管理 藥庫保管根據(jù)各領藥科室提交的申請單,藥庫發(fā)藥人員按領藥單上的數(shù)量發(fā)放藥品,發(fā)藥時遵循先產(chǎn)先出、近期先出的原則。出庫單一式三份,領藥科室和藥庫各保存一份,領藥人員與發(fā)藥人員各自簽字后存檔。一份交會計上報財務科。
3.3 藥品儲存管理 藥品入庫驗收后,藥庫保管員根據(jù)藥品的性狀、儲存條件進行分類存放、養(yǎng)護和發(fā)放。藥庫標識明確,按照藥品的質量狀況標識為待驗區(qū)、退貨區(qū)、不合格區(qū)、合格區(qū)、發(fā)貨區(qū)。按“先產(chǎn)先出,先進先出、易變先出、近期先出”的原則發(fā)放藥品[4]。藥庫每季度盤點一次,并有財務科人員參加監(jiān)督核對。
3.4 藥品采購記錄管理 采購記錄是證明藥品采購的合法性、真實性、完整性及準確性的前提。包括采購計劃單、入庫單、出庫單、科室申請單、藥品驗收記錄、采購合同、合格供方檔案、藥品的價格文件、相關藥品的變更資料等由專人負責整理歸檔保存?zhèn)洳閇5],記錄必須真實、完整,不得隨意涂改,并有相關授權人員簽字確認。
3.5 藥品付款管理 由審計科對采購藥品發(fā)票、入庫單、采購計劃、采購合同等相關憑證進行審核,確認是否有相關人員的審批、簽字,入庫單的藥品與計劃是否一致,是否按照相應的合同條款執(zhí)行,審核無誤后,交由財務科進行相應的付款處理。
總之,健全藥品采購管理制度,規(guī)范藥品采購流程,對藥品采購的各環(huán)節(jié)加強控制監(jiān)督管理,才能保證藥品采購工作的規(guī)范有序,保證藥品質量,維護患者和醫(yī)院的共同利益。
參 考 文 獻
[1] 張文麗,嵇云. 醫(yī)院藥品采購質量管理中供方評價方法.醫(yī)院管理雜志,2002,9(4):375-376.
[2] 毛晨梅,蔣云,王誠,等. 醫(yī)院藥品相對零庫存在藥品采購中的應用.抗感染藥學,2009,6(1):69.
[3] 李滔,胡欣.醫(yī)院藥房庫存藥品ABC法分類管理.首都醫(yī)藥,2004,11(16):4.
關鍵詞：藥品采購；規(guī)范化；管理措施
藥品是醫(yī)院為了保證醫(yī)療活動正常開展而儲存的必不可少的特殊商品，是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分，藥品質量的優(yōu)劣，直接關系到患者的身體健康乃至生命安全。也影響到醫(yī)院的經(jīng)濟效益及健康發(fā)展。而加強藥品的采購管理，規(guī)范藥品的采購行為，是保證藥品質量安全有效的前提。現(xiàn)就醫(yī)院藥品采購的規(guī)范化管理作一初步探討。
一、藥品采購管理組織規(guī)范化
醫(yī)院根據(jù)《藥品管理法》、《醫(yī)療機構藥事管理規(guī)定》等法律法規(guī)建立健全藥品采購管理的各項規(guī)章制度，成立藥品采購管理組織，由分管院長負責，成員包括藥劑科、紀檢、財務科、審計科及臨床科室主任等，負責藥品采購計劃、新藥引進、供貨公司評價、藥品品種、價格，采購合同及付款等環(huán)節(jié)的審核、監(jiān)督。制定了新藥引進、藥品采購、儲存、出庫、藥品調劑及臨床科室的藥品管理使用工作制度及操作規(guī)程。明確各崗位職責、權限，強化各流程的監(jiān)督和制約，使各項管理制度合法、適用，全面系統(tǒng)，保證藥品工作安全有序。
二、采購程序規(guī)范化
1、供貨方的規(guī)范化管理醫(yī)院根據(jù)藥品供應情況及醫(yī)療需求，按照藥品集中招標采購工作制度等有關規(guī)定，建立合格供方管理制度、首營企業(yè)及首營品種審核制度供貨公司的業(yè)績考核制度等，確立藥品采購主渠道，合理選擇供貨方。藥劑科將供方的資料匯總整理，上報藥品招標采購辦公室，對供貨方進行選擇、評價。評價、選擇的準則為：藥廠及經(jīng)銷商的生產(chǎn)、經(jīng)營資質齊全，提供公司的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)或經(jīng)營許可證，GMP或GSP證書，授權委托書、身份證復印件等相關資質證明。對供方的質量管理體系進行評價。所提供藥品符合國家標準對供方提供藥品的歷史情況、質量狀況、及其他使用者的經(jīng)驗，自身的顧客滿意度水平、發(fā)生重大質量問題時的情況等信息進行評價。對供方的履約能力、財務經(jīng)營狀況、價格及售后服務和支持能力如遇有藥品近期發(fā)生不良反應等情況時供方的應變能力等條件進行評價。經(jīng)過評價、選擇后，確立合格供方，并簽訂相應的采購合同。建立合格供方檔案，藥劑科留存?zhèn)洳?。建立《合格供方名錄》并由院長審批后生效，由藥劑科負責合格供方的動態(tài)管理，每年對合格供方供貨業(yè)績進行評價，將供貨不能滿足規(guī)定要求的，報院長審批后，取消合格供方。根據(jù)供貨需求及合格供方選擇評價方法增補新的合格供方。
2、采購藥品規(guī)范化
（1）建立藥品采購審批制度醫(yī)院藥品采購由藥劑科專職采購員進行采購，其他任何部門和個人不得行使采購權。普通藥品的采購授權由藥庫保管根據(jù)各部門申請及庫存情況，每周制定采購計劃，交采購人員報藥劑科主任審核分管院長審批后，根據(jù)醫(yī)院的采購政策進行采購。新藥的采購按照《新藥引進管理制度》，由臨床科室主任根據(jù)業(yè)務的開展情況填寫新藥申請表，報藥劑科統(tǒng)一匯集整理，報醫(yī)院藥事管理委員會討論通過，由藥劑科組織采購，臨床急需、特殊需要藥品由臨床科室主任填寫急、特需藥品申請單，報藥劑科主任審核、分管院長審批后采購員方可采購。特殊管理的藥品采購，包括麻醉、精神、毒性藥品，易制毒藥品、疫苗的采購等按照相關管理制度采購。
（2）制定科學的采購計劃，保持合理庫存藥品采購在保證藥品及時供應的同時，要加速藥品周轉率，合理控制庫存。降低藥品采購成本，提高藥品占用資金的使用率。我們探索制定合理的采購模式，制定科學的采購計劃。每周制定采購計劃，一般按照一月用量采購，對于一些有效期比較短、用量較為波動，采用少購勤購的原則，特需藥采購為一次采購量，新藥采購根據(jù)臨床申請少量采購，并做好用藥調查，及時與臨床科室溝通，掌握新藥的臨床使用情況。對用量使用正常的新藥進入醫(yī)院藥品基本用藥目錄常規(guī)采購。對半年用量很少的新藥上報藥事管理委員會淘汰使用，不再采購。
三、采購藥品帳物管理規(guī)范
1、藥品驗收入庫管理對購進藥品嚴格執(zhí)行入庫驗收制度，由藥庫保管員及采購員根據(jù)藥品隨貨通行單及發(fā)票核對通用名、劑型、規(guī)格、批號、批準文號、數(shù)量等，特別注意核對效期、數(shù)量、產(chǎn)地等，對進口藥品保存《進口藥品檢驗報告書》及《進口藥品通關單》，對需冷藏的藥品檢查是否符合運輸?shù)臉藴?。對實行批簽發(fā)的生物制品核對《生物制品批簽發(fā)合格證》及《生物制品檢驗報告書》，驗收合格后填寫相關驗收記錄，簽字確認，交由藥品會計入庫。
2、規(guī)范化藥品的出庫管理。在藥品的出庫管理中，要根據(jù)各科室的醫(yī)藥使用情況而定，規(guī)范藥品出庫單的填寫情況，不容許有錯別字，填寫正確的日期，在出庫數(shù)量和金額上采用大寫形式，在藥品的發(fā)放中，要采用近期先出的原則，出庫單要一式三聯(lián)，科室一份，出庫管理員和發(fā)藥人員各一份，保證醫(yī)藥用品出庫的規(guī)范性，同時也保證了計算機錄入中原始數(shù)據(jù)的客觀準確性。
3、做好藥品儲存的分區(qū)處理。在藥品的儲存管理中，同一種藥品要根據(jù)生產(chǎn)日期與產(chǎn)地區(qū)別擺放，并且明確不同藥品的儲存方式，如適宜的溫度、濕度、養(yǎng)護方式等。對于不同種藥品要根據(jù)科室和藥效來擺放分類，如治療心臟病的一類藥防治的一起，具有消炎功能的防治在一起。在醫(yī)藥的綜合管理中，還要區(qū)分開不合格區(qū)域、進貨區(qū)、退貨區(qū)等，每日要根據(jù)擺放的形式進行盤點，并與自算計記錄系統(tǒng)進行核實。
4、規(guī)范藥品的采購記錄。在藥品采購中要根據(jù)采購環(huán)節(jié)和經(jīng)辦人的不同進行信息數(shù)據(jù)的記錄，保證轉接過程中的真實性與一致性。其中包括采購初期的購買計劃單據(jù)、購買的單據(jù)、入庫單據(jù)和出庫單據(jù)等，在相關科室使用和后期的藥品處理中，還要有科室的申請單、不合格處理單、藥檢單據(jù)與價格文件等，從而從藥品的各個方面都落實了管理，保證了藥品采購信息的完整性。
5、重視醫(yī)藥采購中的審計工作。審計是利用數(shù)據(jù)進行采購全過程的審核，是監(jiān)督采購規(guī)范化進行了強制性保證，在審計中，工作人員要有認真、負責的工作責任感，對所有的單據(jù)進行復核，在簽字無誤后交給財務科進行下一步的管理。
結語：在經(jīng)濟和科技的發(fā)展帶動中，我國的醫(yī)療事業(yè)取得了明顯的進步，通過對先進設備和醫(yī)療藥品的使用，保證了人們的生命安全。在現(xiàn)代化科學管理中，醫(yī)院除了醫(yī)療技術需要得到重視外，還要注重藥品采購等管理，通過對管理流程和內容的規(guī)范化處理，提高藥品的使用安全性，同時也保障了醫(yī)院的經(jīng)濟利益。在未來的發(fā)展中，還需要通過信息化系統(tǒng)的建立，簡化工作流程與內容，促進規(guī)范化和科學化的雙重構建，為醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展提供基礎保障。
參考文獻：
關鍵詞：煤炭企業(yè)；物資采購招標；管理規(guī)范化；策略
物資采購招標是煤炭企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的一項重要構成內容，通過采取招標方式采購物資，煤炭企業(yè)能夠有效降低采購過程中的成本支出，促進自身經(jīng)濟效益提升，因此，這是一項符合市場發(fā)展規(guī)律的行為。然而，盡管現(xiàn)階段大部分煤炭企業(yè)都提高了對于物資采購招標工作的重視力度，但在實踐之中，煤炭企業(yè)在物資采購招標管理方面，仍然存在著諸多規(guī)范性較差的問題，因此，煤炭企業(yè)應加強思想認識，正視現(xiàn)階段存在的各方面問題，深入理解推動物資采購招標管理工作走向規(guī)范化的重要價值，采取科學策略構建規(guī)范化物資采購招標管理模式，力求切實提高物資采購招標管理水平和管理質量。
一、煤炭企業(yè)物資采購招標管理工作中存在的問題分析
（一）招標文件普遍缺乏規(guī)范性
盡管從整體上看，煤炭企業(yè)所編制的物資招標文件并不存在原則性錯誤，但在細節(jié)方面，仍然有著較多問題，導致招標文件規(guī)范性不足，不利于推動物資采購招標管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展。具體而言，煤炭企業(yè)招標文件在細節(jié)方面，主要存在以下問題：一是內容覆蓋不夠全面，沒有對物資供應和物資采購活動在各方面的實踐要求進行詳細規(guī)定；二是文件條文不夠專業(yè)，未能充分體現(xiàn)招標活動的目標和期望，不能對物資采購招標活動發(fā)揮指導作用；三是內容中所包含的物資采購參數(shù)不夠準確，通常需要在展開評標工作時，對其加以再次修改，導致招標管理工作內容增多，影響整體工作進度。招標文件缺乏規(guī)范性的主要原因是煤炭企業(yè)未能給予物資采購招標前期準備工作應有的重視，或者缺乏對于具體招標項目的詳細了解。
（二）招標過程公正性嚴重不足
現(xiàn)階段，煤炭企業(yè)的物資采購招標工作，過程公正性嚴重不足，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，招標過程未實現(xiàn)公開化和透明化，沒有具體公布細節(jié)性招標內容；第二，招標過程的各個環(huán)節(jié)不夠規(guī)范，隨意性較強，缺乏制度約束和科學指導；第三，招標過程中，煤炭企業(yè)往往會與擬中標單位，事先就中標價格進行商談，然后在簽約時臨時變更合同已確定的價格，既不符合相關制度和規(guī)定的要求，同時也違背了招標活動的公平性原則。導致這種現(xiàn)象出現(xiàn)的主要原因是煤炭企業(yè)未能充分認識保證物資采購招標工作過程公平的重要性，一味追求經(jīng)濟效益，忽略自身所承擔的社會責任，不利于自身實現(xiàn)長遠可持續(xù)發(fā)展。
（三）缺乏對于招標過程的監(jiān)督
煤炭企業(yè)對于招標工作的監(jiān)督控制力度仍然處于相對不足的狀態(tài)，既難以形成對于招標風險的有效防范，也無法保障招標活動按照既定制度規(guī)范開展。大部分煤炭企業(yè)都未能認識到通過內部控制把加強對招標過程監(jiān)督管理放在重要位置，沒有設置專門的內部審計監(jiān)督部門，在監(jiān)督工作實施方面具有較強的隨意性，未能做到定期根據(jù)制度要求開展物資采購招標監(jiān)督管理活動。
二、煤炭企業(yè)開展規(guī)范化物資招標管理工作的意義
（一）有利于提高煤炭企業(yè)整體經(jīng)濟效益
通過規(guī)范物資招標管理工作，煤炭企業(yè)能夠有效控制物資采購成本，增強物資采購信息的對稱性和透明性，達到節(jié)省資金、提高采購效率的目的，盡管物資采購招標管理工作需要消耗較多的時間與精力成本，但從長遠來看，開展規(guī)范化物資招標管理實踐，有利于提高煤炭企業(yè)的整體經(jīng)濟效益。
（二）有利于促進煤炭企業(yè)管理水平提升
物資招標管理是煤炭企業(yè)整體管理工作的重要內容，通過增強物資招標管理的規(guī)范性，煤炭企業(yè)的整體管理工作能夠在根本上實現(xiàn)提升，為煤炭企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動創(chuàng)造良好的環(huán)境氛圍，確保煤炭企業(yè)處于良好的運營狀態(tài)。
（三）有利于推動煤炭企業(yè)戰(zhàn)略目標實現(xiàn)
物資采購和管理在煤炭企業(yè)的整體工作中具有基礎性地位，通過規(guī)范物資招標，將市場化力量納入物資采購和管理工作之中，更好地分配管理精力，為其他經(jīng)營管理項目提供更多支持，推動自身整體戰(zhàn)略發(fā)展目標實現(xiàn)，增強綜合市場競爭力。
三、煤炭企業(yè)構建規(guī)范化物資采購招標管理模式的策略
（一）完善招標文件擬定制度，提高招標文件規(guī)范程度
招標文件管理是物資采購招標管理活動中的一項基礎性工作，針對現(xiàn)階段煤炭企業(yè)物資招標文件在全面性、專業(yè)性和參數(shù)準確性等方面存在的缺陷，煤炭企業(yè)應重視完善招標文件擬定制度，以制度的形式明確招標文件的擬定要求，為工作人員提供具體參考，確保工作人員嚴格按照制度要求展開招標文件擬定。擬定招標文件前，文件編寫人員應做好充足的準備工作，對招標項目及技術參數(shù)進行詳細了解，力求增強招標文件的規(guī)范性和專業(yè)性。招標文件編寫人員應重視對招標單位的具體資質加以全面了解，將此作為招標文件編寫的重要依據(jù)，提高招標文件的實踐指導價值。初步完成招標文件擬定工作之后，煤炭企業(yè)應組織相關工作人員對其進行系統(tǒng)審定，認真確認其中的細節(jié)性事項，避免在后續(xù)的工作之中出現(xiàn)需要進行多次修改的情況，有效控制招標工作進度，確保招標活動按照既定計劃規(guī)范開展。
（二）健全物資招標管理機制，推動物資招標有序開展
制度在約束和規(guī)范人的行為方面，具有無可替代的重要作用。基于此，煤炭企業(yè)應重視對相關法律法規(guī)和政策進行充分了解，結合自身實際經(jīng)營生產(chǎn)情況和物資招標要求，建立健全物資招標工作管理機制，形成對于物資招標管理的有效約束，從源頭上杜絕物資采購招標活動中出現(xiàn)違法違規(guī)行為。煤炭企業(yè)應重視以制度的形式，明確物資招標管理工作全過程的規(guī)范流程，推動管理朝著標準化與有序化方向發(fā)展。煤炭企業(yè)應重視構建與物資招標管理工作機制相適應的崗位責任制度，對具體物資采購招標管理工作崗位的責任加以明確，把工作人員的責任履行情況作為績效考核的重要標準，營造權責統(tǒng)一的物資采購招標管理工作氛圍，有效調動工作人員的積極性，增強其責任意識。若物資招標管理過程中的某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，應根據(jù)崗位責任制度展開責任追究工作，進一步形成對于工作人員管理行為的規(guī)范。
（三）加強招標活動監(jiān)督工作，確保招標過程公平公正
針對物資招標管理活動中存在的監(jiān)督管理工作不到位的問題，煤炭企業(yè)應加強對于招標活動的監(jiān)督控制，通過高水平的內部控制，有效提高監(jiān)管力度，增強招標活動的規(guī)范性。首先，煤炭企業(yè)應明確監(jiān)督管理的重要性，根據(jù)物資招標工作機制，確定監(jiān)督管理制度，確保監(jiān)督管理工作落實到物資招標的各個環(huán)節(jié)之中，真正做到“全過程監(jiān)管”；其次，煤炭企業(yè)應對自身組織管理結構進行優(yōu)化完善，設置專門的物資招標監(jiān)督管理部門，對于招標文件和招標活動的各個環(huán)節(jié)展開嚴格的監(jiān)督審查。煤炭企業(yè)應給予監(jiān)督管理部門充足的監(jiān)管權限，保證監(jiān)督管理部門的獨立性，推動監(jiān)督管理部門形成對于物資招標工作部門的制衡，保障各項制度要求得到有效落實；第三，煤炭企業(yè)應在開展物資招標管理活動的過程之中，做好風險防范控制工作，提高風險應對能力；最后，煤炭企業(yè)應重視提高物資招標活動的公開性與透明性，接受外界各方的監(jiān)督，杜絕提前商議中標價格等行為。
（四）提高工作人員綜合素質，打造專業(yè)招標管理隊伍
規(guī)范化的物資招標管理工作，必須依托于一支兼具專業(yè)素質和較強綜合實踐能力的管理隊伍。煤炭企業(yè)應重視面向物資采購招標管理工作人員開展主題培訓，通過培訓，加強對物資采購招標管理制度的了解，熟悉掌握規(guī)范開展物資采購招標工作的規(guī)范流程和細節(jié)性注意事項，切實提高管理能力，嚴格按照制度要求展開各項工作。煤炭企業(yè)應重視改善人力資源管理工作，優(yōu)化人才招聘機制，力求引入物資采購招標管理領域的專業(yè)人才，調整物資招標管理隊伍結構，為物資招標管理實踐注入全新活力。
（五）著力引入信息網(wǎng)絡技術，改善招標管理整體質量
信息時代，煤炭企業(yè)要把“互聯(lián)網(wǎng)+”思維作為推動物資招標管理工作走向規(guī)范化的指導思維，著力在物資招標管理實踐之中，引入信息網(wǎng)絡技術，促進互聯(lián)網(wǎng)與物資招標管理工作實現(xiàn)深度融合，加快信息化物資招標管理模式構建進程。煤炭企業(yè)應著力提高自身信息技術應用水平與能力，重視將各項物資招標管理信息與數(shù)據(jù)進行數(shù)字化轉化，建立專門的電子檔案，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的安全儲存，并在數(shù)據(jù)分析挖掘過程中引入大數(shù)據(jù)技術。如在分析投標單位資質時，可以結合大數(shù)據(jù)技術對其過往履歷和經(jīng)營狀況展開系統(tǒng)分析，根據(jù)招標項目的具體內容與參數(shù)要求進行全方位衡量，增強保障物資采購招標工作的實效性。煤炭企業(yè)應著力提高物資招標管理工作人員的計算機使用能力，提高信息素養(yǎng)，為信息化物資招標管理工作模式運行打下堅實基礎，確保工作人員能夠熟練應用計算機完成物資采購招標管理實踐。
四、結語
總而言之，新形勢下，基于對物資采購招標管理工作加以規(guī)范，在提高煤炭企業(yè)整體經(jīng)濟效益，促進煤炭企業(yè)整體管理水平提升以及推動煤炭企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標得以實現(xiàn)等，具有積極作用，煤炭企業(yè)要正視現(xiàn)階段物資采購招標管理中存在的諸如招標文件缺乏規(guī)范性、招標過程公正性嚴重不足以及缺乏對于招標過程的有效監(jiān)督等問題，通過落實完善招標文件擬定制度、健全物資采購招標工作機制、加強招標活動監(jiān)督工作、提高招標管理工作人員綜合素質及在物資采購招標管理實踐之中引入信息網(wǎng)絡技術，切實推動規(guī)范化招標管理模式構建，增強物資采購招標活動的規(guī)范性與有序性，為煤炭企業(yè)可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎。
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我國在實行政府采購制度后，政策制定、預算編制、購買方式?jīng)Q定、資金支付、監(jiān)督檢查等工作都由財政部門掌握，權力相對集中，如何正確使用權力，避免公共權力對政府采購各個程序的干預，成為政府采購工作中的重要一環(huán)。因此，加強政府采購內部控制度建設是使各項權力得到約束、制衡和監(jiān)督，政府采購執(zhí)行得到規(guī)范化、程序化、法制化的保證。
一、加強內部控制制度建設的必要性
（一）是貫徹政府采購法規(guī)制度的重要基礎
為了規(guī)范和加強政府采購工作，國家制定了《政府采購法》、《招標投標法》等法律
規(guī)章，這些是進行政府采購活動的基本依據(jù)。但這些法律規(guī)章只是從全國政府采購工作總體要求出發(fā)制定的，盡管在制定過程中盡可能考慮了不同地區(qū)、部門、項目的政府采購要求和特點，但相對于具體的政府采購活動而言，國家的法律規(guī)章的各項規(guī)定仍需結合具體政府采購項目、方式和管理特點，要求進行具體化，并作必要補充，以使政府采購管理工作能滲透到政府采購管理的各個環(huán)節(jié)、各個方面。這種對國家政府采購法律法規(guī)具體化的辦法和措施，就是政府采購內部控制制度所需解決的問題。從某種意義上講，政府采購內部控制制度，是國家政府采購法律法規(guī)的必要補充，是貫徹實施國家政府采購法律法規(guī)的重要基礎和保證。
（二）是規(guī)范政府采購工作秩序的客觀要求
政府采購工作涉及使用財政性資金政府各部門、供應商、招標投標機構等各方面的利益關系，處理不當將會影響有關方面的利益，因此政府采購工作必須依法進行。從我國推行政府采購制度情況來看，在采購過程中走后門、送回扣、假招標、擴大預算、高價圍標低價搶標等腐敗行為屢有發(fā)生，一些單位或人員為了小團體或個人利益，不僅損害了國家和社會公眾利益，也對政府采購活動的推行和管理帶來消極影響。因此，加強政府采購內部控制制度建設，使政府采購管理工作的程序、方法、要求等制度化、規(guī)范化，這樣才能保證政府采購管理工作有章可循、有據(jù)可依、規(guī)范有序，才能保證政府采購工作在維護市場經(jīng)濟秩序中發(fā)揮應有的作用。
（三）是完善政府采購管理制度體系的要求
我國的政府采購管理制度體系，通常由法律、法規(guī)、規(guī)章、制度四個層次構成。顯然，內部控制制度是政府采購管理制度體系的重要組成部分。《政府采購法》對政府采購工作的原則、基本方法和程序作了規(guī)定，為政府采購活動提供了制度保證，但只是指明了工作的方向和目標，要實現(xiàn)目標還需要根據(jù)規(guī)定并結合管理要求進行充實和細化，才能使政府采購法律規(guī)定落到實處，進而保證政府采購管理制度體系的完整性和有效性。
（四）是適應加入世界貿易組織的要求
根據(jù)世界貿易組織的要求，我國加入WTO后，國外供應商與國內供應商有同等的“國民待遇”，可以平等地參與我國政府采購招標活動（同志在2001年上海APEC會議上承諾，到2020年，開放我國政府采購市場）。因此，必須加強政府采購內部控制制度建設，才能避免在政府采購中行政干預過多，甚至存在“暗箱操作”的現(xiàn)象，才能使政府采購管理工作滲透到政府采購活動的各個環(huán)節(jié)、各個方面，才能不僅有利于政府采購的公平競爭，更有利于維護市場經(jīng)濟秩序，樹立政府形象。
二、內部控制制度建設的基本原則
（一）合法性原則
即應當符合并嚴格執(zhí)行法律、法規(guī)和國家統(tǒng)一的政府采購法律制度的規(guī)定。依法辦事是政府采購工作的首要準則，也是制定政府采購內部控制制度的首要原則。因此，政府采購內部控制制度建設應當符合《政府采購法》、《招標投標法》、《合同法》、《建筑法》、《產(chǎn)品質量法》等法律的規(guī)定，以避免擾亂政府采購市場經(jīng)濟秩序。
（二）適應性原則
即政府采購內部控制制度應當體現(xiàn)我國政府采購的特點和要求，不能因追求先進而脫離我國實際，不能生搬硬套，必須從我國實際出發(fā)，才能使政府采購內部控制制度適應政府采購管理要求并發(fā)揮作用。
（三）規(guī)范性原則
即應當全面規(guī)范政府采購的各項工作，保證政府采購工作的有序進行。規(guī)范性原則的基本要求主要體現(xiàn)在：一方面要體現(xiàn)控制的全面性。從控制范圍看，內部控制應涵蓋政府采購的每個過程、部門、環(huán)節(jié)和每個人，包括單位內部相互牽制和單位與單位之間的相互牽制；從控制內容看，不僅要對具體業(yè)務活動進行控制，還要把控制環(huán)境、會計系統(tǒng)、控制程序納入政府采購范疇；從時間上看，不僅要事中控制，還要實施事前和事后控制；從縱向層級看，要從一般員工控制逐步擴大到?jīng)Q策層甚至最高決策者，形成人人、事事、時時都能遵守內部控制制度。另一方面要體現(xiàn)方法的科學規(guī)范性。政府采購內部控制制度要符合并體現(xiàn)政府采購方法的科學性，政府采購內部控制制度要符合并體現(xiàn)政府采購活動中諸如采購方式、評標方法等的科學性，不能與一些與政府采購活動相關的會計、統(tǒng)計、管理學科的基本方法和要求相違背。
（四）科學性原則
政府采購內部控制制度建設的科學性原則，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
一是科學合理的可操作性，政府采購的各項內部控制制度的執(zhí)行應有明確的程序，在各控制關鍵點或風險區(qū)域時段，要明確與該控制點相關的操作步驟、各步驟涉及的部門或崗位所應履行的職責權限。制定的各項內部控制制度應當便于操作和執(zhí)行，缺乏和科學性和不易操作的管理制度，是不會有生命力的。
二是利于控制的相互牽制性。即一項業(yè)務活動必須分配給具有相互制約關系的兩個或兩個以上的職位分別完成。在橫向關系上，一項工作至少要由彼此獨立的兩個部門或人員辦理，以使該部門或人員的工作接受另一部門或人員的檢查和制約；從縱向關系上，一項工作至少要經(jīng)過不隸屬的兩個或兩個以上的崗位和環(huán)節(jié)，以使下級受上級監(jiān)督，上級受下級牽制。嚴禁一個部門既管審批又管執(zhí)行，支付款項所需印章全部由一個人保管等行為。
